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担当者1人でも充実のサポートで初期設定がスムーズに

会社名
タウンサービス株式会社 様 ~50名
記事トピック
  • タイムカードやエクセルなど複数の形式で勤怠管理が煩雑
  • 業務効率化や法律順守のためにも勤怠管理システムの導入を決定
  • 専任サポートにより自社にあったシステム化に成功し、業務効率化

エクセルやタイムカードによる勤怠管理を行っていたことで、毎月煩雑な集計作業が発生していたタウンサービス株式会社様。
勤怠管理システム「楽楽勤怠」の導入で業務負担が削減され、さらにリアルタイムの勤怠確認が可能になったことで、社内全体で残業管理の意識が芽生えるなど良い変化が出始めています。
導入時の設定担当者は今回インタビューに応じてくださった山本様おひとり。システム導入成功の秘訣は、「楽楽勤怠」のサポートにあると語ってくださいました。

事業紹介

業種

貨物軽自動車運送事業、第一種貨物利用運送事業、貨物軽自動車運送事業コンサルティング、保険代理店業務

事業説明

タウンサービス株式会社様は、様々な業種でクライアントの物流と物流のヒューマンリスソースの課題、ひいてはその先の経営課題を解決するためにサポートしている物流会社です。

担当者名

総務経理課 主任 山本理恵子様

タイムカード、エクセル、メール……複数の形式での勤怠集計に煩雑さを感じていた

勤怠管理システムを導入するに至った経緯を教えていただけますか?

きっかけは、グループ会社から勤怠管理について見直すように指示があったことです。

これまでタイムカードとエクセルを駆使して勤怠管理を行っていましたが、法律順守のためにも客観的な打刻情報が必要ではないかとの意見からシステム管理に移行することを検討し始めました。

以前はどのような勤怠管理をされていましたか?

タイムカードやエクセルで管理をしているときは、残業時間の計算のために、従業員の出退勤時間を全員分エクセルに手入力して集計していました。
打刻はタイムカード、休暇申請は別のシステムやメールでの申請など複数の形式を使い勤怠管理していたので、まずは全部の情報を集め、プリントアウトして並べ直し、順番にエクセル入力しなくてはなりませんでした。

それは大変でしたね……。月末はとても多忙だったのではないでしょうか?

実は、経理と労務を兼任しており、経理と労務の月末月初の繁忙期は重なっているため、毎月業務をこなすのに苦労していました。

勤怠管理システムへの移行で、業務効率化だけでなく社内の意識にもよい変化が

「楽楽勤怠」の導入で、どのような効果がありましたか?

「楽楽勤怠」を導入して一番に感じられた効果は、従業員の出退勤情報から休暇申請管理まで一元管理できるようになったことです。従業員情報に紐づけられるので、すぐに一覧で確認することができ、いちいち情報を集める作業がなくなりました。
また、法定外・法定内など複数ある残業時間の計算をシステムが算出してくれる点もよかったですね。
これまで行っていたエクセルでの複雑な計算が不要になり楽になりました。自動計算はシステムならではのメリットだと思います。

一元管理やシステムによる自動計算で月末の勤怠計算がスムーズになったんですね。休暇管理などはどんな変化がありましたか?

以前の休暇管理体制だと、まず従業員側で休暇管理用のシステムに休暇届を入力し提出後、管理部側でシステムから休暇届を印刷し改めてエクセルに手入力するという複数の流れを踏まなくてはいけませんでした。
しかし、「楽楽勤怠」の休暇管理システムは従業員側で申請すればすぐに管理画面の一覧で申請内容を確認することができます。
管理部も従業員も年次有休休暇の残数確認が簡単になりましたし、法令で定められている年次有休休暇5日以上消化の義務に関しても来年度以降は従業員側で確認ができるようになるので、より対応が楽になると思います。

また以前の体制だと、休暇届が申請されている日になぜかタイムカードで打刻されており正しい打刻がわからず、直接本人に確認する手間が発生するというケースが散見されていました。
この点も、システム管理に移行してから重複登録がなくなったので、多忙な月末にいちいち本人に確認しなくてはならないという手間も省けるようになりました。

法令順守の面ではどのような変化がありましたか?

法律順守の点でいうと、情報が一元化されたので残業時間や休暇管理に関する法令を順守しやすい環境がととのったと思います。また内部監査への対応などもスムーズになりそうだと期待しています。

あと思いもよらないうれしい変化として、月中にリアルタイムで出退勤情報が確認できるようになったことで、自発的に従業員や管理職から残業時間を意識したコメントが出てくるようになりました。

このように実務だけでなく全社的に良い影響が出てきているのですが、運用がうまくいったのも専任の担当者による丁寧なサポートがあったからこそだと思っています。

「システムの知識」と「労務の法律知識」、導入成功のためにはその両方が必要

「楽楽勤怠」では専任サポート担当が導入支援をしておりますが、具体的にどのような点が導入成功につながったとお考えでしょうか?

一般的な労務担当だと、労務の専門知識はありますがシステム運用に関しては未経験なことが多いと思います。
つまり、「勤怠管理の運用方法」をイメージできても「システムに落とし込む方法」を思い浮かべることが難しいのでシステム導入は苦労してしまうんです。

「楽楽勤怠」のサポート担当者は労務にまつわる専門知識からシステムの専門知識まで両方を兼ね備えている方々なので、ぼんやりとした運用イメージを伝えてもしっかりと具体的な提案まで落とし込んでくれて非常に助かりました。
自社の運用をできるだけ変えずにシステム化するための手立ても柔軟にご提案いただけた点もありがたかったです。時には、私たちが現状の運用では思いもよらなかった点まで気づいてくださることもあり、おかげで社内の運用フローを考え直すきっかけとなりました。

もし一人でマニュアルを見ながら設定しなくてはいけないような状況だったら、ここまでしっかりと運用に乗せられるような設定はできなかったと思います。

運用開始までの数か月、専任の担当者が一貫してサポートしてくださり、運用開始後も困ったことがあればいつでもご質問に答えていただけるので、現在も安心して利用することができています。

導入を検討している企業へのメッセージ・アドバイス

「楽楽勤怠」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできると感じられましたか?まだシステム導入をしていない他社の人事労務担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか?

「システムを使ってどのように運用していくのかイメージができない」「本当に運用していけるのか不安」といった人事・労務担当者の方にこそ、おすすめのサービスだと思います。
例えば私の場合は、出退勤の打刻や休暇を勤怠システムに登録できるという勤怠システム自体の設定を行うだけでなく、きちんとその先にある給与システムへの連携もこなせないと、システム導入をしてもメリットが少ないものになってしまうと思っていました。その点、「楽楽勤怠」では最後の給与システムの連携方法までしっかり考えて自社にマッチするご対応をしていただけました。

ただ勤怠管理システムの導入をサポートするだけでなく、その先の運用まで考えたサポート提案をしてくれるところが「楽楽勤怠」の魅力だと思います。
機能面に関してもほぼ毎月のペースでアップデートされ、要望もしっかりくみ取っていただけていると感じていますので、今後も期待しております。

課題

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