クラウド型勤怠管理システムとは？導入メリット・選び方・失敗例まで徹底解説

そもそも勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や労働時間、休暇などの勤怠情報を一元的に管理し、正確な勤怠記録と給与計算を支援するシステムです。
これまでの勤怠管理では、タイムカードやExcelが一般的に使われてきました。タイムカードでは、専用機器にカードを通して出退勤時刻を記録し、後から手作業で集計する必要があります。Excelの場合も、従業員が手入力したデータを基に、管理者が集計や確認を行うという運用が中心です。
これらの方法は、従業員数が少ない小規模事業者にとっては導入コストもかからず、すぐに始められるという利点があります。しかし、打刻漏れや手入力ミスが発生しやすく、管理者の集計作業に時間がかかる部分が課題です。
その点、勤怠管理システムを導入すれば、出退勤データをリアルタイムで自動記録し、集計や勤務状況の把握、法令に即した労働時間の管理までを効率よく行えます。雇用形態に応じた設定や、残業・休暇の管理、アラート通知などの機能も備えており、正確かつスムーズな勤怠管理が可能になります。
このように、勤怠管理システムは、手作業による煩雑な業務を減らし、正確な労務管理と業務効率化を両立させる有効な手段といえるでしょう。

クラウド型とオンプレミス型の違い

勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の大きく分けて2つのタイプがあります。
クラウド型とは、サービスを提供する会社が開発したシステムを利用することで、データはインターネットを通じてその会社のサーバーにアップロードされる仕組みです。サーバーを自社で用意する必要がなく、インターネット環境があればどこからでもアクセスできる手軽さがあります。
一方オンプレミス型とは、自社でサーバーの設置からシステム設計まで行い、勤怠管理データも自社のサーバーにアップロードされるシステムのことです。自社の雇用形態に合わせてカスタマイズできる点や、他システムと連携させるといった柔軟な組み合わせができる点がメリットといえます。
企業の規模や導入目的、IT環境によってどちらのタイプが適しているかは異なります。
しかし、高度なセキュリティや自社独自の要件を強く求める場合でなければ、コストや運用管理の手軽さの面において、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。

クラウド型の勤怠管理システムが注目される背景とは

近年、クラウド型を中心に勤怠管理システムが注目されている背景には、主に以下の3点が挙げられます。

働き方改革（※1）の影響で、直行直帰やリモートワークなど、多様な働き方に対応できる環境づくりが求められています。そのため、時間や場所にとらわれない勤怠管理の重要性が高まっています。
また、労働基準法では労働時間の客観的把握への対応が使用者の責務とされており、タイムカードやExcelのような手書きや自己申告による勤怠記録ではない客観性の高い勤怠記録が求められています。
さらに、企業が取り組むべきとされるDXの推進では、業務効率化はもちろん、脱属人化が進んでいます。
勤怠管理システムというデジタルツールを取り入れることで、その動きを加速させることが期待できます。

• （※1）参考：厚生労働省「働き方改革の実現に向けて」
• （※2）参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
• （※3）参考：総務省「デジタル・トランスフォーメーションの定義」

クラウド型勤怠管理システムのメリット5つ

前章では、勤怠管理システムが多様な働き方や職場環境などへ柔軟に対応できるツールであることを解説してきました。
ここからは、業務効率や正確性を高める、勤怠管理システムの具体的なメリットについて詳しくみていきましょう。

＜メリット①＞打刻のバリエーションが豊富

クラウド型の勤怠管理システムの魅力のひとつは、打刻方法が豊富に用意されていることです。
インターネットに接続できる環境があればどこからでも打刻できるため、会社から支給されているパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットを活用できるほか、交通系ICカードや、なかには顔認証で打刻できるサービスもあります。
テレワークや外出先など、さまざまなシチュエーションに対応できるのがメリットのひとつです。

＜メリット②＞リアルタイムで勤怠状況が把握できる

勤怠管理システムを導入すれば、クラウド上に記録された出退勤の時間などを確認するだけで、従業員一人ひとりの勤怠状況をリアルタイムに把握できます。
もちろん残業時間もすぐに確認できるため、長時間労働などのリスク回避にもつながります。
また、手作業で行っていた集計作業の手間を省けるので、人事労務担当者の負担を大幅に削減できます。

＜メリット③＞法改正に迅速に対応できる

クラウド型勤怠管理システムの大きなメリットの一つは、労働関連法の改正にスピーディーに対応できることです。
人事労務に関する法令は頻繁に見直され、企業には最新のルールへの迅速な対応が求められます。
しかし、自社で都度システムを調整したり、手作業で運用ルールを変更したりするのは、大きな負担になりかねません。
クラウド型勤怠管理システムであれば、システム提供会社が法改正に応じてシステムを自動でアップデートするため、担当者が個別に対応する必要がなくなります。そのため、36協定などの法令違反のリスクを低減でき、社会的信用の維持につながります。
また、対応ミスによるトラブルの回避や、法務・人事労務担当者の負担軽減にもつながります。
このように、変化の激しい法制度に対して柔軟に対応できる点は、クラウド型勤怠管理システムにおけるメリットのひとつです。

＜メリット④＞導入・運用にかかる費用と手間を抑えられる

クラウド型勤怠管理システムは、オンプレミス型と比べて初期導入コストや運用負担を大幅に軽減できる点が大きな魅力です。
オンプレミス型は、自社サーバーの準備や専用ソフトのインストール、システム構築などに多額の初期費用と時間がかかるうえ、導入後の保守・アップデートも自社で対応する必要があります。
一方、クラウド型はインターネット環境さえあればすぐに利用を開始できるため、自社に合わせた大がかりなシステム設計が不要です。そのため、初期費用を抑えつつ、短期間で導入できます。
さらに、毎月決まった料金で利用できる月額制が一般的なため、支出の見通しを立てやすい点もメリットです。システムの保守や法改正対応も提供会社側で自動対応されるため、運用面の手間も最小限に抑えられます。
このような背景から、費用対効果や業務効率化を重視する場合には、クラウド型勤怠管理システムを選択する企業が多い傾向がみられます。

＜メリット⑤＞サーバ保守の手間がかからない

クラウド型勤怠管理システムを導入すれば、自社でのサーバ管理が不要となり、運用に関わる負担を大きく軽減できます。
なぜなら、クラウド型ではシステム提供会社が自社のサーバ上でサービスを運用しており、企業側はその仕組みをインターネット経由で利用するだけでよいからです。
これにより、サーバ構築・保守・セキュリティ対策・障害対応などの技術的な業務から解放されます。
たとえば、システムに不具合が発生した際にも、24時間の監視体制があるサービスを選べば、スピーディに復旧が図られ、業務停止のリスクを最小限に抑えられるでしょう。また、アップデートも自動で行われるため、最新機能や法改正への対応も滞りなく実現できます。
結果として、IT部門の負荷軽減や人件費の抑制に寄与し、本来注力すべき業務に集中しやすくなる点もクラウド型勤怠管理システムの大きな魅力です。

クラウド型勤怠管理システム導入のよくある失敗例

勤怠管理システムの選択・導入では、いくつか気を付けなければならないことがあります。ここではその失敗例として3つを紹介します。

自社の状況と照らし合わせながら、最適なサービスを選択するための参考にしてください。

＜失敗例①＞自社のニーズにシステムが合っていなかった

クラウド型勤怠管理システムを導入する際、自社の運用ルールや既存の業務体制に合わない製品を選んでしまうと、かえって業務が非効率になる可能性があります。
なぜなら、企業ごとに勤怠ルール・雇用形態・社員数・システム連携の要件は異なり、それらに対応していないシステムでは、本来の業務フローに支障が出たり、追加の運用コストが発生したりするためです。
加えて、工数管理やプロジェクト別管理といった機能が必要な企業にとっては、導入前にその機能の有無を見落とすことが大きなリスクといえるでしょう。
以下は、他システムから「楽楽勤怠」への切り替えを検討いただいたお客様からよく耳にする具体的な失敗例です。

こうした失敗れを防ぐためには、システム選定時に自社の課題・目的・業務フローを明確にしたうえで、それに合致する機能を持った製品を慎重に比較・検討することが重要です。

（※）スイート型：勤怠管理だけでなく人事や給与などの機能もまとめて一元管理できるシステムのこと

＜失敗例②＞システムの安定性やセキュリティ面に不安を感じた

クラウド型勤怠管理システムを導入したものの、システムの安定性やセキュリティ面に不安を感じてしまうケースも少なくありません。
このようなトラブルの背景には、クラウド型では提供会社のサーバを利用するため、企業側が直接セキュリティレベルや稼働状況を管理できないという構造的な制約があります。また、事前の情報収集や確認が不十分なまま導入システムを決定してしまった場合、実際の運用フェーズで「想定と違った」という事態が発生しやすくなります。
想定される具体的な失敗例は、以下の通りです。

このように、システム選定時に「安定稼働設計」や「セキュリティ対応状況」を十分に確認していなかったことが、後のトラブルの要因となるケースは多くあります。
導入を検討する際には、サーバ負荷への対応力や暗号化通信の有無、社内セキュリティポリシーとの整合性などをあらかじめチェックすることが、リスク回避の鍵となります。

＜失敗例③＞導入後のサポートが不十分だった

クラウド型勤怠管理システムの導入後、十分なサポートが受けられずに運用が滞るケースがあります。
このようなトラブルは、導入前にサポート体制を十分に確認していなかったことが原因であることが多いです。
サポート内容や対応範囲は提供会社によって異なり、「導入時は丁寧だったが、運用フェーズではほとんど支援がなかった」といった声も少なくありません。
たとえば、以下のような失敗例が挙げられます。

このようなリスクを回避するためには、「問い合わせは電話・メール・チャットのどれか」「対応時間は平日のみか24時間対応か」「専任サポートがつくかどうか」といった具体的な運用フェーズでのサポート体制を事前に確認しておくことが重要です。
勤怠管理システムは従業員が毎日利用するツールです。万一のトラブルにも迅速に対応できる体制が整っているかどうかが、運用の成否を左右します。

クラウド型勤怠管理システムでの失敗を防ぐ選び方

クラウド型勤怠管理システムの導入にあたっては、その機能が自社のニーズと合致するかどうかをはじめ、重視したいサポートなど、ポイントを明確にしながら慎重に選ぶことが大切です。
ここでは前章で紹介した失敗例を防ぐための、おすすめの選び方を紹介します。

多様な働き方に対応するシステムを選ぶ

自社の勤務体系や雇用形態に柔軟に対応できる勤怠管理システムを選ぶことが重要です。
近年では、企業ごとに多様な働き方が導入されています。たとえば、勤務体系では「フレックスタイム制」「シフト制」「宿直勤務制」など、雇用形態では「正社員」「パート」「アルバイト」「派遣社員」など、幅広いパターンがあります。
これらに対応できないシステムでは、運用のたびに手動で補正作業が発生し、ミスや属人化の原因となりかねません。
これらを踏まえ、システムを選定する際は、以下のような点を確認しましょう。

これらの機能が備わっていれば、実際の業務フローに無理なくフィットし、日常の運用がスムーズになります。

セキュリティ対策やバージョンアップ体制が充実したシステムを選ぶ

セキュリティ対策はもちろん、導入後の定期的なバージョンアップ体制が整っているかを確認しましょう。
クラウド型の勤怠管理システムは、ISMS認証や暗号化通信、アクセス制限設定など高度なセキュリティ機能を標準装備しているサービス提供会社が多くあります。
たとえばセキュリティ対策なら、データを24時間365日監視しているなどの万全の監視体制が整えられていれば、トラブル時の迅速な対応が可能となり安心です。

自社に合った打刻方法や操作性のシステムを選ぶ

クラウド型勤怠管理システムは従業員が日常的に使用するツールであるため、「自社に合った打刻方法」と「誰にとっても使いやすい操作性」の両方を備えていることが選定のカギとなります。
勤務スタイルや業務環境に応じて、適切な打刻方法を選べるかどうかは非常に重要です。たとえば以下のような手段が考えられます。

とくに外出やリモートワークが多い企業では、場所を選ばず打刻できる仕組みが求められます。また、打刻漏れを防ぐアラート機能が搭載されていれば、管理精度の向上にもつながるでしょう。
さらに、システムの操作性も見落とせない要素です。画面構成がシンプルで直感的に操作できる設計であれば、ITに不慣れな従業員でもスムーズに使いこなせ、定着率も高まります。

安心できるサポート体制のあるシステムを選ぶ

システムによってサポートの度合いは異なるため、自社の勤怠ルールやコンプライアンスに則りながら、必要かつ安心できるサポート体制をチェックしましょう。
チェックポイントとしては次のようなことが挙げられます。

なかには有料となるサービスもあるので、対応スピードも含めて確認するのがおすすめです。

給与計算システムなど他システムとの連携や拡張が柔軟なシステムを選ぶ

クラウド型勤怠管理システムを選ぶ際には、既存の給与計算システムなどの他システムとの連携が可能かどうかを必ず確認しましょう。
勤怠データは給与計算や人事評価と密接に関係しています。そのため、他システムとスムーズに連携できれば、二重入力や手動転記といった非効率を解消でき、人的ミスの防止にもつながります。
さらに、API連携やCSV出力といった拡張性やカスタマイズ性が備わっていれば、将来的な業務フローの変化にも柔軟に対応可能です。
たとえば、人事情報や勤務実績を活用した分析・レポート機能が充実していれば、戦略的な人材マネジメントにも発展させることができます。
業務の効率化と同時に、組織の成長を支える情報基盤として活用するには、「連携性」と「柔軟性」の両立がカギとなります。

クラウド型勤怠管理システム導入の流れと成功のポイント

実際にクラウド型勤怠管理システムを導入する際は、余裕を持って進められるようスケジュールを立てるようにしましょう。
ここではシステム導入を成功させるための流れと成功のポイントを解説します。主となる手順で重要なポイントをそれぞれご理解ください。

①導入目的の明確化

クラウド型勤怠管理システムを導入する際は、まず「なぜ導入するのか」という目的を明確にしましょう。
目的が曖昧なままだと、自社に合わない機能を選んでしまい、期待する効果を得られないリスクがあります。特に勤怠管理の課題は部門ごとに異なるため、人事労務担当だけでなく、現場や管理部門など幅広い関係者の意見を集めて課題を整理することが有効です。
たとえば、「不正打刻を防ぎたい」「締め日の集計業務を効率化したい」といった具体的な課題を洗い出すことで、必要な機能が明確になります。
こうした課題と目的を可視化することで、導入後に“想定と違った”といったミスマッチを防ぎ、効果的なシステム選定につながります。

②システムの選定

導入目的を明確にしたら、続いて自社に最適なクラウド型勤怠管理システムを選定する段階に入ります。
システム提供会社ごとに、機能の強みやサポート体制、導入実績などは異なるため、複数の製品を比較検討することが重要です。
しかし、見た目や価格だけで決めてしまうと、運用開始後に「自社の就業ルールに合わなかった」「必要な機能がなかった」といったミスマッチが起こりかねません。
たとえば、「シフト制に対応できるか」「打刻方法が多様か」「給与システムと連携できるか」といった自社の業務要件と照らし合わせながら、必要な機能が網羅されているかを確認しましょう。
導入費用や月額コストとあわせて、得られる効果や運用のしやすさを総合的に判断することで、長期的に活用できるシステムを選ぶことができます。

③初期設定とテスト運用

自社に導入するクラウド型勤怠管理システムの選定後、円滑に運用するためには、初期設定とテスト運用の段階が非常に重要です。
まず、導入前には自社の勤務ルールや組織構成、雇用形態などの情報を整理し、正確に登録する必要があります。この段階で最新の情報を準備しておくことで、後からの修正作業を減らし、設定作業をスムーズに進めることができます。
設定完了後は、実際に従業員にシステムを使ってもらう「テスト運用」フェーズに入ります。日々の打刻や休暇申請など、実運用を想定した動作確認を行い、操作性や不具合の有無をチェックしましょう。特に従業員が使いやすいと感じられるかどうかは、定着率にも影響するポイントです。
また、マニュアルの配布や説明会の実施を通じて、全社で情報を共有することも重要です。
運用前に丁寧な準備を行うことで、導入後の混乱やトラブルを最小限に抑えることができます。

④本格稼働

テスト運用で運用上の課題が解消されたら、いよいよ全社的にクラウド型勤怠管理システムの本格稼働に移行します。
この段階では、これまで一部の従業員で行っていた試用を経て、全従業員が日常業務としてシステムを利用するようになります。操作に不慣れなメンバーが戸惑うケースもあるため、稼働初期は業務の滞りがないよう、勤怠データや申請状況などをこまめに確認することが重要です。
また、トラブル発生時のサポート体制の把握も欠かせません。サポート窓口への連絡手段や、問い合わせ対応のフローを事前に共有しておくことで、万が一の際にも迅速に対応できます。
スムーズな立ち上げを実現するためには、本格稼働後も定期的なモニタリングと従業員からのフィードバックを活かした運用改善がポイントです。

クラウド型勤怠管理システムの導入で人事労務管理業務を効率化しよう

勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理における人事労務担当者の負担を軽減するだけでなく、さまざまな機能を活用することで会社全体の業務効率向上が期待できます。
さらに、クラウド型であれば手軽に導入でき、運用やコスト面でのメリットも大きいといえるでしょう。
時代に合わせた働き方を推進する上でも、適切なシステムを導入することで労働環境の改善が見込めます。
株式会社ラクスが提供しているクラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、豊富な機能で企業ごとの働き方に合わせて柔軟な運用が可能です。
また、運用開始へ向けて専任担当による導入サポートを提供しており、導入準備から本格運用まで、手厚いサポートのもと安心してご利用いただけます。
まずはどんなシステムなのか見てみたい、どのような機能があるのか知りたいなど、問い合わせだけでも歓迎です。ぜひお気軽にご相談ください。