「楽楽勤怠」導入事例
｜株式会社今井建設工業所様

株式会社今井建設工業所様は、北海道札幌市を中心に道内官公庁から民間まで幅広い発注先から工事を請け負っている建設企業です。

早出・遅出・深夜帯の勤務が入り乱れ…エクセルでの計算に限界を感じる

導入前はどのような課題をお持ちでしたか？

「楽楽勤怠」を導入する前は、月初の勤怠集計の手間や残業時間の計算ミスに悩んでいました。特に冬場は、弊社で請け負っている業務の都合でシフトが複雑になるため、早出・遅出・深夜帯の勤務が入り乱れ、正確に勤怠の計算を行うのはとても大変でした。

弊社は北海道札幌市に拠点があり、冬場は除排雪業務（道路にたまった雪を取り除く業務）を請け負っているのですが、当日の天候によって業務の有無や出勤時間が左右される仕事のため、勤怠が不規則になりがちなんです。さらに、業務の安全性の観点から臨時でアルバイトを増員して作業に当たる必要があり、冬の時期は総計50名ほどの従業員の勤怠実績を集計しなくてはなりません。事前にいつ出勤するのかがわからずシフトもランダムだと、エクセルでの計算が難しく、締め作業に時間がかかっていました。

月初は勤怠の集計でとても忙しかったのではないでしょうか？

実はシステム導入を検討した理由の一つに、「将来的に銀行振り込みに切り替えていくための準備」というのがありました。今は給料を現金手渡しにしているため支払い日ギリギリまで作業できるのですが、銀行振り込みの場合は振込予定日の数日前までには支払いの処理を終わらせていないと間に合いませんよね。勤怠の締め作業から給与計算までスピーディーに行えるように整備することで、慌てず対応できるフローにしておきたいと思っていたんです。

毎月の確認作業はさまざまだと思いますが、年次有給休暇の管理について課題はありましたか？

以前は有給管理についてもミスが発生していました。弊社は入社した月にあわせて年次有給休暇を付与しているのですが、従業員の入社月がバラバラのため毎月のように確認作業が必要でした。年次有給休暇は2年で有効期限が切れるため、残数管理も必要です。他の仕事と並行して対応しているため、つい確認もれしてしまい、あとから期限切れに気づくこともありました。

そのような課題をお持ちの中、「楽楽勤怠」を導入していただくことになったきっかけを教えていただけますか？

先ほどのような悩みを知り合いの会社に相談した際に「楽楽勤怠」を紹介されたことがきっかけです。

システム導入前に懸念していたのは、勤怠管理のフローをいっぺんに変えることで従業員の負担になってしまうのではないかということでした。そのため、まずは勤怠集計のような事務作業から少しずつシステムに移行し、段階的に従業員にもシステムに移行してもらう形式をとりたかったんです。デモの時点で「楽楽勤怠」の担当者に相談したところ、思い描いていたイメ―ジに近い運用が出来そうだなと思えたので導入に踏み切ることができました。

業務負荷を半減できた！特に役立っている機能は…

導入後の成果はいかがでしょうか？

まず、課題だった勤怠の集計業務の負担は半減しました。有給管理に関しても、以前の負担を半分以下に軽減することができました。まずは、導入後すぐに実現したいと思っていたことは達成できている状態です。

「楽楽勤怠」で特に役に立っている機能を教えてください。

大きく3つあります。

1つ目は、集計機能です。以前はエクセルで計算しており、何度も抜け漏れないか確認が必要でした。今は、当日に早出・遅出、深夜勤務や中抜けなどがあっても勤務実績をもとに自動集計できるようになったのでWチェックの手間が省けて楽になりました。

2つ目は、有給管理機能です。年休を従業員の入社月にあわせて自動付与できるので付与し忘れることがなくなりました。また、休暇の残数カウントもシステム側で自動管理してくれるので安心です。それぞれ休暇ごとの有効期限も明記されているため、うっかり期限切れになって使えなかったということもありません。

3つ目は、残業管理機能です。これまで月末の集計タイミングまで残業状況が見えず不透明な状態でしたが、従業員の勤怠状況をシステムで可視化できるようになり、月中でも誰がどれくらい残業しているのかすぐに把握することができるようになりました。

今後どのような運用を目指したいですか？

勤怠集計の運用はある程度整ってきたところなので、ゆくゆくは従業員側に打刻機能を展開していきたいと思っています。従業員側へのシステム展開はまだ行っておらず、従来通り紙の日報による現認で勤怠管理を行っているので、従業員による打刻が定着すればデータの入力作業が不要になり、より勤怠管理が楽になるだろうなと期待しています。また、年4月から建設業にも時間外労働の上限規制が行われるため、残業時間の管理を今以上にしっかり行うためにもアラート機能の活用も検討しています。

設定作業もわかりやすく、柔軟なサポートが受けられた

設定作業はいかがでしたか？

システム自体が分かりやすく作られていることもあって、設定中に困ることはほとんどありませんでした。専任のサポート担当による設定作業の説明を受ければ、すぐに動作方法が理解できてスムーズに対応することができました。

サポートはいかがでしたか？

とても親切にサポートいただきました。基本的にミーティングで受けた説明をもとに自分で設定を進めていくのですが、ステップが細かく分かれているため何をすればいいのかわかりやすく、自分のペースにあわせて作業しやすかったです。

サポート担当者の方には、状況に合わせてミーティング調整など対応してもらえました。勤務時間の都合でこまめに少しずつ進められるほうが働き方にあっていたので、調整していただけて助かりました。

導入を検討している企業へのメッセージ・アドバイス

「楽楽勤怠」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできると感じられましたか？まだシステム導入をしていない他社の人事労務担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか。

紙の出勤簿やエクセル、タイムカードを利用中していて集計の手間を感じている方に向けて「意外とやってみるといいものだよ」と伝えたいです。私自身、システム導入したあとにきちんと活かせるのか気がかりで導入に二の足を踏んでいましたが、自社の運用にあう設定ができ、きちんと役立てられています。また以前の運用に戻ったら「いやだな」と感じるほど日々の業務に馴染む存在になりました。もしシステム導入に悩まれているなら、思い切ってみてもいいかもしれません。

（インタビューご協力：藤川美穂様）