学校向け勤怠管理システムとは？導入メリットと選び方を解説

学校・教育機関が抱える勤怠管理の課題とは？

授業や各種行事の準備・実施、保護者やPTA対応、課外活動の指導や引率など、教職員の業務は多岐にわたり、長時間労働が常態化しているのが現状です。
文部科学省が2016年以来6年ぶりに「教員勤務実態調査」を実施したところ、以前よりは改善が見られたものの、依然として長時間勤務の教員が多い状況が浮き彫りになっています。
教員の長時間労働を是正するには、適切な勤怠管理が欠かせません。そのために必要な教育現場における勤怠管理の課題を整理しておきましょう。

• （※）参考：文部科学省「教員勤務実態調査（令和4年度）」

多様な労働形態により勤怠管理が複雑になりやすい

多様な労働形態が存在する学校・教育機関では、勤怠管理が複雑になりがちです。
「教職員」「非常勤講師」「講師兼事務職員」など雇用形態が多様化しており、勤務時間も一定ではありません。
1年単位の変形労働時間制を採用しているケースが一般的ですが、割増賃金が発生する時間外の扱いが特殊なことも、勤怠管理が複雑になる一因です。
特にタイムカードやExcelといった手動で勤怠管理を行っている場合、担当者にかかる負担は大きなものになってしまいます。また、手動の勤怠管理は正社員に合わせているケースがほとんどで、タイムカードやExcelを用いた勤怠管理では、多様化する教員の雇用形態への柔軟な対応は困難と言えるでしょう。
各職員の残業時間をリアルタイムで把握できないことも、教員の長時間労働の温床となっています。多様な雇用形態に対応するための体制づくりは教育現場にとって喫緊の課題です。

勤務実態の正確な把握が難しい

学校や教育機関の特徴として、教員の勤務状況の正確な把握の難しさがあげられます。
特に放課後や休日に出勤することの多い部活動顧問の場合、手作業による勤怠管理では正確に勤務実態を把握することは不可能と言っても過言ではありません。
そのため、知らず知らずのうちに長時間労働となっているケースだけでなく、勤務時間の不正申告が行われる可能性もあります。
これまでの慣習として出退勤時刻の申告を教職員に任せていたことが、適切な給与計算や労働時間の管理に支障をきたしている可能性があります。
こうした状況を是正するためには、現状の問題点を教職員に周知し、正確な勤怠管理を行うための体制整備が必要です。

長時間労働の可視化や是正が難しい

教員は放課後勤務や休日勤務などが多く、長時間労働になりやすい傾向があります。そのため、知らず知らずのうちに法令違反を犯している可能性があることに注意が必要です。特に公立校の場合、教職調整額（※）として給料月額の4％を支払うことを定めた特別措置法（通称：給特法）があるため、管理職以外は残業があっても超過勤務手当が支給されません。こうした背景から、長時間労働の正確な把握をする必要性を感じていないケースもあるでしょう。
しかし厚生労働省は、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（※1）を平成29年に発表しています。
働き方改革関連法の施行により、年5日の年次有給休暇の確実な取得が義務付けられている（※2）ことは公立校であっても同様です。
教職員の長時間労働を放置していると、健康状態の悪化やモチベーション低下など、労務に関するリスクも起こる可能性は大きいといえます。
実際に最近では、山梨県立大学が不適切な勤務管理を行っていたとして、労働基準監督署から実際の労働時間を反映させた管理を行うよう2025年1月に是正勧告を受けています。（※3）

（※）残業代の代わりとなる手当のこと

• （※1）参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
• （※2）参考：厚生労働省「働き方改革関連法「年5日の年次有給休暇の確実な取得」」
• （※3）参考：山梨県立大学にて不適切な勤務管理で労基署から是正勧告を受けた例

学校・教育機関現場にこそ勤怠管理システムを！ 導入のメリットとは？

勤怠管理システムとは従業員の出退勤記録を自動計算しデータ化してくれるシステムのことで、活用により労働時間の正確な管理と業務効率化が目指せます。
働き方改革に即して正確な労働時間の把握を行うため、最近は勤怠管理システムの導入に踏み切る学校もみられます。タイムカードやExcelを用いた勤怠管理との違い、メリットを感じられるポイントについて見ていきましょう。

勤怠管理業務を大幅に効率化できる

学校や教育機関に勤怠管理システムを導入することで享受できるメリットのひとつは、担当者の業務負担が大幅に軽減できることです。
教職員は雇用形態が多様化しているだけでなく、部活動の指導や各種行事の準備、保護者対応など業務が多岐にわたります。これらの各教員の打刻チェックや労働時間集計、給与計算を手作業で正確に行うのはかなり困難です。
勤怠管理システムを導入すれば、こうした作業を自動で行ってくれることはもちろん、休暇や残業などの各種申請・承認もデジタル化できます。
勤怠管理業務が大幅に効率化できることは、担当者の負担軽減に繋がるだけでなく、集計ミスなどの人為的ミスを防ぐうえでも有効です。

勤務時間が見える化され長時間労働を防ぎやすい

勤怠管理システムを導入すれば、各教員の労働状況をリアルタイムで把握できるため、長時間労働を未然に防ぎやすくなります。
ワークライフバランスが重要視されている今日、残業時間の削減は各教員の適切な健康管理に直結する取り組みです。それにより、教員のパフォーマンスが向上し、結果として学校全体の教育の質にも良い影響を与えることも期待できます。
また、勤怠管理システムを導入すれば、労働時間の管理だけでなく有給取得状況も可視化することができます。働き方改革関連法における「5日間の有給休暇の確実な取得」促進にもつながることは、すでに勤務している教職員のモチベーション向上はもちろん、新規採用の際にもアピールポイントになるでしょう。

さまざまな働き方に対応できる

正社員に合わせた仕様をしているケースが多いタイムカードやExcelを用いた勤怠管理とは異なり、勤怠管理システムは常勤・非常勤を問わず雇用形態に応じた勤怠管理が可能です。
出退勤時間から自動的に労働時間を算出してくれるため、月々の集計作業が大幅に効率化できます。
また、教員は部活動などの課外活動で学校を離れることが多い特徴を持っていますが、勤怠管理システムではスマートフォンを使用した打刻など、学校外での勤務の際でも場所を問わず打刻することができ、正確な労働時間を把握できる点が重要です。
雇用形態や勤務形態がそれぞれ違っても、各教員の働き方に合わせた設定ができることは、手作業ではとてもできないことで、勤怠管理システムならではのメリットといえます。
例えば常勤だけでなく週1勤務の非常勤講師が在籍する場合でも、一人ひとりに合わせた柔軟な設定や勤務実績の正確な把握と集計が叶います。

勤怠管理における法令遵守とコンプライアンス強化につながる

学校や教育機関に勤怠管理システムを導入することは、法令順守とコンプライアンス強化の面から見てもメリットがあります。
具体的には、以下の2点に対し大きな効果を発揮するでしょう。

前提として、公立校と私立校では労働基準法の適用が以下のように異なります。

しかし、教員の過重労働防止に努めることで健康管理を行う必要性は、共通しているといえます。
そのためには労働時間を適正に把握することが重要ですが、勤怠管理システムの活用により、正確性の高い勤怠状況を客観的に記録してリアルタイムで把握することが可能となります。
また、残業時間に応じた時間外手当の支給が必要な私立校においては、未払い残業のリスクを大幅に削減できることも法令遵守におけるメリットです。
さらに、近年では公立学校教員の処遇改善を進める動きも本格化しており、教育委員会による働き方改革の促進も想定されることから、自校の教職員の勤怠データを見える化することは重要であるといえます。
勤怠管理システムでは、クラウド上に勤怠データを保存できるため、仮に教育委員会や労働基準監督署から指摘を受けた場合でも、証拠としての提示がスムーズです。
また、労働時間の客観的記録を積み重ねて分析することで、コンプライアンス意識の向上とともに、現場でトラブルが発生した際に適切な対応を取ることが可能となります。

• （※）参考：文部科学省「公立の義務教育諸学校等の教育職員の給与等に関する特別措置法等の一部を改正する法律案の概要」

学校のICT環境整備に寄与する

勤怠管理システムを導入することは、学校や教育機関におけるICT環境の整備にも有効だといえます。
ICT環境という言葉は聞きなれないかもしれませんが、学校におけるICT環境とは、コンピュータやタブレット端末、インターネットなどの通信技術（=ICT）を教室や授業に取り入れて活用する環境のことです。
主に児童・生徒向けがメインになっていますが、教職員側も勤怠管理においてシステムを日常的に操作することで、ITリテラシー（ITに関する知識や能力）の向上が目指せます。それによって学校全体で「ITで業務効率化」する意識が浸透し、ひいてはほかの業務との連携や校務などにもさまざまな相乗効果を生むことができるでしょう。

• （※）参考：文部科学省「令和7年度以降の学校におけるICT環境の整備方針及び学校のICT環境整備3か年計画(2025～2027年度)について(通知)
• （※）参考：文部科学省「令和７年度以降の学校におけるＩＣＴ環境の整備方針」

学校・教育機関向け勤怠管理システムの選定ポイント

勤怠管理システムには大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。
自校の規模や就業形態・予算などで最適なシステムは異なりますが、インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なクラウド型が現在の主流となっています。
ここではシステム選びの際に大切なポイントを確認していきましょう。

搭載機能が自校の勤務形態に即しているか

勤怠管理システムの選定にあたっては、自校に適した搭載機能の有無を確認することが大切です。特に多様な打刻方法で出退勤記録を行えるかどうか、きちんとチェックしておきましょう。
その理由は、教員は研修や会議をはじめ、遠足など生徒の引率、部活動の試合や大会への同行など、校外で行う業務が多岐にわたるからです。仮にICカードのみでしか打刻方法がないと、外出先から校内に戻ってこなくてはならず、正確な勤怠記録の集計が難しくなります。
スマートフォンや専用アプリ、GPS機能を利用した位置情報の記録方法など、校内外を問わず正確な情報を収集できる打刻方法を選びましょう。
また、ITに関する理解度は教員それぞれ異なるため、誰でも使いやすく周知徹底しやすいものを選ぶことも、忘れないようにしてください。

給与計算システムと連携は可能か

教職員の業務効率化を図る上で、給与計算システムと連携可能な勤怠管理システムを選ぶことも、重要なポイントです。
教員の場合、大きく分けて常勤と非常勤の雇用形態があります。1年単位の変形労働時間制を導入しているケースも多いため、別々のシステムで作業を行っていると、かえって担当者の負担が増えかねません。
勤務データをそのまま給与計算に反映できる勤怠管理システムを選ぶことで、手作業による入力ミスを防ぎ、さらなる業務効率化が図れます。
その際、現在利用しているサービスをなるべく加工することなく、スムーズに連携が図れるシステムを選定しましょう。

トライアルやサポート体制は充実しているか

システム選定の際には、本格導入の前にシステムの実際の運用を試すことができるか、またサポート体制が充実しているかどうかの確認も大切です。
勤怠管理システムを導入した場合、一部の管理者だけでなく全教職員も使用するため、日常的に使用しやすいシステムを選ぶ必要があります。
その際、ITに精通している教職員だけでなく、試用期間中はできるだけ多くの教職員に参加してもらい、出された意見をフィードバックしながらシステム選定を進めていきましょう。
サポート体制については、電話やメールなどの問い合わせ方法や対応時間、周知徹底しやすいマニュアルの充実度など、あらゆる状況を想定して自校で不安なく運用していけるかどうかをチェックしておきましょう。

セキュリティ対策が万全か

安心して勤怠管理システムを稼働させるために、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無などセキュリティ対策がしっかりしているかどうかを確認しておきましょう。
学校は教職員や生徒はもちろん、その家族を含めた多くの個人情報を取り扱っています。仮に情報が流出した場合、個人だけでなく学校全体、ひいては地域まで悪影響を及ぼしかねません。そのため、セキュリティ対策に優れた勤怠管理システムを選ぶことが大切で、他のシステムとの連携を図っていればいるほど、万全の対策が必要です。

学校・教育機関向け勤怠管理システムの導入ステップと成功のポイント

学校などの教育機関に勤怠管理システムを導入する際、単にツールを導入すると考えるのではなく、校務の一部改革として段階的に進めていくのが成功するためのポイントです。具体的には、以下の表の手順を参考にしてみてください。

教員の時間外労働の正確な把握、休暇申請やその承認フローの効率化、デジタル化の推進で事務作業の軽減など、解決したい課題はそれぞれの学校で異なります。
大切なのは、課題を明確にし、それを解決するにはどのような機能を必要としているかを具体的にすることです。
勤怠管理システムのスムーズな導入・運用で、一般企業とは異なる複雑さがある学校の勤怠管理の効率化を成功させましょう。

クラウド型勤怠管理システムを導入して学校の勤怠管理を効率化しよう

本記事では学校・教育機関特有の勤怠管理の課題や、解決方法として勤怠管理システムの導入がおすすめであること、選定ポイントなどについて見てきました。
働き方改革が進むなか、学校をはじめとする教育機関においての働き方も多様化しています。タイムカードやExcelを用いた勤怠管理では対応が難しい際、独自ルールや法改正に柔軟に対応できる機能を持つ勤怠管理システムを導入していれば、業務効率化は実現可能です。
株式会社ラクスが提供するクラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、豊富な機能によりさまざまな教育機関における業務の運用へ対応するほか、オンライン会議ツールや電話、メールなどの幅広い方法により、導入から運用まで安心してご活用いただけるようなサポートを提供します。また、操作しやすいシンプルなデザインで、打刻や申請・承認がスムーズに行えます。
学校業務の効率化や、教職員が働きやすい環境の整備を目指す場合は、ぜひ一度お問い合わせください。