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タイムカードから勤怠管理システムへ!月末業務の手間が減り、従業員側にも良い変化

会社名
株式会社ツクリエ 様 ~50名
記事トピック
  • タイムカードによる打刻管理から、勤怠システムのICカード打刻に変更
  • 月末の勤怠時間の集計がスムーズに、有給休暇の申請・承認・管理が楽に
  • 専門的なIT知識がなくても「楽楽勤怠」のサポートでシステム活用に成功

タイムカードによる勤怠管理によって出退勤の時間計算や有給休暇の管理に煩雑さを感じていた株式会社ツクリエ様。管理部門の新体制づくりの一環で「楽楽勤怠」を導入します。

アナログからシステムへの移行によりどのような変化が生じたのかをお話いただきました。

事業紹介

業種

手芸用品の企画・販売・卸

事業説明

株式会社ツクリエ様は上海にある生産工場から、企画、物流、販売までを有し、手芸用品の企画・販売を行っている企業です。お客様一人一人がものづくりの喜びを感じながら自身の感性を作品として表現できるように、楽しみ方も変化している時代の中で提案機能を高め、ワクワクするような商品や情報を提供されています。

担当者名

管理部部長 原田 普員様

タイムカード管理の悩みを会社の変革期に一掃

勤怠管理システムの導入を検討されるようになった経緯を教えていただけますか?

当時はちょうど事業譲渡により会社が変わり、会社内部の変革を行っている時期でした。その流れで管理部門も体制変更を行うべく業務管理の手順を再検討することになりました。

以前はタイムカードを使って勤怠管理をしていたのですが、エクセルを使った集計や有給休暇の管理の手間、直行直帰が必要な際にはタイムカードが使えず紙による管理になってしまう点などに課題を感じていました。

また自社の給与支払いが月末締めの10日払いで、給与計算を社労士事務所にお任せしているため、すぐに締め作業を行わなくてはならず担当者は非常に多忙でした。
過去の打刻情報の管理に関しても、タイムカードをただ保管しているのみで振り返りの際に情報整理する手間が発生しており、管理体制としても十分ではなかったですね。

これらの複数生じていたアナログ管理では対処しきれない課題を解決するためにも、システムに移行したほうが便利ではないかと考え導入を検討し始めました。

「楽楽勤怠」を導入するに至ったきっかけを教えていただけますでしょうか?

業務の見直しを検討していたタイミングで、ラクスの別サービスである「楽楽精算」(※経費精算システム)の担当者から連絡をいただき、その際に併せて「楽楽勤怠」をご紹介いただきました。

製品紹介を受けた際に、操作方法や画面がとても「シンプル」で分かりやすそうだと感じました。現状抱えている課題に対してもアップデート予定の機能を含め解決できる見通しを立てられたため、導入に踏み切ることになりました。

あとは、たまたま弊社顧問の税理士事務所が「楽楽精算」の導入企業だったので、サービスの使用感や実際のサポート体制について事前に信頼できる評価を得られた点も導入につながりました。同じラクス製品であれば「楽楽勤怠」も同様に信頼できるサービスだろうということで社内でもスムーズに導入が進んでいきました。

システム導入で集計作業や休暇管理が楽に、さらに従業員にもメリットがうまれる

タイムカードからシステム管理に代わって、どのような変化がありましたか?

打刻時間の自動計算ができるようになったことで月末の集計作業がスムーズになりました。
また、会社のルールにあわせた残業時間の計算、法定内・法定外残業など給与計算に必要な分類に分けて集計・出力してくれる仕組みがあるため、時間管理も楽になりました。

年次有給休暇の管理に関しても、従業員側での利用申請や残数管理などができるようになり助かっています。これまでは残数確認などは、必要に応じて従業員側から管理部への問い合わせをするか、自分で残数を控えて確認する形式だったので、お互いに確認の手間が減って楽になりました。

ウェブ上での確認ができるからこそのメリットですね。他にもシステム管理による変化はありますでしょうか?

労働時間が従業員側でも確認できるようになったおかげで、パート従業員の方々が自分の好きなタイミングで労働時間を確認することができるようになった点でしょうか。
パート従業員の中には扶養による年収の制限がある方もいますので、扶養内に収まっているのか気にしながら働く必要があります。以前は従業員から管理部へ直接質問しなくてはなりませんでしたから、遠慮して質問できず不安を抱えたまま働いていた方もいたと思います。
もちろんシステム導入前も質問いただければきちんとお答えできる体制は整えていましたが、何度も頻繁に質問しづらい内容だとは思いますので、各自で時間管理ができる今のほうが安心して働ける環境なのではないでしょうか。

丁寧なサポートのおかげでIT知識なくても導入ができた

システムの導入設定の際、弊社のサポートはいかがでしたか?

初めてのシステム導入だったので最初はわからないことだらけでしたが、サポート担当者の方は大きなことから小さなことまでどんな質問でもしっかりと丁寧にお答えいただくことができました。本当に常に寄り添っていただけたと思います。

大体の場合、用意されているマニュアルというのは、良くも悪くもすべての情報が網羅されているので、自分たちの運用には不必要な情報も含まれていることが多々あります。マニュアルさえあれば、すべてが解決するというものでもありません。

私自身、正直に申しましてIT関連の知識をあまり持ち合わせていません。そのためシステム導入を成功させるためには適切な方向性を示してくれるサポートが必要だと感じていました。

設定途中で大小さまざま課題は生じることはありましたが、できるだけ自社の運用にあわせた設定方法をご提案いただけたこともあり、大きな悩みを抱えることなく安心して設定作業を進めることができました。

システム操作がわかりやすく、従業員にも浸透している

導入前後での従業員の方々の反応はいかがでしたでしょうか?

導入前はきちんと定着するか不安でしたが、操作方法がシンプルでわかりやすかったので従業員側にもうまく浸透しました。導入後も大きな問い合わせもなく運用できています。

また導入前に事前説明会を行ったことで、みんな襟を正して取り組んでくれているのもあると思います。事前にどんな変化があるのか双方でしっかり確認して共有すれば導入の理解は得られるものだと感じました。

導入後の「楽楽勤怠」の機能アップデートについてはいかがでしょうか?

アップデートの頻度も高く、これまで挙げてきた要望は大体追加いただけており、日々使い勝手がよくなっております。
最近も管理画面のデザインがアップデートされたことで管理者側の使い勝手がよくなったなと感じています。
今後も、毎月送られてくる機能追加のお知らせを楽しみにしております。

導入を検討している企業へのメッセージ・アドバイス

「楽楽勤怠」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできると感じられましたか?まだシステム導入をしていない他社の人事労務担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか。

現在、エクセル管理をされていてこれからシステム管理を始めようと考えている会社の方々には「楽楽勤怠」をオススメします。

初めてのシステム導入時は、運用がうまくいくか不安でしょうし、従業員から理解を得るのも大変だと思います。
その点、「楽楽勤怠」は運用がシンプルなので、運用開始後も不都合なことが起こりづらいです。また、システムで勤怠管理を見える化することで従業員も自身の勤怠や休暇情報を相互確認できるという安心感が得られるというメリットがあります。

もちろんIT知識がない方は初めての設定はわからないことも多く、想定外の課題が発生することはあると思います。そんなときも「楽楽勤怠」のサポートであればどんなことでも丁寧に教えていただけますし、できるだけ従来の運用に合わせた運用方法をいっしょに考えてくれますので、最終的には問題なく運用していけると思います。

課題

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