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過去の実体験で痛感、システム選びで本当に必要なのは「多機能さ」ではなく「●●●」

会社名
シークリーホールディングス株式会社 様 51~100名
課題
  • 既存システム利用時は、入退社が発生するたびに勤務表の設定や修正が生じており、新入社員の登録1人あたりにつき毎回2時間ほどかかっていた
  • 毎月の勤務表の回収作業は、上長による呼びかけを行っても10営業日ほどかかっていた
解決
毎月の勤怠管理業務が10分の1以下に!

過去にも勤怠管理システムの導入経験をお持ちであるシークリーホールディングス株式会社の日高様。『「楽楽勤怠」によって勤怠管理業務が確実に10分の1まで減った』とシステム導入による手応えを感じていただいております。日高様ご自身、以前の導入経験を経て、システム選びで重視するポイントが変わったといいます。一体どのような変化があったのか、詳しくお聞きしました。

事業紹介

業種

ITサービス、フードサービス、シェアオフィス、システムエンジニアリングサービス等を運営する企業の純粋持株会社

事業説明

シークリーホールディングス株式会社様は、ITサービス、フードサービス、シェアオフィスサービスなど多様なグループ企業各社の総務、人事労務、経理をはじめとした管理業務を一括して行っております。
※グループ全体の従業員数:95名

担当者名

管理部 日高和之様

システム選びで本当に重要なのは「多機能」ではなく「使い勝手」

「楽楽勤怠」を導入する前に感じていた課題を教えていただけますか?

「楽楽勤怠」を利用する前から別会社の勤怠管理システムを利用していたのですが、そのシステムは自社の運用と合わず、想定よりも作業に時間を費やしている状態でした。また、システム自体が私たちの望んでいるような動作スピードではなく、設定に時間がかかったり細かい修正が発生したりと、業務効率化できているとは言い難い状況でした。

この過去の経験から、本当にシステム選びで重視すべきポイントは「いかに多機能であるか」ではなく「いかに使い勝手がよいか」であるということを学びました。

なぜ、「いかに使い勝手がよいか」を重視するようになったのでしょうか?

はじめてのシステム導入の時は、多機能であればどんなことにも対応できて無難だろうと考えていました。
たくさん機能が備わっているとそれはそれで便利なのだと思いますが、それよりも毎日使うツールであるならば、日々使う機能が直感的に手早く使えるほうが大事であると気づいたんです。

たとえば、当たり前すぎて見落としがちなのが、操作スピードの素早さです。クリックしたらすぐに画面が切り替わり、設定変更したらすぐに画面に反映、表示されるかどうかは、作業時間に大きな影響を及ぼします。塵も積もれば山となります。また、画面の見やすさも同様です。設定箇所や確認したい項目がバラバラと点在していると、見落としやすくミスを招きます。そしたら、今度はミスをカバーするための作業時間が発生してしまい、結局手間がかかるという事態を招いてしまうのです。

実際に導入してみないと気づけない点ですね。そんな中で「楽楽勤怠」を導入いただいたきっかけを教えていただけますか?

改めて自分たちが必要としているサービスがわかってから、同じ楽楽シリーズである経費精算システム「楽楽精算」を導入することになったんです。楽楽精算はとても直感的に操作できるサービスで、導入後も非常に使いやすく、自社の運用に馴染みました。それだったら、同じ会社の製品であれば同様に使いやすいのではないかと期待し「楽楽勤怠」の導入を検討し始めたという流れです。デモも確認したのですが、想像していた通りシンプルな画面と直感的な操作感で、これなら自社に合った運用ができると思い導入に踏み切りました。

勤怠管理業務にかかる時間を10分の1まで削減成功

実際に導入してみた結果、どのような変化がありましたか?

「楽楽勤怠」を導入してから勤怠管理業務にかかる時間が10分の1まで減りました。

まず、勤務表の締め作業についてお話しすると、以前は上長確認を経て従業員各自の勤怠の不備を修正し、すべての勤務表を集めるのに10営業日ほどかかっていました。しかし、今では特別なサポートがなくても、1〜2営業日で全員の勤務表が出そろうようになりました。

それと、新入社員の登録作業ですね。以前は1人分設定するだけで2時間かかっていたんです。1人あたり2時間ですので、新入社員が多い月は設定だけで10営業日ほどかかっておりました。今ではアカウント発行と簡単な設定のみで従業員ページが作成できるようになったので、ほとんど手間いらずです。新入社員側も、アカウントのIDとパスワードを設定すればすぐ使い始められる簡単さゆえか、以前は頻繁に発生していた利用方法の問い合わせがなくなりました。

すごい変化ですね。特に役立っている機能はありますか?

従業員側で勤務表を提出できる機能でしょうか。従業員それぞれが主体的に勤務表を管理するような意識づけができたからなのか、勤怠を締めた翌日にはほとんどの人が勤務表を提出できており、管理者側の確認も楽になりました。
また、勤務実績ですが、社員全員を一覧表ですぐ確認できるようになったため、勤怠を締め忘れている人の確認も容易になり、素早くサポートできるようになりました。

また、特別な設定をしなくても、PC、スマートフォン、タブレットどの端末でも共通のURLを通じて利用できる点も役立ちました。以前は端末ごとに異なるURLでのログインやブラウザの個別設定が必要だったので、社員が入社するたびに一人ずつ設定サポートを行わなくてはならず、非常に時間が奪われていました。「楽楽勤怠」はそのような面倒な設定がなく、各従業員のアカウント発行のみですぐに利用開始できるため、従業員側も導入時に混乱することなくスピーディに切り替えできました。

あとは、機能ではないのですが全体的に言えることとして、わかりやすい画面設計のおかげで迷いなく作業できるようになりました。管理画面のメニューがまとまっているため1〜2クリックで目的のページにたどり着けますし、入力した情報の反映もスピーディでもたつくことがありません。比較的新しいシステムということもあってか、とても使いやすいデザインですよね。

最初にお伝えしたように、システムはずっと毎日利用し続けるものなので「普段の使い勝手が大事」なんですよね。メニューを一目で把握できたり、画面が素早く切り替えられたり、そんな細やかな使いやすさがあったからこそ業務効率化に成功できたのだと思います。

操作画面が良いと設定手順もわかりやすい、そして使いやすい

初期設定でお困りごとはございませんでしたか?

元々勤怠管理システムの導入経験があることも影響しているかもしれませんが、その点をのぞいても、「楽楽勤怠」はシステム自体の構造がわかりやすくメニュー表示も迷わない造りになっているため、困ることなく設定を進めることができました。

サポートの対応はいかがでしたか?

初期設定の際にサポート担当者から1回1時間程度の設定講座を4〜5回受けたのですが、それだけでシステムの設定方法を大体把握することができるほど明快な設定手順でした。また、質問したいことが出てきたらすぐに電話で対応いただけましたし、メール等のレスポンスも早く、回答を後ろ回しにされて作業がすすめられないというストレスもなかったです。

導入後の従業員の方々の反応はいかがでしたか?

こちらも、すでに勤怠管理システムに慣れていたからか、特にトラブルなく乗り換えられました。導入説明会も開くことなく5〜7ページ程度の説明書を各自で確認してもらうのみでしたが、しっかり運用に乗せることができました。管理職から少し質問が出た程度で、現在もみなさん特に困ることなく利用できています。

導入を検討している企業へのメッセージ・アドバイス

「楽楽勤怠」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできると感じられましたか?まだシステム導入をしていない他社の人事労務担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか?

「勤怠管理は時間や手間がかかるものだ」と諦めている企業の担当者こそ、今すぐ「楽楽勤怠」の導入を検討すべきだと思います。

私自身、過去の実体験から勤怠管理システムの導入は苦労するもので、導入後もシステム操作や情報登録、勤務表の集計など結局いろいろな作業が発生してしまうものだと思い込んでいたのですが、「楽楽勤怠」はそんなイメージを払拭してくれました。情報登録も操作もシンプルでわかりやすく、あっという間に導入が完了しました。すでに導入経験があったことも関係していると思いますが、今回のシステム切り替え所要時間は25時間程度だったと思います。もちろん初期設定だけでなく、実際の運用も難なく開始しており、日常業務の効率化に成功しています。

今の勤怠管理方法に課題を感じている企業は、是非とも「楽楽勤怠」に相談してみてください。

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