中小企業向きのクラウド型勤怠管理システムは？選び方4つのポイント【社労士解説】

従業員、承認者、管理者が使いやすいか

クラウド型勤怠管理システムの選び方のポイントは、なんといっても「使いやすいかどうか」です。従業員、承認者、管理者のそれぞれが使いやすいシステムを選びましょう。立場ごとに考えてみます。

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必要な機能がそろっているか

クラウド型勤怠管理システムの機能は、多ければいいわけではありません。自社の運用に合った機能がそろっているかどうかで判断しましょう。特に、中小企業の場合、「そこまで機能はいらない、多くの機能を使いこなせない」というケースも多くあります。

「機能が多そうだから」という理由で導入し、失敗してしまうことは少なくありません。
現状の運用方法を変更して、かえって不便を感じることもあります。そのため、ひとまず現在自社に必要な運用方法を洗い出し、必要な機能がそろっているかを見ていくことが大切です。

会社で従業員にスマホを貸与している場合などは、出退勤の打刻方法をスマホに統一するのもよいでしょう。または営業のみスマホ打刻を許可するなども方法もよいでしょう。

雇用形態は、正社員やパート・アルバイト、契約社員、嘱託社員など多様化しています。
働き方はテレワーク勤務や、時短勤務、変形労働時間制、フレックスタイム制など、従業員や部署によって異なることもあるでしょう。管理監督者のように、遅刻早退・休日・休憩などは適用されない場合でも、有給休暇や深夜労働が適用される従業員もいます。

これらを踏まえると、勤怠システムを選ぶ際には、自社で採用している勤務形態や雇用形態に合わせて適切な設定ができ、日々の実労働時間や残業時間を正確に計算できるか、申請承認フローや休暇、残業時間が適切に管理できるかが重要になります。

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サポート体制が整っているか

勤怠管理システムを選択する際は、「サポート体制が整っているか」も大事なポイントです

運用開始前には、従業員情報の登録や給与計算に必要な労働時間算出のルールを決めて登録していく作業が必要です。そのためには、定期的なミーティングを開催し、運用開始に向けて段階的に進めていかなければなりません。

導入前に以下のような点に苦労する事が多いです。

導入前には定期的にミーティングを行うなど、サポート体制が整ったシステム会社を選ぶとよいでしょう。また、導入開始後も会社内で運用や就業規則を変更した場合などに、適宜相談できる体制があるかどうかも確認しておく必要があります。導入後も専任のサポートがいれば安心ですが、非専任でも相談内容が共有されており問い合わせにスムーズに対応できる体制であれば特に問題はないでしょう。

法改正に合わせてアップデートしているか

労働基準法や労働安全衛生法、働き方改革関連法など人事労務領域にまつわる法律に抵触しないシステムを選ぶことも、ポイントの1つです。
特に中小企業は2020年4月に「時間外労働の上限規制」が適用となり、2023年3月31日には中小企業における「月60時間超の時間外労働に対する割増賃金率引上げ」の猶予が廃止となります。
現在の法律に抵触せず今後も法改正に合わせてアップデートで対応していけるシステムを選ぶことが必要になるでしょう。

中小企業の勤怠管理にも直接関係する、重要な法改正の内容を確認してみましょう。

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まとめ

中小企業がクラウド型勤怠管理システムを選定する際に大切な4つポイントは、以下の通りです。

会社の規模や運用方法によって合う合わないがありますので、自社に適切なクラウド勤怠管理システムをお探しの方はこちらから相談してみてください。