WEB打刻のメリットとは？勤怠管理の効率化に役立つ理由

WEB打刻とは？

WEB打刻とは、「インターネット環境を通じてパソコンやスマートフォンなどの端末から出退勤の打刻を行う」勤怠管理方法です。
従業員は、PCやスマホ、タブレットなどのモバイル端末を通じて出勤・退勤の時間を打刻します。専用のWEBブラウザやアプリなどから、手軽に、かつ正確にデータを送信できるというものです。企業（経営者）側は、このWEB打刻に対応した勤怠管理システムを導入することで、リアルタイムに従業員の勤怠データを把握したり、正しい給与計算ができたりします。

これまで広く浸透してきたタイムカード方式は、従業員が紙製のタイムカードをレコーダーに挿入して出退勤を打刻し、企業はそれに記録された時間を書類やPCの表計算ソフト（エクセル）などに転記して勤務時間を把握するというものでした。従業員にとっては「簡単に申告できる」「しっかり記録を残せる」というものであり、企業にとっても「給与計算の情報がわかりやすく得られる」「導入コストが安い」といったメリットがある一方で、企業側は集計の過程での転記ミスや計算ミス、複数の雇用形態や業務状況に伴う管理の複雑化といった課題も抱えており、これらはいずれもタイムカード方式のようなアナログ作業を行う際のデメリットと考えられてきました。対して、インターネットを通じて行うWEB打刻による勤怠管理は、従来の勤怠管理におけるさまざまな問題を解消し得る方法となります。

WEB打刻による勤怠管理のメリット・デメリット

WEB打刻のメリット

企業は、従業員の労働時間を適正に把握・管理することが責務です。
労働基準法では、使用者（企業・経営者）が労働者（従業員）の「労働日ごとの始業・終業時刻を確認すること」や、「客観的な記録を基礎として（確認し、）記録すること」などが定められており、そのために措置を講ずることが求められています。
WEB打刻は、企業によるそれらの具体的な取り組みにおいて、非常に有効と考えられます。

WEB打刻のメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

●労働時間を正確に把握できる
●データ改ざんなどの不正防止に役立てられる
●業務の効率化が図れる
●給与システムとの連携が可能
それぞれの内容について、解説します。

●労働時間の正確な把握

まず、従業員はパソコンやモバイル端末などからいつでもどこでもリアルタイムに出退勤の打刻ができるため、打刻機（レコーダー）にタイムカードを挿入するという物理的な手間が必要ありません。打刻機が近くになかったり、複数の人が集中して打刻機に向かうことで混雑してしまったりという状況が起こりにくいのです。
リモートワークや直帰がよくあるといった業務形態にも、時間や場所を問わず利用できるWEB打刻なら柔軟に対応できます。打刻しやすい環境になることで、労働時間の正確な把握がしやすくなります。

●データ改ざんなどの不正防止

従来のタイムカードや書類、場合によってはエクセルなどで出退勤の時刻を報告する方法は、時刻の書き直しや改ざんといった不正が起こるリスクがありました。 WEB打刻にすることでデータ履歴の修正に制限をかけたり、GPS機能などを活用して位置情報を取得しないと打刻できないように設定するなどして不正打刻・改ざんのリスクを低減することができます。

●業務の効率化

従業員が打刻した勤務データは、システムによって自動的に収集されます。企業の担当者による手動での転記作業が不要なため、写し間違いなどによるミスは大きく軽減されます。

●給与システムへの連携

WEB打刻に対応している勤怠管理システムは、給与計算システムにデータを連携させることができるサービスがあります。これにより、 手動で転記する手間が不要となり、転記ミスが大幅に減ることになります。時給制・月給制の従業員が混在しているなど、勤務形態が多岐にわたる企業でも、円滑な処理が可能となります。

• （参考）：労働時間の適正な把握のために 使用者が講ずべき措置に関する基準【厚生労働省】

WEB打刻のデメリット

一方、WEB打刻を導入するうえでのデメリットを挙げるとするならば、費用や導入設定の準備に時間がかかること、専門知識をもって継続的にシステム運用をしなくてはならない点でしょう。

主に、次のようなことがいえるのではないでしょうか。

●導入や運用にコストがかかり、効果が見えにくい
●インターネット環境が欠かせない
●不慣れな従業員の教育が必要になる
●セキュリティ対策が重要
これらについても、詳しく見ていきましょう。

●導入や運用にコストがかかり、効果が見えにくい

企業がWEB打刻に対応するには勤怠管理システムの導入が必要です。システムを導入する際には、相応の費用に加えて自社で利用できるようにシステム内の設定を調整するなど事前準備が必要になります。

●インターネット環境・端末の準備が欠かせない

企業側のインターネット環境や従業員が利用する打刻用端末が必要不可欠となります。
従業員ごとに端末を用意する必要がある場合、費用がかかります。

●不慣れな従業員の教育が必要

勤怠管理に対応する部署の担当者が勤怠管理システムの操作を習得できるよう、また従業員が円滑にWEB打刻できるよう、 各種端末の利用に不慣れな人・不得意な人もしっかり説明や教育をすることが必要となります。

●セキュリティ対策が重要

インターネットを用いるシステムを運用するなら、情報漏洩リスクを最小限に抑えられるようにしなくてはなりません。 従業員の勤務時間や個人情報を守るため、システム全体に強固なセキュリティ対策が不可欠となります。

メリット、デメリットそれぞれあるため、自社はシステム化にメリットを見出しやすい状況であるのか改めて整理したうえで検討すると良いでしょう。
主に、次のような企業におすすめです。

WEB打刻はこんな企業におすすめ

企業の規模や業務形態などによって、WEB打刻の導入は大きなメリットを生み出します。では、それはどのような企業なのでしょうか。

従来型の打刻方法に問題が生じている企業

これまでの主流だったタイムカードやエクセルなどの表計算ソフトを用いる勤怠管理に対し、そのメリットを享受しつつ、併せて問題点も感じているという企業は、ぜひともWEB打刻ができる勤怠管理システムの検討をおおすめします。

先述のとおり、システム化による大きなメリットは「労働時間を正確に把握できる」「ミスやデータ改ざんなど人為的ミスを防止できる」ところです。アナログ管理による問題点をシステム化によって広くカバーすることができるでしょう。

オフィスでPCによる作業が多い企業

WEB打刻にはインターネット環境が不可欠であるため、もともと充実したネットシステムを導入しシステムエンジニアが活躍しているようなオフィスには非常におすすめです。従業員一人ひとりが、PC・スマホ・タブレット端末などの扱いに慣れており、業務利用に抵抗がないというような企業に向いているといえます。

オフィス外の勤務形態がある企業

業務形態がオフィスなど社内だけでなく、営業訪問や出張などで社外に出ていく、遠隔地で作業する、あるいはリモートワークをしているといった従業員がいる企業に適しています。社内に設置されている打刻機の利用や出勤簿への記入によって出退勤管理を行っている場、適切な打刻時間の把握ができません。デバイスから出退勤の時間を打刻できるようになることで、企業の勤怠管理の円滑化・効率化にも貢献すると考えられます。

規模が大きく従業員数の多い企業

企業規模が30名以上と大きく、多くの従業員が働いていたり支店・支社まで広く管理していたりという企業には、WEB打刻が向いています。
経営者および担当者は、従業員一人ひとりの正確な勤怠データを把握しなければなりません。しかし、企業規模が大きく多くの従業員を抱えている場合、それぞれの労働時間の把握や給与計算など担当者の作業は繁忙を極めることでしょう。
まして、正社員とパート・アルバイトなどさまざまな雇用形態が混在し、残業や有給休暇取得が多々ある業種ではさらに煩雑になってしまいます。

WEB打刻は、従業員の勤怠データをシステムが自動で集計するため、管理する人数が多かったり業務形態が複雑だったりという場合にも対応することができます。

WEB打刻対応の勤怠管理システムをチェック

WEB打刻には、「従業員は、各種手元の端末で簡単に出退勤の時間を打刻できる」「企業は、対応している勤怠管理システムでそれらを自動的に集計し、労働時間などの勤怠データを正しく管理できる」といった特長があることを紹介してきました。
さらに、WEB打刻に対応している勤怠管理システムは、従来の打刻方法にはなかった様々な機能があります。具体的にはどういう機能があるか、「楽楽勤怠」を例に確認していきましょう。

残業申請や休暇申請をシステム内ですべて完結

残業申告制の会社などの場合、 従業員が外出先など社外からも申請したり、企業側もすぐにその承認ができたりするため、勤怠管理システム内ですべてが完結します。また、休暇申請・承認もシステム内のフローを用いて簡単に管理できるため、日々の申請業務をシステムに任せることができます。

残業や打刻漏れにアラート表示が可能

タイムカードで勤怠管理している場合、最終的な集計は表計算ソフトなどを用い、人の手によって行わなければなりません。打刻漏れや申請のし忘れなどが起きたときには、一つずつ確認して修正する作業の手間もかかります。

また、日々の打刻だけでは従業員の残業状況がリアルタイムに把握できないことも、タイムカードの問題点のひとつです。最終的に集計してみたら、そこで初めて36協定違反に抵触してしまうほどの長時間労働が判明した、などといったことが起きかねません。働き詰めになっている従業員がいるにもかかわらず、発見が遅れてしまうケースもあり得ます。

一方、勤怠管理システムでは、 打刻漏れや残業過多になっている従業員ごとにアラート表示してくれるという機能があるため、管理担当者も従業員も円滑に日々の勤怠管理に対応できます。

有給休暇などの休暇管理が簡単に

有給休暇を管理する際に、「いつ取得したか」「いつ付与したか」「残数がどれくらいあるか」など、企業・従業員双方がしっかり把握する必要があります。 勤怠管理システムでは、付与日・取得日・残数などがひと目でわかるようになっているため、期限内に休暇取得を行っているかを一覧で確認することができます。

システム導入初期から専任サポートが受けられる

システム導入が初めて、または不得意であると感じている担当者に対して、導入の初期から専任担当者によるシステム導入サポートが受けられます。
サポートにおいては、基本的なシステムの使い方はもちろん、その企業に適した運用方法や業務フローについても提案を受けることができます。

効率的な勤怠管理のために

WEB打刻を導入することは、近年、各企業が取り組んでいる「働き方改革」にもつながります。

働き方改革では、「長時間労働の是正」「雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保」「柔軟な働き方がしやすい環境整備」「ダイバーシティの推進」「賃金引き上げ、労働生産性向上」「ハラスメント防止対策」などが求められており、各所でそれらを実現するための具体的な対応が行われています。

企業の勤怠管理業務はその要といえるものであり、何よりも従業員が長時間労働とならないよう日々チェックできる体制を構築することがポイントとなります。WEB打刻を導入し、それに対応した勤怠管理システムを用いることは、出退勤の時刻をはじめ勤務データの把握が的確・迅速にでき、それに伴って業務の効率も上がります。従業員にとって労働環境の改善が進み、打刻についてもタイムカード方式などと比べて負担が軽減されていきます。
WEB打刻は、企業・従業員双方にメリットがある効率的な勤怠管理を実現し、働き方改革にも大きく寄与するものといえるでしょう。

WEB打刻ができる勤怠管理システムの導入は、従来のアナログ管理によるデメリットである「集計の手間」「転記ミス」「改ざん・打刻漏れ」などの問題を幅広くカバーすることができます。労働時間の集計・給与計算の効率化も図れるため、システム導入によって管理担当者・従業員双方の負担が軽減され、労働環境の改善や生産性の向上にも繋がっていくことでしょう。

WEB打刻に対応している勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、インターネット環境さえあれば気軽に導入することが可能です。どのような業務形態にも柔軟に適応でき、強度なセキュリティ対策によって安全な運用も実現します。

システムの扱いに不慣れという場合やシステム導入による運用イメージが思い描けない場合でも、労務知識とITの知識を兼ね備えた専任サポートが現状の管理体制をヒアリングしたうえで導入ステップの提案や運用完了までの設定サポートに対応しますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。