労務管理と勤怠管理の違いとは？業務内容やシステム化のメリットを詳しく解説

労務管理と勤怠管理の違いを理解しよう

まずは、「労務管理」と「勤怠管理」の違いについて、全体像を押さえておきましょう。
「労務管理」は、「人事管理」の一部にあたり、従業員の賃金や福利厚生、安全衛生など、働きやすい職場環境を整えるための業務全般を指します。
そして「勤怠管理」は、その労務管理の中に含まれる業務のひとつで、主に従業員の出退勤時刻や労働時間の記録・管理を担います。これは給与計算や労働基準法の遵守に直結する、重要な管理業務です。
人事管理 ＞ 労務管理 ＞ 勤怠管理 という階層構造で捉えると、それぞれの関係性がより明確になるでしょう。

労務管理とは従業員の雇用環境を整える業務全般のこと

「労務管理」とは、従業員の雇用に関する全般的な管理のことを指し、企業が従業員の労働条件や労働環境を適切に整備するために行います。
従業員が安全に働くことができるよう、社内環境を管理して整えることが労務管理の重要な役割です。
労務管理は個々の従業員に対する管理ではなく、企業全体の管理体制を構築するものであり、その業務範囲は非常に多岐にわたります。
以下は、労務管理における業務内容の具体例です。

これらの業務を通じて、従業員の労働環境や労働条件を管理し、企業の生産性向上や法令遵守を実現することが労務管理の目的です。

勤怠管理とは従業員ごとの勤怠状況を記録・管理する業務のこと

「勤怠管理」とは、従業員がどのように働いたかを把握・管理する業務です。
具体的には、以下のような勤怠状況に関する記録を管理することが該当します。

適切な勤怠管理は、正確な給与計算のために欠かせません。労働時間の記録が曖昧であれば、残業代の未払いなどが発生し、従業員との信頼関係を損なうリスクにもつながります。
また、勤怠管理は労働基準法などの法令に基づいて、従業員の労働時間が適正に管理されているかを確認する上でも重要です。法令違反を防ぐためにも、日々の勤怠データの正確な記録が求められます。
さらに、勤怠状況を適切に把握することで、過重労働の兆候を早期に察知し、従業員の健康を守ることにもつながります。
勤怠管理は、企業の健全な運営と従業員の安全を支える基盤といえるでしょう。
勤怠管理の基本情報については以下の記事でも詳しく解説しているので、ぜひ併せてご覧ください。

• 関連記事：社労士解説【勤怠管理とは？】基礎から学ぶ勤怠管理の目的／項目／重要性

労務管理において勤怠管理が必要不可欠な理由

労務管理において勤怠管理が不可欠な理由は、主に以下の3点です。

まず、従業員へ正確な給与を支払うためには、労働時間を正しく把握することが前提となります。
また、労働基準法などの法令を遵守するためにも、適切な勤怠記録が不可欠です。
さらに、過重労働を防いで従業員の健康を守るためにも、日々の勤怠状況の管理が重要だといえます。
以下でもう少し具体的に見ていきましょう。

従業員へ正確な給与を支払うため

労務管理において勤怠管理が必要不可欠な第一の理由は、従業員に正しい給与を支払うためです。
正確な給与の支払いには、勤怠管理において勤怠状況を正しく把握・記録することが欠かせません。
労働基準法第24条では「賃金全額払いの原則」が定められており、未払い賃金があると違法行為となります。是正勧告や行政指導を命じられる場合があるほか、労使間（労働者と使用者との関係）の信頼が損なわれ、多方面のリスク発生につながりかねません。
また、給与が正しく支払われないと、従業員の仕事へのモチベーションは低下し、生産性も低下してしまいます。
このように、正確な勤怠管理は、企業の健全な運営に不可欠です。

• （※）参考：厚生労働省「賃金の支払い方法に関する法律上の定め」

コンプライアンスを遵守するため

労務管理において勤怠管理が必要不可欠な2つめの理由は、コンプライアンスを遵守するためです。
労働基準法では、労働時間・休憩・休日・割増賃金の支払いなど、企業が守るべき労働条件が細かく定められています。特に時間外労働や休日労働に対しては、割増賃金の支払いが義務付けられており、これを怠ると労働基準監督署からの是正勧告や罰則の対象となるおそれがあります。
こうしたリスクは、勤怠データの記録ミスや管理の属人化により引き起こされがちです。たとえば、残業時間の把握漏れによる未払いが発覚すれば、過去3年分までさかのぼって対応しなければならないこともあります。
一方で、勤怠管理を正確に行うことで、労働時間の上限を超えそうな場合にも早期に察知でき、割増賃金の適正支払いや法令違反の予防が可能です。
その結果、企業は法的トラブルの回避と社会的信用の維持につなげることができます。

• （※）参考：厚生労働省「労働基準法 第37条」

過重労働を防止して従業員の健康を守るため

労務管理において勤怠管理が必要不可欠な3つめの理由は、過重労働を防止して従業員の健康を守るためです。
労働安全衛生法（※）にて「労働者の安全と健康を確保する」ための法令が定められていることからも、従業員の健康は企業の生産性や持続的な成長に直結する要素であり、その管理は企業の責務といえます。
従業員の健康リスクを回避するには、まず従業員の勤務実態を正確に把握することが必要です。勤怠管理により、各従業員の労働時間を可視化できていれば、過度な残業や休日出勤の兆候を早期に発見でき、労働災害や過労死といった重大な事態の回避にもつながります。
また、適切な労働時間の管理は、従業員自身の生活リズムの安定やメンタルヘルス維持にも寄与し、離職率の低下やエンゲージメント向上といったプラス効果も期待できます。
このように、勤怠管理は単なる労働時間の記録にとどまらず、企業の健康経営を支える基盤として非常に重要な役割を果たしているのです。
過重労働の危険性と詳しい防止策については、以下の記事でも解説しています。

• 関連記事：【社労士監修】過重労働の危険性と防止策
• （※）参照：厚生労働省「労働安全衛生法」

勤怠管理システムで実現できる労務改善とは？

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時刻や労働時間、休暇などをリアルタイムに記録・管理するツールです。
出退勤時刻のデータはサーバー上で一元的に管理され、トータルの労働時間はもとより、休暇の取得状況なども素早く把握することができます。
勤怠管理システムの導入は労務課題の改善に多くの効果をもたらしますが、具体的にどのような改善が期待できるでしょうか。主なケースを見ていきましょう。

長時間労働・サービス残業の可視化と抑止

勤怠管理システムを導入すれば、管理者および従業員の双方で労働時間の実態がリアルタイムで可視化されるため、長時間労働やサービス残業などを早期に発見・抑止することが可能です。結果的に、従業員の健康リスクや法令違反も未然に防げます。
労働時間の管理にもしも不備があったとすれば、未払い残業や長時間労働も発生しかねません。最悪の場合、従業員の健康被害や労働紛争などを招いてしまうおそれも出てきます。
正確な勤怠管理は企業の健全な運営に欠かせない要素です。勤怠管理システムの導入によって、労働時間管理の不備がもたらす企業リスクを回避することができるでしょう。

法令遵守の徹底と法改正対応の自動化

勤怠管理システムには労働基準法のルールが事前に組み込まれており、法改正に応じて自動更新されていくため、管理者にとって法令遵守の徹底が容易です。
たとえば残業量が超過し、気づかぬうちに法令を逸脱する長時間労働が行われそうになった場合、システムに搭載されているアラート機能で法令違反に対する警告が行われます。これにより、法令に準拠した正確な労働時間管理が可能です。
また、制度変更時にはシステムのアップデートが行われるため、運用ルールを個別に見直したりマニュアルで修正したりする手間が省けます。
勤怠管理システムの導入は、企業のコンプライアンス遵守においても大きな効果を発揮します。

従業員満足・エンゲージメントの向上

勤怠管理システムの導入は、従業員満足やエンゲージメント（※）の向上を図るうえでも効果的です。
勤怠管理システムを使えば、勤怠データが正確に記録され、そのまま給与計算システムと連携できるため、未払いや計算ミスなどのトラブルが起こりにくくなります。結果として、「自分の働いた分が正しく反映されている」という安心感を得られ、給与に対する納得度も高まるでしょう。
さらに、正確な勤怠データに基づいて勤務態度や働き方を評価できるため、人事評価の公正性も向上します。評価の透明性が高まれば、「頑張りが正当に認められる」という信頼につながり、従業員のモチベーションや会社への愛着にも良い影響を与えます。
このように、勤怠管理システムは単なる業務効率化だけでなく、従業員が安心して働ける環境づくりの一助となる存在です。

（※）エンゲージメント：組織や仕事に対しての愛着や熱意のこと

勤怠管理のシステム化が労務管理にもたらす4つのメリット

勤怠管理のシステム化は、労務管理に多くのメリットをもたらします。
たとえば、入力や集計といった計算業務の負担を軽減するのは、勤怠管理システムの主なメリットです。
また、不正打刻の防止や法改正への迅速な対応も期待でき、正確なデータに基づいた労務管理が可能になります。
ここでは、システム導入における4つのメリットを確認しましょう。

【メリット①】従業員ごとの多様な働き方へ柔軟に対応できる

従業員ごとの多様な働き方に柔軟に対応できるという点は、勤怠管理システムの大きなメリットです。
出社しなければタイムカードを押せない紙ベースの勤怠管理と異なり、勤怠管理システムではWebを経由したさまざまな打刻方法を選ぶことができます。
従業員はどこにいても出退勤時刻を記録できるので、リモートワークやフレックスタイム制といった就業形態や、現場への直行・直帰などにも対応が可能です。
また、正社員、パート、アルバイトといった異なる雇用形態に合わせた勤務時間集計や休暇管理が行えることも、勤怠管理システムの強みのひとつといえます。

【メリット②】打刻のミスや不正を防止し勤怠記録の信頼性を担保できる

勤怠管理のシステム化による2つ目のメリットは、打刻のミスや不正を防止できる点です。
打刻方法にはICカードやスマートフォン、パソコン利用などがあり、出退勤時刻のデータはインターネットを通じてリアルタイムにサーバーに記録されます。そのため、タイムカードや自己申告制でありがちなデータの改ざんは不可能です。
また、GPSや生体認証を活用するような打刻方法もあり、こうしたシステムを用いた場合は居場所や本人自身を特定するので、ますます不正の入り込む余地はありません。
打刻ミスや不正を排除し、勤怠記録の信頼性を担保できるのも勤怠管理をシステム化するメリットです。

【メリット③】労務担当者の業務負担を軽減できる

勤怠管理のシステム化による3つ目のメリットは、労務担当者の業務負担を軽減できるということです。
勤怠管理に関する手続きや申請作業をシステム上で行えるため、従業員の勤務時間や休暇取得状況が正確に把握できます。
また、集計した勤怠データは給与計算システムへ自動連携されるので、入力の手間が省けるだけでなく、支払額の計算ミスもなくなります。
これらの労務管理業務の効率化によって労務担当者の負担は減り、その結果より重要な業務に集中できるようにもなるでしょう。

【メリット④】就業規則に沿った勤怠管理がスムーズになる

勤怠管理のシステム化による4つ目のメリットは、自社の就業規則に沿った勤怠管理をスムーズに行えることです。
就業規則には、労働基準法で定められた「労働時間」や「賃金」などの項目が必ず記載されています。勤怠管理システムでは、こうした自社独自の就業ルールを初期設定に組み込むことができるため、規則に沿った運用を自動で実現することが可能です。
たとえば、所定労働時間や残業の計算ルール、有給休暇の付与基準などを設定しておけば、人の手を介さず正確に処理されるため、ルール違反や運用のばらつきが起きにくくなります。
さらに、記録された勤怠データをもとにすれば、就業規則に則った客観的で公平な人事評価にも活用でき、評価の透明性向上にもつながるでしょう。

労務課題解決をサポートする勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの導入を検討する場合は、まずは自社の労務管理にどんな課題があるのかを明らかにしたうえで、その解決につながるシステムを選ぶことが重要です。
ここからは、自社の労務管理課題の解決につながるシステムの選び方のポイントについて見ていきましょう。

多様な働き方に対応しているか

フレックスタイム制や裁量労働制、リモートワーク、副業など、多様な働き方を導入する企業が増える中で、勤怠管理システムにも柔軟な勤務形態に対応できる機能が求められます。
たとえば、コアタイムの有無やみなし労働時間の設定、シフト勤務、短時間正社員など、制度ごとの管理ルールを細かく設定できるかどうかは重要なポイントです。また、スマートフォンやPCからの場所を問わない打刻機能や、直行直帰・テレワークへの対応も、多様な勤務環境を支える上で欠かせません。
こうした柔軟な対応ができるシステムを選ぶことで、制度の違いによる勤怠管理のばらつきを防ぎ、従業員一人ひとりに合った働き方を支援する労務環境を整えることができます。

打刻漏れや不正が防げるか

勤怠管理システムを選ぶ際に、打刻漏れ防止の機能が備わっているかどうかのチェックは重要です。
Web打刻が可能であれば、タイムカードなどの紙やExcelでの管理とは異なり、リモートワークや出張、直行・直帰などにも柔軟に対応することができます。また、生体認証やGPS打刻機能も付属していれば、不正打刻防止の精度をより高められるでしょう。
さらに、打刻漏れがあった場合にアラート通知する機能があるかどうかもしっかりチェックしておきたいポイントです。

管理者と従業員の双方が残業や休暇を把握・管理しやすいか

勤怠管理システムは、管理者だけでなく従業員にとっても「残業や休暇の状況を把握・管理しやすいかどうか」が重要な選定ポイントです。
なぜなら、従業員が自分の勤怠状況をリアルタイムで把握できれば、働き方の自己管理がしやすくなり、労働時間の調整や休暇取得の計画が立てやすくなるからです。また、管理者側も個別の残業時間や有給取得状況を確認しやすくなり、働きすぎの抑制や適切な人員配置につなげることができます。
クラウド型の勤怠管理システムであれば、各従業員の出退勤時刻や労働時間のデータが自動で記録され、いつでも最新の情報を確認することが可能です。
さらに、有給休暇の残日数が表示される機能があれば、申請前に残数を把握でき、無駄なやり取りや申請ミスを防げます。ほかにも、休暇申請・承認フローがシステム内で完結すれば、紙の申請書やメールによる確認が不要になり、業務効率も大幅に向上します。
このように、管理者と従業員の両者が勤怠や休暇を正しく把握・管理できる環境は、労務リスクの軽減だけでなく、職場全体の生産性と満足度の向上にもつながります。

給与計算システムと連携できるか

勤怠管理システムを選ぶ際には、給与計算システムと連携できるかどうかを必ずチェックしておきましょう。
他システムとの連携機能があれば、勤怠データを給与計算システムにCSV出力やAPI連携などで自動反映できるため、手入力が不要になり業務の省力化とミスの防止につながります。
また、単に連携できるかどうかだけでなく、割増賃金や各種手当など自社ルールに応じたデータが正しく出力できるか（カスタマイズ可能か）も重要です。
出力形式が限定的だと結局手作業での加工が必要になり、ミスや工数増の原因になるため、「実務で使えるデータが出せるか」まで含めて確認することが重要です。

セキュリティやサポート体制が充実しているか

勤怠管理システムを選ぶ際には、セキュリティの信頼性とサポート体制の充実度が非常に重要な選定ポイントとなります。
勤怠データには氏名・勤務時間・部署情報などの個人情報が含まれており、情報漏えいや不正アクセスが発生すれば、企業の信用に大きなダメージを与えかねません。また、システムの導入や運用に不安を感じる企業にとっては、初期設定の支援やトラブル時の迅速な対応があるかどうかも安心して利用を継続するための大きな要素です。
たとえば、データの暗号化やIP制限、ログイン管理などの高度なアクセス制御機能が備わっていれば、社内外の不正利用リスクを抑えることができます。さらに、チャット・電話・メールなどの多様なサポート窓口が用意されており、導入時の初期設定支援から運用中のトラブル対応まで手厚くフォローしてくれるサービスであれば、安心して利用を始めることができるでしょう。
こうした点に加えて、導入コストや月額料金と提供機能のバランスを比較し、費用対効果が見込めるかを確認することも重要です。
セキュリティとサポートの両面が整った勤怠管理システムを選ぶことは、情報保護とスムーズな運用の両立を実現するうえで欠かせません。

勤怠管理システムを導入して自社の労務課題を解決しよう

ここまでお伝えしてきたとおり、労務管理、勤怠管理の一連の業務は、従業員の健康と安全を守りながら能力を最大限発揮できる環境作りのために必要不可欠です。
一方、働き方が多様化するなかで、従来の勤怠・労務管理だけでは対応しきれない課題が増えています。
労働時間の把握ミスや打刻漏れ、長時間労働の見逃しなど、対応を誤れば法令違反や従業員の健康被害にもつながりかねません。
そうした課題をまとめて解決できるのが、株式会社ラクスのクラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」です。
「楽楽勤怠」は、多様な働き方への対応、打刻不備の防止、残業・休暇の見える化、給与計算システムとの連携、そして充実したサポート体制まで、労務管理全体の効率化と正確性を実現できます。
勤怠管理の見直しを通じて、従業員が安心して働ける環境づくりを進めてみませんか？
労務課題の解決に向けて勤怠管理システムの導入を検討される際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。