飲食店のタイムカードやExcelによる勤怠管理は限界？システム活用で業務を効率化

飲食店の勤怠管理にありがちな4つの課題

飲食店の勤怠管理は、従業員の勤務形態やシフトの複雑さ、法令遵守の観点からも課題が多く、現場・本部の双方に負担がかかりやすい業務の一つです。勤務時間の集計やシフト調整に手間がかかるだけでなく、打刻ミスや不正申告、コンプライアンス対応への不安もつきまといます。ここでは飲食店特有の4つの課題を整理し、解決の糸口を探っていきます。

＜課題①＞勤務時間の集計が大変

勤務時間の集計作業にかかる負担は、飲食店における勤怠管理の大きな課題の一つです。
飲食店ではパートやアルバイトなど多様な働き方をする従業員が多く、日によって勤務パターンが変動するため、集計が複雑化しやすいからです。
たとえばタイムカードや紙の勤務表で勤怠管理を行っている場合、月末の締め日に集計作業が集中し、時間的な負担が大きくなります。また、Excelなどの表計算ツールで手入力する運用ではヒューマンエラーが発生しやすく、集計結果の確認や修正に時間がかかることも少なくありません。
このように、飲食店における勤務時間の集計作業には多くの工数と注意を要するため、管理者の業務負担や残業の常態化につながるケースもあります。
そのため、勤務時間の集計業務を効率化することは、飲食店にとって喫緊の課題といえるでしょう。

＜課題②＞シフト作成や管理に手間がかかる

飲食店でのシフト作成や管理には、多くの時間と労力がかかります。
その理由は、パートやアルバイトなど勤務時間が異なるスタッフが多く、各自の希望や法律のルールに配慮しながら人員配置を考える必要があるからです。
たとえば急な欠勤や遅刻、勤務時間の延長があれば、そのたびにシフトの見直しが必要になり、管理者は都度調整しなければなりません。また、紙やExcelでシフトを管理していると、「誰が」「どこで」「いつ」働いたのかという情報がバラバラになり、後から確認しづらくなることもあります。
さらに、複数の店舗を運営している場合、それぞれの店舗で働くスタッフの状況を把握するのが難しくなり、ますます管理の手間が増えてしまいます。
このように、飲食店ではシフト作成や管理が複雑になりやすいため、業務をもっと簡単に、わかりやすく行えるしくみが求められています。

＜課題③＞勤務時間の申告にミスや不正が発生しやすい

飲食店では、勤務時間の記録ミスや申告上のトラブルが起こりやすい環境になりがちです。
その理由は、非正規雇用のスタッフが中心であったり勤務時間やシフトが不規則となったりするうえ、店舗によっては責任者が常駐していない時間帯も多いためです。
こうした体制では、スタッフ自身による申告に頼る運用となり、意図的でなくても記録ミスや申告漏れが生じるリスクが高くなります。
たとえば、紙やExcelでの記録は手書き・手入力による自由度が高く、記載ミスや修正忘れなどのエラーが発生しやすくなるでしょう。また、タイムカード打刻では、他の従業員に頼んで代理打刻を行うといったケースもありえます。これは不正というよりも、ルールや仕組みがそれを許してしまう構造になっていることが課題です。
こうした背景から、記録ミスや不適切な申告を防ぐには、人の意識や注意だけに頼るのではなく仕組みそのものを見直し、デジタルで管理できる体制の整備が求められています。

＜課題④＞法令違反のリスクに不安を抱えている

飲食店では、労働時間の管理における法令違反リスクに対して不安を感じる人事労務担当者も多いのではないでしょうか。
その背景には、パート・アルバイトなど雇用形態が多様なうえ、シフトも不規則であるため、従業員ごとの労働時間や残業時間を正確に管理するのが難しいという実情があります。さらに、勤怠管理の担当者自身が店舗業務や接客などを兼務しているケースも多く、法改正や制度変更の内容を把握し、対応まで行う時間的・人的余裕が持ちにくい状況です。
たとえば、36協定に基づく時間外労働の上限管理や、月60時間超の残業に対する割増賃金率などは定期的に見直しが入るため、常に最新の法令に対応しながら手作業で運用していくのは現実的に困難です。小さな集計ミスや算出漏れが、そのまま未払い残業や法令違反につながるリスクもあります。
こうした不安を解消するためには、法令遵守を自動的かつ強力にサポートしてくれるシステムの導入が求められます。

• （※）参考：厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」

飲食店が勤怠管理システムを導入するメリット

シフトの複雑さ、打刻ミス、勤務実績の集計漏れなど、飲食店の勤怠管理には、手作業では対応しきれない課題が山積しています。こうした負担を解消する手段として注目されているのが、勤怠管理システムの導入です。ここでは現場の効率化と精度向上を同時に実現できるそのメリットを具体的に紹介します。

従業員ごとの勤務時間を適正に管理できる

勤怠管理システムでは、従業員ごとの勤務時間を正確に管理できることが最大の特徴です。
飲食店では、勤務日数や時間帯が従業員ごとに大きく異なるため、手作業では集計ミスや対応漏れが発生しやすくなります。
しかし、勤怠管理システムを活用すれば、出退勤時刻をリアルタイムで記録しながら雇用形態に応じた集計も自動化されてスムーズに行えます。
たとえば、正社員には所定労働時間制、アルバイトにはシフト制を採用するなど、雇用形態ごとに勤務ルールが異なることも多いでしょう。
勤怠管理システムでは、こうした違いをあらかじめ設定しておくことで、残業や深夜手当の計算も自動で行えます。そのため、人為的な集計ミスを防ぎながら、正確で効率的な労務管理が可能になります。
こうした的確な管理は労務トラブルの抑止だけでなく、従業員からの信頼にもつながります。

複数店舗間で従業員の勤怠データを一元管理できる

勤怠管理システムでは、店舗ごとの打刻データや勤務実績がシステム上に集約されるため、複数店舗を展開する飲食店でも従業員の勤怠情報を一元的に管理できます。
店舗ごとに異なる方法で出退勤を管理している場合、データの回収や集計が煩雑になり、全体の労務状況を集約し把握するのが困難です。
しかし、勤怠管理システムを導入すれば、各拠点の勤怠データをリアルタイムで確認できるうえ、ヘルプ勤務など店舗をまたいだ勤務状況も即時に反映されます。
その結果、業務の属人化を防ぎつつ、人事労務管理の精度と効率が大きく向上します。

シフト作成や管理を効率化できる

勤務シフト作成や管理を効率的に行えるのも、勤怠管理システムのメリットです。
飲食店では、希望シフトの取りまとめや人員の過不足調整、突発的な変更対応など、シフトの作成や管理に毎回多くの労力がかかるのが実情です。こうした業務も、勤怠管理システムを導入することで、スムーズに進めることができます。
たとえばシフト作成においては、従業員ごとの希望シフトをパソコンやスマートフォンから提出・収集できるほか、あらかじめシステムへシフトパターンを設定しておくことでスムーズにスケジュールを組むことが可能です。
また、作成したシフトの配置人数や人件費、月間時間数などの確認と変更もシステム上で行えるため、調整や変更に手間がかからずスピーディに対応できます。
その結果、管理者の負担が軽減されるだけでなく、現場の混乱も抑えられ、より安定した店舗運営が実現するでしょう。

多様な打刻方法でミスや不正を防止できる

多様な打刻方法を搭載している勤怠管理システムは、打刻漏れや代理打刻といったミスや不正の防止に貢献します。
勤怠管理システムには、スマートフォン・タブレット・ICカード・顔認証・GPS打刻など、さまざまな打刻方法が用意されており、現場の環境や従業員の働き方に合わせた柔軟な運用が可能です。
これにより、従業員一人ひとりにとって無理のない方法で正確な打刻を促せるため、ミスや不正のリスクを自然と低減できます。また、打刻データはリアルタイムで自動集計されるため、管理者側の確認や修正の手間も最小限に抑えられます。
勤怠管理システムの導入による打刻方法の多様化は、精度の高い勤怠管理と業務効率の両立を支える大きなメリットといえるでしょう。

法令違反を防止できる

勤怠管理システムの導入により、法令違反のリスクを未然に防ぐ体制を構築できます。
とくに飲食業では、36協定に基づく時間外労働の上限管理や残業代の適正な支払いなど、法令遵守に関する実務負担が大きく、対応に不安を抱える管理者も少なくありません。
勤怠管理システムには、たとえば「36協定の上限が近づいた際に自動でアラート通知する」「深夜勤務や法定外残業に対して正確な割増賃金を自動で計算する」といった機能が備わっており、制度への対応を標準化し人的ミスや集計漏れを防げます。
また、本部側で各店舗の勤怠データをリアルタイムで把握できるため、早期の是正判断やコンプライアンス意識の浸透にもつながります。
さらに、クラウド型（※）の勤怠管理システムであれば、法改正や制度変更にもスムーズに対応できます。
システムの提供元で自動アップデートが行われるため、都度マニュアル修正や設定変更に追われることなく、常に最新の法令に準拠した運用が可能です。
このように勤怠管理システムは、現場と本部の負担を軽減しながら、コンプライアンス強化と業務効率化を両立する有効な手段です。

（※）クラウド型：インターネット経由でシステムを利用する方式で、パソコンやスマートフォンから常に最新の状態でアクセスできるのが特徴

飲食店が勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムは非常に有効なツールですが、導入時には初期設定、コスト負担、また使用者がきちんと使いこなせるかなど、いくつかの不安要素がないわけではありません。しかし、パソコン操作が苦手な人でも使いやすい画面構成のシステムを選ぶことや専任サポートを活用すること、費用対効果を事前に試算しておくことなどで、課題は十分に解消可能です。
ここでは、飲食店が導入時に気をつけるべきポイントと、スムーズに定着させるための対策を紹介します。

ある程度のITリテラシーが求められる

勤怠管理システムはITシステムの一端でもあるため、使用には多少なりともITリテラシーが必要です。
店舗や本部の管理者だけでなく現場の従業員も打刻などで勤怠管理システムを日常的に使うことになり、それまで紙やExcelで管理していた店舗では、最初は操作に戸惑うこともあるかもしれません。
ただ、近年のシステムは直感的に使える画面設計が多く、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも簡単に操作できるため、ITが苦手な人でもすぐに慣れやすいのが特徴です。
導入時にマニュアルや研修サポートが整っているサービスを選べば、現場の混乱も抑えられ、スムーズな定着が期待できるでしょう。

コストが発生する

勤怠管理システムの導入には、大きく分けて初期費用と月額費用の2種類のコストが発生します。
初期費用はシステムによって異なりますが、一般的に数万円から数十万円と比較的大きな出費となるケースが多く、特に複数店舗や多人数の運用を想定する場合はコストが上がる傾向にあります。
また、運用開始後は、従業員1人あたり数百円程度の月額利用料がかかるのが一般的です。
ただし、紙やExcelでの管理に比べて、集計ミスや労務トラブルの削減、業務の効率化による人件費圧縮などの効果が期待できるため、中長期的には十分な費用対効果が見込めます。
コストだけでなく、中長期的な視点で得られる効果や業務負担の軽減までを踏まえて、導入を検討することが重要です。

導入に手間がかかる

勤怠管理システムは便利な一方で、導入時の初期設定にはある程度の手間がかかります。
特に飲食店では、複雑なシフトや雇用形態に合わせた細かな設定が必要になることが多くなりがちです。
ただし、設定代行やサポート付きのプランを提供しているサービスもあり、適切に活用すればスムーズな導入が目指せます。
初めて勤怠管理システムを導入する場合や初期設定に不安がある場合は、事前に導入時のサポート有無を確認した上で、自社で問題なく導入できそうかを調べておきましょう。

自社の就業規則に対応しきれないことがある

勤怠管理システムを導入しても、自社の複雑な就業規則に完全対応できないケースがあります。
たとえば休憩時間の分割ルールや変則シフト、雇用形態ごとの異なる締め日など、システムの初期設定やカスタマイズが必要な項目も多く存在します。
導入前には、自社の運用に照らして対応可否を十分に確認し、柔軟に設定変更ができる製品を選ぶことが重要です。
また、必要に応じて開発元やサポート担当に相談するようにしましょう。

飲食店に求められる勤怠管理システムの機能

飲食店の勤怠管理では、シフトの複雑さやスタッフごとの働き方、法令遵守など多くの配慮が求められます。こうした課題を確実にカバーするには、業種特化の機能を備えた勤怠管理システムが不可欠です。
ここでは、飲食業における日々の業務を支え、現場と本部の双方にメリットをもたらすために必要な勤怠管理システムの機能について紹介します。

自社の運用に合った豊富な打刻機能

飲食店が勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の運用に合う打刻機能が充実しているかどうかを確認しましょう。
飲食店では業態や営業時間、店舗の広さによって打刻環境もさまざまです。タイムカードやICカード、スマートフォンによるモバイル打刻、タブレット端末での顔認証打刻など、運用に合った方法を選ぶのはシステム選定の重要なポイントだといえます。
たとえばチェーン店では、従業員が複数店舗で勤務する場合にGPS打刻やスマートフォン打刻があることで、場所を問わず勤務実態の可視化が可能です。
さらに、誰でも直感的に操作できる画面設計であるかどうかも併せて確認しておきましょう。

打刻ミスや不正の防止機能

飲食店が勤怠管理システムを導入する際、打刻ミスや不正を防ぐ機能の有無は非常に重要なポイントです。
その理由は、飲食業の現場が常に多忙であることに加え、パート・アルバイトなどの非正規スタッフが多く、正確な打刻管理が難しい状況にあるためです。
こうした課題に対しては、以下のような防止機能が備わっている勤怠管理システムを選ぶことで対策できます。

上記のような機能があれば、システム上で入力漏れや打刻の不正・不備をリアルタイムに把握でき、管理者のスピーディな対応が可能です。
結果として労務管理の正確性が高まり、管理者の確認・修正作業の負担も大幅に軽減されます。

シフト作成・管理機能

勤怠管理と共にシフトの作成や管理が可能なシステムであれば、飲食店での大幅な業務効率化につながります。
勤怠管理システムによってシフト作成・管理機能の有無や内容は異なるものの、希望シフトの収集からシフト作成、チェックなどがシステム上で可能になることが一般的です。
たとえばラクスが提供するクラウド型勤怠管理システムの「楽楽勤怠」では、従業員側のシフト希望収集から自動割当、勤怠実績との連携までをシステム上でワンストップで行えるため、管理者の負担を減らしながらスムーズなシフト作成・管理が可能です。。また人件費の自動計算ができるほか、出勤簿との連携も可能なため、勤怠管理の精度も高まります。
シフト作成・管理機能の有無のほか、自社の運用に沿って活用できるのかも確認し、飲食店における、シフト業務の効率化と現場の混乱防止のための仕組み作りを目指しましょう。
「楽楽勤怠」でも勤怠管理と連動したシフト作成・管理機能をご用意しているので、飲食店向けの勤怠管理システムをご検討されている場合はぜひ参考にしてみてください。

給与計算システムとの連携

飲食店での勤怠管理システム導入においては、給与計算システムと連携可能かどうかも確認しておきたいポイントです。
勤怠情報の集計から給与計算までの一連の作業がシステム上で完結できれば、複雑化しやすい飲食店における給与計算ミスが防止可能なほか、勤怠締め時期の処理にかかる業務負担削減に大きく貢献します。
給与計算システムとの連携可否だけでなく、自社の給与項目に合わせた集計項目の設定が勤怠管理システム上で可能なのかも確認しておきましょう。たとえば、深夜や残業手当の計算のために、従業員ごとの働き方に応じた勤務パターン設定ができるかどうかなども重要です。
勤怠管理システムと給与計算システムのスムーズな連携によって、複雑化しやすい飲食店の給与計算業務の正確性向上と効率化を目指しましょう。

法令に沿った勤怠管理をサポートする機能

法令遵守をサポートする機能が備わっているのかどうかも、飲食店における勤怠管理システム選びを行う際に重要なポイントです。
労働時間の上限を超えていないか、割増賃金は正しく支払われているかなど、日々の業務の中で細かな確認を続けるのは現場にとって大きな負担です。その点で、勤怠管理システムには法令遵守をサポートする以下のような機能が備えられています。

このような機能を活用することによって確認作業が自動化され、法令違反や労務リスクの発生も抑えることができるでしょう。

飲食店の勤怠管理システム導入での失敗を防ぐポイント

飲食店が勤怠管理システムの導入を成功させるには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。単に機能や価格で選ぶと、自社に合わず現場が混乱するケースも少なくありません。ここでは、導入時によくあるつまずきや失敗を防ぐために、目的の明確化や従業員目線の使いやすさなど、実践的なチェックポイントを紹介します。

導入目的を明確にする

飲食店における勤怠管理システムの導入効果を最大化するには、「何のために導入するのか」を明確にすることが大切です。
導入目的が曖昧なままだと現場での運用が定着しにくく、かえって混乱を招くこともあります。
たとえば「シフト作成の自動化」なのか、「法令遵守の強化」なのかで、選ぶべき機能や重視する操作性は異なります。
自社の課題や改善したい業務を整理し、関係者で共有したうえで選定・導入を進めることで、失敗を防ぎ、導入効果を実感しやすくなります。

従業員の使いやすさを考慮する

飲食店で勤怠管理システムを導入する際は、従業員にとっての使いやすさを確認することが重要です。
いくら高機能でも現場で使いづらさを感じてしまうようであれば、操作ミスが頻発し、定着しにくくなるでしょう。特にスマートフォンやタブレットでの打刻が主流になる飲食業界では、画面のわかりやすさや操作の直感性が求められます。
導入前にデモ画面を確認し、システムのユーザーインターフェイスが自店での使い勝手に適しているかを見極めることが、従業員の使いやすさと円滑な定着につながります。

自店に必要な機能を見極める

飲食店で勤怠管理システムを導入する際には、自店にどんな機能が本当に必要なのかを検討し、しっかりと見極めておきたいものです。
勤怠管理システムは、機能がシンプルな製品から非常に多くの機能を備えたタイプまでさまざまです。多機能であっても自店に不要な機能が多いのであれば、それにコストをかける必要はありません。
たとえば、スタッフが少ない個人店であれば、基本的な打刻・集計機能に絞ったプランが適しているでしょう。一方、複数店舗を展開しているような場合は、データの一元管理やシフト調整機能、給与計算ソフトとの連携などが重要になってきます。
導入前に業務フローを整理し、自店にフィットした機能を選定することで効果的な運用が可能になります。

導入コストが見合っているかを確認する

自店の業務効率化おいて、勤怠管理システム導入によるコストが適正かどうかをチェックするのも重要なポイントです。
システムには月額利用料に加え、初期設定費用が発生するケースが多く、自店の業務規模に合わないサービスを選ぶと費用対効果が見合わない場合もあります。
たとえば、小規模店舗には必要最低限のプランを、大規模チェーンには機能が充実したプランを選ぶなど、コストと機能のバランスを見て判断することが求められます。
「価格」だけでなく「業務効率化」「法令対応」「従業員満足度の向上」といった視点でも、費用が妥当かどうかを検討することが大切です。

勤怠管理システムの導入で飲食店の勤怠管理業務を効率化しよう

飲食店の勤怠管理では、多様な勤務形態や複数店舗展開による煩雑な運用が発生しがちですが、それらを一元管理的に管理できる機能が揃っているのが勤怠管理システムの強みです。
クラウド型勤怠管理システムの「楽楽勤怠」では、スマートフォン・ICカード・顔認証など多様な打刻方法に対応し、従業員ごとの働き方に応じた勤務時間の自動集計が可能です。
また、シフト作成機能が搭載されているため、勤務時間の希望収集・自動割当・実績比較・人件費試算までワンストップで対応でき、人事労務担当者の負担軽減と現場の混乱防止に貢献します。さらに、36協定の超過アラートや割増賃金の自動計算、各店舗の状況を本部で一括管理する機能も備えており、法令遵守も万全です。
「楽楽勤怠」は、充実のサポートと直感的な画面設計により、初めて勤怠管理システムを導入する場合やITに不慣れな方でも安心して使えます。
複雑化しやすい飲食店の勤怠管理業務をより正確に、より効率的に行いたい場合は、ぜひ「楽楽勤怠」の導入をご検討ください。