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初のシステム導入で勤怠管理業務を3分の1に軽減!成功のカギを握るのは「専任サポート」

会社名
株式会社サンノウ興業 様 51~100名
課題
  • 勤務表の回収、勤務時間の計算、銀行への振り込み処理まで6日ほどかかっており、月初は多忙だった
  • 休暇の付与、年次有給休暇管理簿の作成、従業員からの休暇残数確認など細々とした業務が毎月発生しており手間を感じていた
解決
勤怠の締め日から2日で銀行への
振り込み業務まで終わっている状態に
通常時の休暇管理業務は、ほぼゼロに

以前は紙とエクセルによる勤怠管理を行っており、多忙を極めていた佐々木様。「楽楽勤怠」の本格的な導入スタートから約3か月で、毎月の給与計算業務が3分の1に。さらに休暇管理業務においてはシステムへ一任することに成功。毎月の度重なる作業から解放されたと効果を実感いただいております。

佐々木様にとって今回が初めてのシステム導入でしたが、トラブルなく無事導入に成功できたのは「楽楽勤怠」ならではの「顧客目線のサポート力」にあると語ってくださいました。

事業紹介

業種

土木工事業、残土処理業、建設機械及びダンプカーのリース

事業説明

株式会社サンノウ興業様は、残土ストック場の運営と根伐工事、残土運搬処分を一括して行う事業を展開している企業です。残土ストック場を都内3か所(山王・京浜島・扇)、神奈川県1か所(青葉)、千葉県1か所(木更津)で運営しており、根伐工事においても重要な拠点を抑えております。また、残土ストック場では砕石・山砂販売も行っています。

担当者名

総務部 佐々木朱美様

勤務表の回収や給与計算...月初は銀行への振り込み処理に間に合わせることで精一杯だった

以前は、給与計算まわりで課題を感じられていたとお伺いしております。具体的にどのようなお悩みがありましたか?

給与計算について、以前は大きく「勤務表の回収」「勤務時間の計算」「給与計算システムへの入力」の3つの工程で悩みを持っていました。

まず、紙の勤務表を利用していたことにより、勤怠を締めた後に各地から勤務表を回収しなくてはならず非常に時間がかかっていました。また、紙ゆえに途中で勤務表を紛失してしまう人もおり、その際は記憶をたどって勤務表を書き直してもらう必要があるなど管理面にも課題を感じていました。

勤務時間の計算の際は、勤務表を一枚ずつ目視で確認する必要があり、計算ミスも起きるためダブルチェックを通じて細かく確認しなくてはならない点が手間でした。

最後の給与計算システムへの入力ですが、データをすべて手打ちしていたため転記ミスがないように注意して作業しなくてはならず、非常に神経を使っていました。

それぞれの工程に非常に時間がかかるため、月初は銀行への振り込みに間に合わせるのに精一杯でしたね。

銀行への振り込み業務はあらかじめ期限が設定されているので、間に合わせないといけないプレッシャーがあり大変ですよね。休暇管理についても課題を感じられていたとのことですが、どのような内容でしょうか?

こちらも3つ、「各従業員への休暇付与」「年次有給休暇の実績管理」「従業員からの残数確認への対応」で手間を感じていました。

休暇付与に関しては、自社では入社日基準で休暇が付与されるため従業員ごとに都度作業が発生しており対応が必要でした。
年次有給休暇の実績管理は、年10日以上休暇が付与されている従業員は年5日以上の休暇取得が義務となっているため、一人ずつ取得実績を確認する必要がありました。

従業員からの残数確認については、当時は休暇残数を給与明細に表記していたのですが明細発行までにタイムラグがあったので、すぐに休暇残数を確認したい従業員から問い合わせが発生しておりました。確認依頼の連絡はバラバラと入ってくるため、度々作業を中断しなくてはなりませんでした。

月初の給与計算業務が2日で完了、休暇管理の対応はほぼゼロに

以前と比べて、「楽楽勤怠」の導入によりどのような変化がありましたか?

以前は勤怠を締めてから6日ほどかかっていた給与計算業務が、たったの2日で完了するようになり、非常に楽になりました。

勤務表はリアルタイムで確認・回収できるようになりましたし、勤務時間の計算もシステムで対応、給与計算においても勤務時間の一覧をダウンロードして給与計算システムへ取り込むだけで完了と、作業する手間がほとんどなくなりました。

休暇管理においては、日々の管理をすべてシステムに任せられるようになったため、毎月の対応業務はほぼゼロとなりました。

休暇の付与・申請・承認・残数の把握や年次有給休暇管理簿の作成など、エクセルで管理していた業務をすべてシステムに移行できたことにより、管理部側の作業は必要に応じて管理表をチェックするのみとなりました。また、従業員が各自で残数確認できるようになったので確認連絡もなくなりました。

かなり業務軽減されたのですね。特に役立っている機能を教えていただけますか?

勤務表を従業員側で提出できる機能でしょうか。従業員側からボタン一つで送信できるので、回収の手間がほとんどなくなりました。

また、月中に勤務実績が確認できるところも助かりました。自社の場合は従業員それぞれ日ごとに勤務先が異なることが多く、勤務状況を日次でチェックしなくてはならないのですが、リアルタイムで確認できるようになり非常に楽になりました。残業時間に関しても、従業員ごとに実労働時間や法定外残業時間など項目ごとに分類してデータ化されているため、一目で把握できるようになりました。

休暇管理に関しては、年次有給休暇の自動付与機能と年次有給休暇管理簿機能ですね。

自社では入社日を起点にした休暇付与を行っているため、毎月バラバラと付与の管理をしなくてはなりませんでしたが、入社日にあわせてシステム側で自動付与する機能があるため漏れなく対応できるようになりました。

年次有給休暇管理簿に関しても、誰がいつまでに何日分の休暇取得が必要なのか自動カウントして一覧表示できるため、手軽に確認できるようになりました。

従業員の方々の反応はいかがでしたか?

システム導入を決めた当初は「馴染みのある紙のままがいい」と従業員から連絡がくることもありましたが、実際に導入してみると2か月ほどで慣れてもらえたようです。シンプルで使いやすい操作画面が功を奏したのでしょうか。想定よりも早く馴染んでよかったです。
今ではほとんどの人が、勤怠締日の翌日には勤務表を提出できるようになっています。むしろ、休暇残数をそれぞれ手元で確認できるようになったため休暇スケジュールが立てやすくなったと好評です。

導入成功のポイントは「専任制のサポート担当者の存在」

「楽楽勤怠」の導入に至ったきっかけはありましたか?

最初は価格を重視していたのですが、実際にシステムを見比べたりトライアルを経験することで「自社の勤怠ルールをどうやってシステムに落とし込めばいいのか、自分たちだけで考えるのは難しい」ということに気づいてから、サポートを重視するようになりました。

そんな折に「楽楽勤怠」に出会い、専任のサポート担当がつくという安心感、さらにシンプルで使いやすそうだと直感的に感じられる画面をみて導入に至りました。

佐々木様は今回が初めてのシステム導入だったとお伺いしているのですが、導入に伴いお困りごとはございませんでしたでしょうか?

導入前はうまく設定を勧められるのか不安でしたが、実際に導入を進めている最中に困ることはほとんどありませんでした。

個人的に導入成功の一番のポイントは、専任制サポートにあると思っています。

「楽楽勤怠」ではサポートに力を入れているので、ご活用いただきうれしく思います。専任制サポートは具体的にどのような点でメリットを感じていただけましたか?

私たちの会社がどのような勤怠管理を目指しているのか、何を実現したいのかを同じ目線に立って一緒に考えてくれて、設定方法を提案してもらえたところでしょうか。

サポートといえば質問に対して受け身な回答しかもらえないイメージでした。しかし、「楽楽勤怠」の担当者は、自社の勤怠管理の状況を細かくヒアリングしてくれて、私たちよりも自社の勤怠管理に詳しいのではないかと思ってしまうほど利用する側の目線にあわせた設定方法や導入スケジュールを提案してくださいました。

また、設定を進めている最中も本当に細かいところまでサポートいただけました。疑問点があればすぐにFAQサイトで調べたり電話で質問できたので、設定方法がわからず作業が止まってしまうことはありませんでした。

導入を検討している企業へのメッセージ・アドバイス

「楽楽勤怠」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできると感じられましたか?まだシステム導入をしていない他社の人事労務担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか。

紙やエクセルによる管理で、毎月の給与計算業務や休暇管理に追われている会社は勤怠管理システムの導入をオススメします。

勤務表の回収や勤務時間の計算、給与計算など一連の業務が非常にスムーズに終わるようになりますし、休暇管理にまつわる業務も負担軽減できます。ひいては、業務効率化により別の取り組むべき仕事に時間を割くことができるようになります。

もしシステムに不慣れで勤怠管理システムの導入に不安を感じられている場合は、サポート力を重視されると良いかもしれません。私自身の経験上ですが、今回無事に勤怠管理システムが導入できたのは、専任のサポート担当の存在に他なりません。

あとは、管理者だけでなく従業員にとっても直感的で使いやすい画面であるかも重要です。シンプルで使いやすい画面は従業員にも馴染みやすく、導入後の定着にかかわってくるからです。

「楽楽勤怠」は、サポート力と使いやすさの両方を兼ね備えているシステムだと思います。

今回の導入経験が、私たちのように勤怠管理システムに課題を感じている方への参考例になれば幸いです。

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