タイムカードの打刻印字はスキャンしてデータ化！その方法とメリットを解説

タイムカード情報はデータ化して保管。その方法とは？

タイムカードの保管義務について実際の運用を考えると、保管用のスペースを確保したり、情報管理の方法を整備したりと考慮すべきことが出てきます。そこで最近取り入れられている方法の一つが、タイムカードのデータ化です。具体的にはOCR（Optical Character Recognition/Reader）と呼ばれる機器でタイムカードをスキャンし、電子データとしてパソコンやインターネット上に保管する方法です。OCRとは、手書きで書かれた紙やタイムカードのようにインクの打刻がある文字をイメージスキャナなどの専用機器やデジタルカメラで読み取り、デジタル化する技術を意味します。読み取った文字は入力した文字と同様に、テキストとしてコピーなどを行うことが可能です。
タイムカードをスキャンして勤怠記録をデータ化すれば、社内の保管スペースが不要になるほか、データ紛失のリスクもありません。

タイムカードと打刻機による労働時間管理の問題点

タイムカードへの打刻印字による労働時間管理は、その手軽さと便利さから日本の企業文化に強く根付いてきました。しかし、時代の流れとともに労働関連法や労働環境が大きく変わるなか、タイムカードの方法では勤怠管理が難しい状態となっています。タイムカードによる勤怠管理ではどのような問題点があるか詳しく見ていきましょう。

①タイムカードの収集と集計に手間がかかる

タイムカードの勤怠データ集計を行うために人事・労務担当者が毎月全従業員分のタイムカードを回収しますが、この作業は従業員の人数が多ければ多いほど手間がかかりますし、複数の支社や営業所がある企業であれば、タイムカードの発送が必要な場合もあります。さらに、タイムカードの収集が完了した後に、大量の勤怠実績データの集計を行う作業が発生します。タイムカードによる勤怠管理を見直すだけで、人事・労務担当者の勤怠管理業務における大幅な業務改善が期待できます。

②リアルタイムな勤怠状況の把握が困難

タイムカードの勤怠データ集計は基本的に月末月初の月1回のため、リアルタイムに勤怠状況を把握できないのが難点です。知らないうちに従業員が時間外労働の許容時間を超えてしまう可能性があり、その場合は企業にペナルティが課せられることもあります。また、タイムカードを見ただけでは年間の有給消化状況などがわかりづらいこともデメリットです。

③直行直帰、テレワーク等に対応しにくい

テレワークや直行直帰などを導入している企業の場合、従業員がタイムカードによる勤怠打刻を行うことができないため、別の勤怠管理方法を検討する必要があるでしょう。もしタイムカードによる運用を継続する場合には、勤怠実績の修正作業や、勤怠打刻をする従業員の負担が増える可能性があります。

④打刻ミスが発生しやすい

タイムカードを用いた勤怠管理は、印字もれなどの打刻ミスが起きがちです。また、一般的にタイムカードの勤怠データ集計を行う際は膨大なデータをパソコンに手入力することになるため、ケアレスミスが起きやすいことは否定できません。打刻ミスに関する従業員への確認はもちろん、パソコンへのデータ入力ミスがないかどうかを確認するだけでも、担当者にとっては大変な作業になります。

⑤不正行為が行われることがある

紙のタイムカードは本人でなくても打刻が可能なため、不正行為が発生しやすいという問題があります。タイムカード上で不正を見抜くことは困難なため、企業が正しい勤怠管理を行うためにも、個々人による不正ができないような勤怠管理の仕組みを作ることが求められます。

⑥タイムカードの保管と資料管理に手間がかかる

労働基準法の改正により、タイムカードによる勤怠実績データはこれまでの3年間から5年間の保管が企業に義務付けられるようになりました。従業員の数が多くタイムカードの勤怠データが多いほど、保管スペースと資料管理にかかるコストは膨大です。また、従業員から過去の残業代を請求された際には、速やかに資料を公開する必要がありますが、参照したいデータを確認するまでにかなりの確認工数がかかる可能性があります。

• （参考）：労働基準法第109条

勤怠管理システム導入のメリット

紙のタイムカードのデータ化を検討する際、勤怠管理システムの導入が方法のひとつとして挙げられます。勤怠管理システムの導入により、さまざまな業務を効率化することが可能です。企業にとってどのようなメリットがあるのかを、一つずつ見ていきましょう。

①リアルタイムで正確に勤務状況を把握できる

これまで月に1回、締め日にまとめて集計するしかなかった勤怠データが、勤怠管理システムを導入して勤怠データを管理した場合、リアルタイムで従業員の出退勤状況を把握できるようになります。また、従業員の勤怠実績についてはインターネットに接続できる端末やICカードのタッチ打刻により登録が可能なため、正確な勤怠データが登録しやすくなります。アラート機能などによって勤怠実績のエラー有無や有給休暇の消化状況、リアルタイムでの時間外労働実績の把握が可能なため、自社のコンプライアンスを遵守するうえで大いに役立つポイントといえるでしょう。

②勤怠データの収集・集計業務が効率化されミスが予防できる

タイムカードによる勤怠データを収集・集計するために使っていた人的コスト、時間的コストが大幅に改善することができる点も、勤怠管理システムを導入するメリットの一つです。担当者にとってはタイムカードによる勤怠実績の集計や転記ミスのリスクが軽減され、自動的かつ正確に集計されたデータを活用できるので、勤怠管理業務を大幅に効率化できるでしょう。また、集計ミスによる給与計算の不一致などが発生した場合の従業員とのトラブルなどを防止し、自社の生産性向上を図れることも大きなメリットといえます。

③テレワークなど多様な働き方に柔軟に対応できる

勤怠管理システムで勤怠管理業務を電子化した場合、従来必要だったタイムカードによる勤怠実績の登録をするための出社が不要になるため、テレワークや直行直帰など多様な働き方に対応することができます。会社の成長戦略や、従業員にとっての働きやすさを考えるうえで、フレックスタイム制などこれまで取り入れていなかった働き方を導入しやすくなることもメリットの一つです。その他、人材採用の面においても柔軟な働き方が可能なことをアピールし、入社の決め手を作るチャンスです。

④法令違反のリスクを減らせる

労働法制が改正される際、人事労務担当者や会社は対応を迫られますが、紙のタイムカードによる勤怠管理では、知らず知らずのうちに法令違反してしまうリスクを完全に回避するのは難しいといえます。多くの勤怠管理システムでは、法改正に対して自動的にアップデートされるため、コンプライアンスに沿った正しい勤怠管理が実施できるでしょう。

⑤紙や資料保管のコストと手間が削減できる

紙のタイムカードによる勤怠管理は、毎月新しいタイムカードが必要なため、従業員の数が多ければ多いほど用紙代やインク代などのコストがかかってしまいます。また、5年間保管するためのスペース確保やそれにかかるコスト、保管期限が過ぎた後の処分方法なども考えなければなりません。タイムカードの勤怠データを電子化すれば、勤怠データの保管場所や管理方法などを検討する必要がなくなることも大きなポイントでしょう。

⑥不正打刻や改ざんが防止できる

社員一人ひとりに対して勤怠管理アカウントを付与したり、GPS機能を活用したり、あるいは生体認証や顔認証システムを利用したりすることで、不正打刻の防止にも勤怠管理システムの導入は有効です。

⑦労働時間管理のトータルコストが削減できる

勤怠管理システムの導入により、勤怠管理業務そのものをデジタル化することができます。つまりタイムカードによる紙の勤怠データがデジタル化されるだけでなく、勤怠データの確認作業や集計作業も同様にデジタル化されることになります。たとえば、これまでタイムカードの印字ずれによる勤怠実績の確認作業や、勤怠実績の手入力による集計にかけていた作業工数のほとんどをなくすことができます。また、給与計算ソフトと連携できるシステムであれば、給与計算を自動、かつ正確に実行できることも大きなメリットでしょう。

勤怠管理システム導入におけるデメリット

ここまでご紹介してきた、勤怠管理システムの導入によりタイムカードを電子化することは多くのメリットがあります。次は導入による主なデメリットについてもご紹介します。

①勤怠管理のシステム化には時間と手間がかかる

勤怠管理システムを導入するには、導入システムの選定のために検討作業や導入後を想定した社内のルール変更、導入後の従業員向けシステムの操作方法の周知など多くの時間と手間がかかります。また、導入後しばらくは従業員側からシステム操作の不明点で質問が生じる度に、システム導入担当や人事労務担当による対応が求められます。勤怠管理システムの導入時からあらゆる従業員がシステムを操作することを想定して、勤怠管理システムの選定や事前の社内説明の実施によるシステム導入の理解促進をすることが大切です。

②運用にコストがかかる

勤怠管理システムを運用することにより発生する費用は、導入までの初期費用に加え、メンテナンスや運用にかかる人的コストも発生するため、タイムカードでの勤怠管理とは異なり費用がかかることを理解しておくとよいでしょう。また、各企業に合わせた働き方に対応するためには勤怠管理システム自体のカスタマイズが必要な場合があり、さらにコストが増えるケースもあるでしょう。導入検討を進める際には、導入前と運用後にかかるコストを網羅的に把握しておくことが大切です。

③企業規模によってはタイムカード打刻が有利なことも

従業員数が少ない、テレワークやフレックスタイム制などを採用していない、残業時間がほとんど発生しないといった企業の場合、勤怠管理システムを導入してもあまり手間が変わらず、タイムカード打刻による勤怠管理のほうが便利な場合があります。
勤怠管理システムの導入を検討する際には、導入目的や自社の勤怠管理における最適な方法を事前に整理するとよいでしょう。

勤怠管理システムには選択肢がある

勤怠管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれの特徴を理解することが、自社に適した勤怠管理システムを選ぶために大切なことです。具体的なポイントについて見ていきましょう。

オンプレミス型勤怠管理システムの特徴

オンプレミス型は、自社内にサーバーを置いて自社で勤怠データ管理を行うタイプのシステムです。自社の勤怠ルールに沿ったカスタマイズが可能な点や、インターネット状況に左右されない点、セキュリティ面での心配が少な点がメリットといえます。

一方、自社のシステム運用に関する知見のある担当者や運用・保守を見据えたエンジニアが必要になる点、導入費用が比較的高くなる点については、あらかじめ想定しておいたほうがいいでしょう。

クラウド型勤怠管理システムの特徴

クラウド型はオンプレミス型とは異なり、自社で専用のサーバーを持たずにインターネット上のサービスをひと月または年単位で契約し、インターネット上で勤怠データを管理するシステムです。導入にかかるコストや運用するコストが比較的少ない点、インターネット接続さえできればスマートフォンやPCなどの対応端末によりどこからでもアクセスできる点がメリットです。テレワークや直行直帰の勤務形態の勤怠管理に向いているシステムといえます。

勤怠管理システム導入のポイント

タイムカードを電子化するために勤怠管理システムを導入する場合、自社に適さない勤怠管理システムを選んでしまったとしたら、かえって勤怠管理業務やその他の部門や従業員に支障をきたしてしまい、本末転倒という事態になりかねません。そうしたリスクを避けるためのチェックポイントを整理しましたのでご参照ください。

まずはシステム導入の目的を明確にする

勤怠管理システムの導入を検討する際、最初にやるべきことは「目的の明確化」です。自社にシステムを導入することで何を達成したいのか、コンプライアンス遵守なのか、テレワークなど多様化する働き方の適正な勤怠管理なのか、その具体的な目的は企業それぞれに異なります。勤怠管理システムを導入する目的を曖昧にしないことが大切なポイントです。

システムの選定では自社の運用に適合するかチェックする

自社のワークスタイルによって、必要な機能や運用方法は異なります。また、勤怠管理システムの導入検討を機に、新たな社内ルールの策定を行うケースもあるでしょう。明確化した目的を実現するためにシステムが自社の勤怠管理に適合するかどうか、後から想定と違うなどの問題が起きないように多角的な検討を行うことが重要です。

システムがカバーできる業務範囲を見極めておく

一口に勤怠管理システムといっても、提供している会社によってカバーできる範囲や搭載されている機能はそれぞれ違いがあります。自社のワークフローに組み込みやすいか、併用するであろう既存の給与計算システムとの連携が可能かどうかなど、勤怠業務のシステム化における影響範囲のチェックは欠かせないポイントです。不具合が発生したときのシステム提供会社のサポート体制も含め、きちんと確認しておきましょう。

費用対効果が見合うか検討する

いくら高品質で多機能なシステムでも、自社の規模やニーズに合わないものを導入しては、余計なコストや手間がかかるだけで業務効率化に結び付きません。最適なコストパフォーマンスを得るためにも、自社に必要な機能の洗い出しから必要な機能の優先順位を見極めておくことが大切です。そのうえで、費用対効果が見合うシステムを選定するようにしてください。

従業員に導入のメリットを周知し理解してもらう

勤怠管理システムをスムーズに運用するには、担当者や管理者だけが理解するのではなく全従業員への周知徹底が必須です。具体的にはシステム利用に関するパンフレットの作成と配布、研修会などがそれにあたります。単にシステム変更の話をするのではなく、なぜ勤怠管理が重要なのかという点や、従業員にどういうメリットがあるのかという点を説明すると理解が深まります。質問やトラブル時に対応できる体制づくりも重要です。

可能であれば運用のトライアル期間を設ける

勤怠管理システムの導入が決定した後は、本格的に運用開始する前にトライアル期間を設けるのが理想です。なぜなら、実際の運用を通じて導入検討時には想定していなかった課題や考慮ポイントが浮き彫りになる場合があります。たとえばテレワークや直行直帰による遠隔の勤怠登録ができているか、リアルタイムに従業員の勤怠実績がシステムで管理できているかなど、不都合な点がないかどうかチェックする必要があります。

勤怠管理システムを選ぶなら「楽楽勤怠」がおすすめ

紙のタイムカードの計算や回収などにかかる時間や手間の削減、ヒューマンエラーの防止をしたいと考えている人事・労務担当者は珍しくありません。一方、改善するためには長年職場に定着している運用ルールを変更する必要があり、そのことに不安を感じているケースが多いのも理解できます。また、多くの勤怠管理システムが市場に販売されているため、どれを選べばよいのかわからない場合もあることでしょう。

株式会社ラクスが提供しているクラウド型の勤怠管理システム「楽楽勤怠」なら、出退勤データがリアルタイムで収集できるため、タイムカード回収にかかる時間と手間をゼロにすることが可能です。また、多様な働き方に対応したデータ集計をボタンひとつで完了することができ、人為的ミスも軽減できます。

その他、アラート機能を活用することで時間外労働の超過を未然に防げることも大きなメリットです。まずはデモ画面を確認したい、実際の運用方法について相談したい方は、ぜひともお気軽にお問い合わせください。