ITエンジニア目線でみる勤怠管理システム、プロの選定ポイントは「操作性」

会社名
株式会社SRA東北 様 101~300名
記事トピック
  • リモートワークの波をうけ、ウェブ管理ができる勤怠管理システムを導入
  • 導入する際に重視したのは「従業員の誰もが使いやすい」サービスであるか
  • 「楽楽勤怠」の導入企業内では最速導入!その理由とは?

これまでエクセルによる勤怠管理を行っていた株式会社SRA東北様。給与計算へのスムーズな連携、リモートワーク対応のための環境整備を目的としてシステム導入に踏み出します。

ITエンジニアでもある導入担当者の岡田様が、さまざまな勤怠管理システムを比較検討する中で重視したのは従業員にとって「直感的に使えるシステム」であること。その理由を伺いました。

事業紹介

業種

ソフトウェア開発・販売、人工知能開発・販売、パッケージ開発・販売、サーバ/ネットワーク構築、システム運用・保守

事業説明

SRA東北様は、システム開発・ネットワーク構築・AIサービスといったITサービスを提供している企業です。Webアプリケーションからタブレット端末向けアプリケーションやサーバ/ネットワーク構築など日々の業務を支える最適なIT環境をご提案/構築しています。

担当者名

ソリューション事業部 部長 岡田 晃男様
ソリューション事業部 宮内 千恵様
管理部 相澤 佐和子様

プロ目線でみても、「楽楽勤怠」のシステムは使い勝手がよさそうだと感じられた

勤怠管理システムを導入するに至った経緯を教えていただけますか?

(岡田様)これまでエクセルをベースとした自社システムで勤怠管理を行っていましたが、残業時間管理や年次有休休暇管理をリアルタイムで管理できず勤怠管理としては不十分だと感じていたこと、世間的にもリモートワークへの対応やはんこレス化が進んできたことから、クラウド型の勤怠管理システムへ移行することになりました。

数ある勤怠管理システムの中から、なぜ「楽楽勤怠」を選んでいただけたのでしょうか?

(岡田様)弊社の顧客が系列サービスである「楽楽精算」(※ラクスの経費精算システム)を契約することになり、その導入サポートに入らせていただいた流れで「楽楽勤怠」の存在を知りました。ラクス製品のシステムの中身やサポートの丁寧さを間近で見ていたので、「楽楽勤怠」も同様に期待できると考え、導入を検討するようになりました。

他の勤怠管理システムも検討しましたが、その中でもシンプルでわかりやすく使い勝手がよさそうだと感じられたのが「楽楽勤怠」でした。この操作性のよさが、決め手の8割くらいを占めています。
私はITエンジニアなのですが、システム選定で見るべき大事なポイントは最終的な利用者である従業員にとって使いやすい設計になっているかだと考えています。
「楽楽勤怠」は、直感的な操作感を大切にしているところがデザイン思考ですよね。直感的に操作できると従業員に細かい操作手順を伝える必要がなく、管理者側としては教育コストが少なくなります。わかりづらいものは、従業員が習得するのが難しく定着に時間がかかってしまいますから。

使い勝手のよさを考えてシステムを設計してきたので、プロの視点でもそう感じていただけて非常にうれしく思います。サポートなど、他にも決め手になったポイントはございますか?

(岡田様)課題であった給与連携の部分までしっかりサポートいただけそうだと感じたところです。一般的なサポートだと初期設定のみの対応となってしまいますが、「楽楽勤怠」ではシステムを業務で活かすために導入後の運用まで相談にのってくださり、対応いただける点が他とは違いましたね。

実は最初にお話しを伺ったときに、必要条件として挙げていた機能がまだ使えないと知り導入を悩んでいたんです。ですが、先ほどお伝えしたように販売担当からサポート担当の方までとてもよく対応いただけたことと、希望していた機能についても追加予定ということを伺い、今後に期待して導入することにいたしました。

丁寧なサポート、わかりやすいシステム設計で過去最短の導入スピードを実現

実際に導入サポートを受けられた感想はいかがでしたか?

(宮内様)導入前に感じていたようにサポート対応がとても丁寧でした。担当者の方は、システムへの理解と労務に関する法律への理解の両面を併せ持っているため、私たちが取り組みたい運用方法を伝えるとすぐに対応手順を提案いただけました。質問には即座にレスポンスいただけたので、やり取りも楽でした。

御社はIT企業ということもあってか、過去最短の導入スピードですね。

(岡田様)当初私たちが計画した通りのスケジュールで導入ができました。設定の打ち合わせ手順が良かったのかもしれませんね。システム担当者と管理部門担当者それぞれ役割担当がいたので、まずはシステム担当者と技術的な運用方法を検討したのちに管理部門に説明いただく流れで進めていきました。そうすればある程度技術的な設計打ち合わせが終わった後に管理部門の担当者へバトンが渡せます。IT知識の少ない管理部門の担当者も理解しやすくなり、非常にスピーディーに設定が終わりました。

また、「楽楽勤怠」のシステム設計自体がエンジニア視点で見ても非常にわかりやすく、運用計画を立てやすかったのもよかったかもしれません。

サポートのよさとシステム設計のわかりやすさの2つがそろっていたのでスムーズに導入が進められたのだと思います。

(相澤様)管理部門側の人間からすると、システムの知識がない状態からスタートしなくてはなりません。普段扱っている数字がどこに表示されるのか、どこから引っ張って来ているかをひとつひとつ知ることから始めなくてはならず、画面を理解するだけでも一苦労です。
ですが、「楽楽勤怠」は管理画面がシンプルなため技術畑の人間でなくてもわかりやすく助かりました。

導入して間もなく、システム移行による効果を実感

「楽楽勤怠」を導入したばかりですが、すでに何らかの効果は実感されていますでしょうか?

(相澤様)月末の紙書類がいっぱい積み重なった状態から脱しつつあり、すでに効果を実感しています。

(岡田様)従業員にとっても自分自身で勤怠の状況を把握できる環境になり良かったと思います。
会社として、公平で適切な勤怠管理のために日々労働環境の整備に邁進しておりますので、今回の勤怠管理システムの導入でより一層方針を示せたのではないでしょうか。

今後の「楽楽勤怠」のバージョンアップへの期待はありますか?

(相澤様)人事としては、メイン画面などに弊社側で自由に記述できるお知らせ掲示板のようなものがあると周知の手間が省けて便利だなと思います。

(宮内様)管理面でいうと、弊社は権限付与のパターンが複数あるためより細やかな権限付与ができるとより設定が楽になりそうです。

(岡田様)弊社では従業員の労働環境整備のために労働時間の把握に力を入れているので、残業の見込み時間が事前申告できる機能があるとうれしいですね。今後のバージョンアップを期待しています。

導入を検討している企業へのメッセージ・アドバイス

「楽楽勤怠」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできると感じられましたか?まだシステム導入をしていない他社の人事労務担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか。

(岡田様) 私たちがシステムを導入する際に大切にしたのは主に2点です。

1点目は、「従業員のだれもが扱いやすいシステム」であるかというところです。

たとえ機能が充実していたとしても、最終的に運用していく労務担当者や従業員にとって不便であれば、過去の運用のほうが楽に感じてしまい定着しづらいのです。

もう1点は、従業員側に事前説明会を開き「なぜ勤怠をシステムで管理する必要があるのか?」をきちんと伝えるということです。

目的は、ペーパーレス化によるコスト削減でも管理部の年次有給休暇管理の円滑化でもなんでもいいので、システム導入によって何を実現したいのかを明確化することで従業員側に納得感が生まれやすいです。
その際に、システム管理への移行で従業員側にもメリットがあることを伝えられると尚良いと思います。弊社の場合は、より管理の透明化を進められて年次有給休暇管理の残数確認の容易になることをメリットとして伝えました。もともと従業員が働きやすい環境づくりのために勤怠管理を整備してきたこともあったと思いますが、事前説明会では反対意見はなく受け入れてもらえました。

各企業それぞれで導入のニーズや課題は違うと思いますが、一事例として導入を検討する際に参考になればと思います。

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