ICカード型勤怠管理システムは効率的?タイムカードとの違いを解説

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 ICカード型勤怠管理システムは効率的?タイムカードとの違いを解説

従業員の出退勤管理・勤怠管理は、紙製の「タイムカード」に替わって「ICカード」を用いた勤怠管理システムが登場し、導入する企業が増えています。現在も紙のタイムカードで出退勤を記録している企業は多くあるものの、より効率的に管理できる方法として、ICカードを用いる勤怠管理システムへの注目度が高まっています。本記事では、そのメリットについて解説します。

この記事の目次

    紙のタイムカードとICカードによる打刻、それぞれの違いとは?

    これまで従業員の出退勤管理に用いられてきたタイムカードと、近年各所で導入が進んでいるICカードにはどのような違いがあるのでしょうか。
    それぞれの特徴と合わせて紹介します。

    紙のタイムカード

    紙のタイムカードによる打刻方法は、時刻や時間を記録できる器機(タイムレコーダー)に挿入して出退勤時刻を印字する形式のものをさします。印字されたタイムカードを目視によって別の書類やExcelなどに転記して従業員の勤務時間の集計を行います。

    従業員にとっては簡単に記録を残せること、経営者にとっては客観的な情報が取得できること、および導入コストが安いことなどがメリットと考えられ、長く利用されてきました。しかし一方でこの方式にはさまざまな課題もあります。打刻漏れや残業など勤務時間の変更があるとき、手書きでの修正となってしまうため、常にミスや不正のリスクが伴います。また、正確に打刻できていたとしても担当者側による転記ミスが生じれば、給与計算時に間違った労働時間が反映され、経営者・従業員のいずれにとっても不利益が生じかねません。さらに、雇用形態や勤務形態が多種多様な複数の従業員を抱えている企業にとっては、集計業務がより複雑化してしまうケースも少なくありません。タイムカードの保存義務により、保管場所の確保という長期的な課題もあります。
    紙のタイムカードによる管理は手作業による工程が多く、人為的な問題が生じやすいのがデメリットといえるでしょう。

    ICカードによる打刻

    従来のタイムカードに代わって「ICカードで打刻する」勤怠管理システムが注目されています。スキャナー機能を持つICカード専用打刻機(これ以降は「カードーリーダー」と表記します。)を設置し、従業員は出退勤時にそこにICカードをかざすだけで打刻が完了するというものです。

    ICカードに記録されている識別番号から従業員を特定することができるため、新しくカードを用意しなくても、従業員がもともと所有している交通系ICカードや社員証・入館証などを登録して利用することができるという手軽さがあります。また、カードリーダーが読み取った打刻情報は即時にシステムに反映され、自動的にシステム内で記録や集計処理を行うため、紙の管理で発生していたカードの回収や勤務時間の集計の手間が減るというメリットもあります。
    さらに、ICカードをカードリーダーにかざすという方法とは別に、パソコン・タブレット・スマートフォンなどから入力するタイプの打刻方法も兼ね備えているシステムも存在します。出張や直行・直帰など、カードリーダーが使えないときも、手元のデバイスから打刻できるので、従業員の勤務状況に合わせた迅速で円滑な勤怠管理が可能となります。

    ICカードによる勤怠管理システムがおすすめの理由

    ICカードによる勤怠管理システムがおすすめの理由

    ICカードによる勤怠管理システムは、紙のタイムカードと比較してさまざまなメリットがあるとされていますが、具体的にはどのような点が優れているのでしょうか? 大きく3つのポイントをご紹介します。

    かざすだけで打刻できる

    タイムカード方式は、所定の保管場所から自分専用の紙のタイムカードを取り出し、タイムレコーダーに挿入して打刻、そして元の場所に戻すといった手間が発生しますが、ICカード方式であれば、個々の従業員が保有するカードをカードリーダーにかざすだけで瞬時に打刻できることが特長です。金融機関・交通機関の利用をはじめ社会のさまざまな場面でICカードが普及しているので簡単に取り入れられるでしょう。

    不正打刻の防止ができる

    ICカードは不正利用が難しく、人為的なミスを防げるという点もメリットの一つです。紙のタイムカードのように手書きでの修正・加筆ができないため、不正打刻や改ざんのリスクを下げることができます。

    出退勤の管理が効率的かつ容易に

    ICカードで打刻した出退勤時間は、たとえ従業員が多く、それぞれ雇用形態・勤務形態に違いがあっても、システム上ですべて自動的に集計されます。従来のようにタイムカードから数字を転記したり計算したりという作業は不要であり、スムーズな給与計算を可能にします。煩雑な工程がなくなることは作業効率を高めたり、人為的なミスを防止につなげられたりと経営的にもさまざまなメリットがあります。

    ICカードによる勤怠管理システムのデメリット

    ICカードによる勤怠管理システムのデメリット

    勤怠管理システムの本格的な導入にあたっては、「システムの設定について」「管理方法の理解について」「コストについて」など事前に把握しておくべきデメリットも存在します。

    システムの設定、導入に手間がかかる

    専用のスキャナー・カードリーダーを設置したり、システムと連動させたり、管理する側が操作方法を理解したりと導入の準備に時間を要することがあります。うまく設定できず、利用開始のタイミングが延びてしまうことも少なくありません。

    設定や初期の運用が円滑に進まない事例でよくあげられるのは、多機能であることだけを理由に勤怠管理システムを選んでしまい、使いこなせないまま放置してしまうというケースです。自社にとって最も有用で使いやすい勤怠管理システムがどういうものか、事前にしっかり確認することが重要です。

    初期導入、運用コストとして利用料金がかかる

    適切な機能の確認・選択ができ、皆が上手に使いこなせたとしても、避けられないのがコストの問題です。

    まず、導入する際には少なからず初期費用がかかります。さらに、継続的な運用においてランニングコストもかかります。その点は、一度設置してしまえばほとんど費用がかからない紙のタイムカード方式と比べてデメリットといえます。 ただし、ICカードの導入は勤怠管理の業務効率をあげることが期待できます。また、システムによって正しく勤怠管理を行うことで従業員の残業抑制など全社的に効率化した例も存在します。短期的にシステムの導入コストはかかっても、長期で見ればむしろコスト削減に貢献することもあるため、会社の状況をふまえ、適切な勤怠管理による貢献度を加味しつつ検討することをおすすめします。

    勤怠管理システム導入のポイント

    勤怠管理システム導入のポイント

    勤怠管理システムを導入しようという場合、企業・経営者は、自社に合ったシステムや機能をしっかり比較・検討することが重要です。ここでは、システム導入を検討する際のポイントを解説します。

    ①自社の勤怠管理のフローを見直す

    まずは自社の勤怠管理における手順を確認してみましょう。その上でシステムの機能を把握し、導入の流れをイメージして、自社の勤怠管理に適した設定を目指すことが大切です。
    就業規則と勤怠状況、部門ごとに在籍する従業員の出退勤時間を把握し、必要な集計方法や打刻方法を想定しましょう。

    ②自社にとって必要な機能はあるか

    勤怠管理システムには、さまざまな機能が搭載されています。経営規模や従業員の雇用形態によっても、必要となるシステムは各企業で異なってくるでしょう。
    一般的に多機能なシステムには先進的なイメージがあり、たくさんの効果をもたらすと考える傾向がありますが、不要な機能まで取り入れたためにかえって複雑で使いにくく感じたという例もあります。システム選びに失敗するといつまでも使いこなせずにかえって効率低下をまねくリスクもゼロではないのです。

    各機能が自社に合っているかどうか、事前に検討しましょう。例として、以下のようなポイントは事前にチェックしておくとよいでしょう。

    機能検討時に少なくとも確認しておきたいポイント

    ①出退勤の打刻方法
    (スマホ打刻、位置情報の取得、交通系ICカードや社員証での打刻ができるか)

    ②自社で採用している勤務形態や雇用形態への対応ができるか

    ③申請承認フロー設定
    (何段階まで設定が可能か、部門や部署によって設定を柔軟に変えられるか)

    ④年次有給休暇やその他の休暇の管理が楽か
    (自動付与の機能や年次有給休暇管理簿として使用できるか、年5日取得義務に対応できるかなど)

    ⑤残業時間の管理やアラート機能の有無

    ③導入サポート体制が整っているか

    初めてICカード方式を導入する際は、サポート体制が充実しているかどうかの確認も大切です。提供元に手厚い導入サポート体制があるかどうか、困ったときに迅速に応えてくれるかどうかは、システム導入にあたっての重要なポイントになります。

    たとえば、労務担当一人で業務を行っている場合、システム導入も同様に一人で行わなくてはならないケースは多いと思います。しかし、往々にして労務の専門知識はあるもののシステム運用に関しては未経験で、「勤怠管理の運用方法」をイメージできても「システムに落とし込む方法」を思い浮かべることが難しく、システム導入に二の足を踏んでしまうのではないでしょうか。

    労務知識をもってシステムの専門知識を把握しているサポートによるフォローによって具体的な運用提案を受けられるため、たとえ担当者一人で導入を完了させなくてはならない場合でもスムーズに導入を進めることができます。

    ④セキュリティ対策がしっかりしているか

    システム化によって、タイムカード方式の課題であった人為的な問題への対策・安全性を改善することができる一方で、従来の紙による管理体制では必要なかった管理システムのセキュリティ対策が求められることになります。ICカードに記録されている従業員のデータを取り扱うことになるため、当然、個人情報の慎重な管理が最重要ポイントです。

    それだけでなく、企業は労働時間のデータを保持しなければいけない義務があるので、そのデータを安定的・長期的に保全していくことが基本です。導入する勤怠管理システムのセキュリティ対策は万全であるかをしっかり確認しておく必要があります。

    まとめ

    ICカードを利用した勤怠管理システムによって、人為的なミスの軽減や勤怠管理のコスト削減、効率的な労務管理体制の構築が期待できます。一方で、システム化に際してリスクがないわけではなく、「自社にあった機能があるか」「導入をスムーズに行えるようなサポートがあるか」「セキュリティ対策は講じているか」など、システム選定に失敗しないように十分検討する必要があります。まずは、複数のシステム会社に問い合わせ、しっかり比較検討しましょう。操作画面の確認や担当者との打ち合わせを通じて、自社に必要なシステムのイメージをつかむことができるでしょう。

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    専用のカードリーダーをオフィス・店舗・工場などに設置すれば、交通系ICカードや社員証・入館証などのICカードをかざすだけで出退勤を記録することができます。また、ICカードだけでなく、インターネットに接続できるパソコン、スマートフォン、タブレットといった端末での打刻を併用することも可能です。
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