「楽楽勤怠」導入事例
株式会社green-glass様

勤務表の締め作業を700分削減!システムの中で特に役立った機能とは

株式会社green-glass

楽楽勤怠で解決できました

複数のツールを用いて
勤怠管理していたため、
作業が煩雑になっていた。

出退勤管理から有給管理まで、 システムでまとめて管理できるように なった!

あらゆる勤怠管理業務を労務担当者が担っていたため、負荷と責任が偏っている状態だった。

従業員と管理者でそれぞれ勤務表のチェック作業を分担して行うフローに変更することで、労務担当者の作業時間を700分ほど削減できた!

元々利用していた勤怠管理システムのサービス終了を受け、「楽楽勤怠」へ切り替えられた株式会社green-glass様。以前はシステムと併せてタイムカードとエクセルを用いた運用を行っており、今回のシステム切り替えを機に、業務の簡略化を目指しました。システム切り替えによる業務の変化とその効果について、お話を伺いました。

会社名 株式会社green-glass
事業内容 介護、看護事業
従業員数 51~100名
導入時期 2022年11月
URL https://www.green-glass.net/
事業内容

株式会社green-glass様は、通所介護(デイサービス)と訪問看護の事業を展開している企業です。現在は、京都府・大阪府エリアで4店舗を展開しています。

システム提供の終了を機に、勤怠管理の課題を一掃へ

「楽楽勤怠」の導入経緯を教えていただけますか?

もともと使っていた勤怠管理システムのサービス提供終了がきっかけです。システム切り替えを機にこれまでの勤怠管理業務の課題を一掃しようと考え、自社にあうシステムを探して出会ったのが「楽楽勤怠」でした。

以前はシステム導入をしていたものの、機能的な制限によりタイムカードとエクセルを併用して運用しており、複数のツールを使って管理していたことで業務が煩雑化していました。

具体的にはどのような課題がありましたか?

弊社は大阪府と京都府に複数拠点があり、京都府の拠点だけシステム利用ができないためタイムカードで出退勤を管理していたのですが、紙のタイムカードゆえに出退勤情報の確認・集計作業に時間がかかっている状態でした。給与は毎月15日支払いのサイクルで回しており、12日までには給与振り込みの準備を済ませる必要があったので、月初は業務に追われていました。

また、年次有給休暇の管理に関してはエクセルを利用しており、従業員の申請・消化ごとに労務担当者が残数を確認しなくてはならず手間となっていました。

それと、弊社はキャリアアップ助成金を利用しているのですが、申請の必要書類のひとつに勤務表があるんです。タイムカードだと勤務表の代わりにならないようで、毎回タイムカードの出退勤記録をエクセルに手打ちして勤務表を作成しなくてはならないのも手間でした。

給与計算業務を700分削減、月初の作業に余裕ができた

システム導入でどのような変化がありましたか?

全体的に仕事がスマートになりました。

月初の給与計算業務で打ち込みにかかる時間はおおよそ700分ほど削減に成功しました。勤怠の締め作業でチェックフローを従業員側と管理者側で分担することができるようになった結果、労務担当者の集計作業の負担が軽減され、月初の給与振り込み作業に余裕をもって取り組むことができるようになりました。

年次有給休暇の管理も楽になりました。これまでエクセルで取得状況を管理していましたが、「楽楽勤怠」なら自動で各従業員の休暇を残数カウントすることができるので、今では労務担当者側で管理作業することはほとんどなくなりました。紙で休暇の残数管理をしている人は画期的な変化を感じられると思います。

あとは、紙の管理が少なくなったことで保管の手間や心理的負担が減ったのもよかったです。タイムカードは立派な個人情報なので、紛失リスクの心配があります。「楽楽勤怠」は強固なセキュリティでデータ管理しているので、その不安もなくなりました。

「楽楽勤怠」で特に役立っている機能を教えていただけますか?

勤務表を従業員自身でチェックして申請する機能です。従業員側で勤務表の抜け漏れを確認してから提出ボタンを押す形式になっているので、労務担当者へ提出された時点である程度整えられた勤務表があがってくるようになっています。このフローによって、勤務表の修正にかかる労力が減りました。

あとは、年次有給休暇の残数管理機能です。初期設定に少し時間はかかるものの、設定さえ終われば、あとは従業員側の利用申請にあわせてシステム内で自動的に残数をカウントするため、毎月手動でエクセルに打ち込んで残数を確認する作業がなくなりました。年次有給休暇は2年で期限切れになるので、その期限を付与タイミングにあわせて表示してもらえるのもいいですね。残数の表示も各従業員が自分のアカウントを開けば確認ができるので、会社と従業員との間に認識齟齬が起こる心配もなくなりました。

その他だと、弊社の場合は日々の勤務時間や勤め先が異なる従業員が多いので、中抜けがあるシフトで1日のうちに出退勤が複数あってもちゃんと1日の勤務としてカウントできたり、外出先でも位置情報付きでスマホ打刻ができるのも役立っています。

導入設定はいかがでしたか?サポート担当者の対応についてもお聞かせください。

本当に担当者の方のおかげで、設定時は非常に助かりました。

「楽楽勤怠」は専任サポート制をとっており、最初のミーティング段階で担当者側からシステム導入までに必要な作業をステップで区切って提示してくれる点は良かったですね。良くも悪くも作業期限を区切ってくれていたことで、滞りなく作業を進めていけたと思います。

サポート担当者の介入についても「ただ期日を区切って作業内容を渡す」ということはなく、こちらの進捗状況に応じてPDCAを回しながら必要な提案をしてくれました。設定中は、進捗状況についてこまめに様子伺いのご連絡をしていただいたおかげで、最後までスムーズに設定することができました。

導入を検討している企業へのメッセージ・アドバイス

「楽楽勤怠」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできると感じられましたか?まだシステム導入をしていない他社の人事労務担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか。

「楽楽勤怠」の導入で、会社側と従業員側で勤怠管理業務において責任をもって分担できるようになり、適切な勤怠管理を行いやすくなりました。

勤務表の締め作業は余裕をもって対応できるようになりましたし、年次有給休暇の残数管理についても自動計算でミスなく運用ができて安心です。またアナログ管理だと従業員とのやり取りを履歴として残しづらいですが、システム化することで日々の従業員との修正履歴のやり取りを正確な記録として残せるところもポイントです。

これまで紙で勤務表を管理してきた企業なら、勤怠管理システムを導入することによって業務が劇的に変化すると思います。システム化を検討しているなら、是非とも導入をお勧めします。

(インタビューご協力:ゼネラルマネージャー 富浦義信様)

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