タイムカードの打刻忘れが起きる理由と防止対策

タイムカードの打刻忘れが発生する原因

2019年の労働基準法改正により、残業時間の上限規制が強化されました。残業時間の把握のために、出退勤時間の“客観的な記録”を取得・管理することは企業の義務です。タイムレコーダーに紙のカードを差し込むことで時刻が印字されるタイムカードは、誰でも簡単に出退勤時刻の記録が行えるため、IT化が進む現在でも中小企業の多くが採用しています。

一方、タイムカードによる管理のデメリットとして“打刻忘れが発生しやすい”という点が挙げられます。打刻忘れが起こる主な原因は以下です。

タイムカードの設置場所に問題がある

打刻を忘れる従業員が常に多い場合は、まずタイムカードの設置場所に問題があると考えるべきでしょう。日常に起こりがちな“うっかり”を防止するには、設置場所の検討がもっとも重要です。
タイムレコーダーが出社時や退勤時の導線の動線になかったり、目に入りにくい場所に置かれたりしていると、“うっかり忘れ”が頻発する一因になります。
反対に、タイムレコーダーの前に人が集中する場合も、混雑を避けて打刻をあと回しにするなどして、結果的にそのまま打刻することを忘れてしまうことがあります。設置場所に加え、従業員数に対してタイムレコーダーの台数が適当かどうかを検証することも必要です。

打刻に対する従業員の認識不足

打刻すること自体を従業員が重要なことであると認識していないケースが考えられます。従業員が打刻の習慣をつけるために、正しい打刻方法を定期的に指導して打刻は「毎日必ず必要な業務」であることを浸透させることが大切です。その際に一定のルールを設けたり、定期的に打刻状況のモニタリングをしておくと、習慣化しやすいでしょう。

タイムレコーダーの使い勝手が悪い、故障している

タイムレコーダー自体の使い勝手が悪かったり故障気味であったりと、「手間がかかる」「面倒くさい」と感じるような仕様になっている場合、適切な打刻ができない状態になりやすいでしょう。打刻した文字が擦れている、二重に打刻されてよく見えないといった場合は、タイムレコーダー自体が故障している可能性もあります。定期的に点検をしておきましょう。

従業員間で始業や終業時間にバラつきがある

シフトやフレックスタイム制によって出退勤の時間が変わったり、早出や残業、休日出勤など、通常とは違う状況で勤務が生じた場合に打刻を忘れるという事例も多く見られます。特に、同じ時間に出退勤する従業員が少人数の場合や管理者不在のケースでは打刻忘れが起きやすいでしょう。打刻を忘れた日から時間が経ってしまうと、本人の記憶もあいまいになるため、正確な時間が特定しづらくなります。同様の理由で打刻忘れが生じている状況であれば、早めに対策を講じたほうが良いでしょう。

業務の都合上、タイムカード打刻が難しい

タイムカードによる勤怠管理の弱点は、出社しなければ打刻できないという点にあります。そのため、営業職など直行直帰や出張が多い部署の場合はそもそもタイムカード自体が不向きということも考えられます。
直行直帰に加え、テレワークなどの導入で出社せずに働く人が増えつつある昨今、出退勤管理に課題を抱える企業は少なくありません。従業員の誰もが負担なく日々適切に打刻できる環境を整えるための方策を練ることが肝心です。

打刻忘れによって生じる弊害

打刻忘れが及ぼす影響は、本人だけにとどまりません。労働時間や給与を管理する担当者に加え、会社の生産性や信用に支障をきたすこともあるなど、場合によっては企業にもダメージを与えます。実際にどのような弊害が生じるのか、具体的に見ていきましょう。

労働時間の把握が困難で担当者への負担増

働き方改革関連法の成立に伴い、2019年4月から「時間外労働の上限規制」が導入されています。従業員の打刻漏れが原因で労働時間の管理ができなかった場合でも、上限を超えた残業が発覚した場合は企業側の責任になります。そのため労務管理の担当者は対象となる従業員に確認して、出退勤時刻を訂正する必要があります。打刻漏れに気づいた時点で確認できればよいのですが、月初の集計時まで気づかなかったうえに未打刻のタイムカードが多かったりすると、担当者の対応にかかる負担は増大します。
タイムカード式の勤怠管理は手作業の工程が多く、時間と手間のかかる作業です。特に締め日はほかの業務も集中しやすいため、打刻漏れの確認に手間をとられると生産性の低下にもつながります。

集計が滞り、給与計算に時間がかかる

労働時間は原則として1分単位で計算しなければなりません。労働時間の切り捨ては、労働基準法第24条「賃金全額支払いの原則」に違反するため、打刻による労働時間の正確な把握が重要です。打刻データがそろっていないと労働時間の集計がスムーズにできず、給与計算にも遅れが生じてしまいます。場合によっては給与の支払日までに計算が間に合わないという事態に陥ってしまうかもしれません。打刻忘れは、全従業員にとってリスクとなるのです。

• （参考）：e-GOV法令検索 労働基準法第二十四条

残業代の未払いが生じる可能性も

残業などイレギュラーな勤務が生じた場合、管理者は労働契約や就業規則に応じて残業代などの支払いが必要です。しかし先述の通り、勤怠情報をもとに給与計算を行っているため、打刻漏れなどで正確な勤怠情報がわからなければ誤った賃金支払いにつながります。たとえ故意の未払いでなくても労働基準法違反となるリスクがあるのです。もし従業員が会社側の違反を告発すれば、労働基準監督署から厳しい指導を受けたり、労働審判や裁判に発展したりする可能性もあります。

• （参考）：時間外労働の上限規制わかりやすい解説

打刻忘れで従業員にはペナルティが発生する？

打刻忘れに対して度重なる注意を受けても従業員に改善が見られないのであれば、企業としても対応を考えざるを得ません。では、企業側はどのような対応がとれるのでしょうか？以下で見ていきましょう。

打刻忘れが発覚したときの対応

打刻漏れがわかった時点で、修正処理をする必要があります。修正方法については、法律による決まりがないため、自社のルールで処理することになります。手書きでの修正でも構いません。
労務の担当者が打刻漏れを発見した場合は、本人への確認が必要です。はっきりとした時刻がわからない場合は、パソコンのログイン履歴や社内システムの使用履歴などから推測して、できる限り正確な時間を記入するようにしましょう。
一方、従業員側から打刻漏れや打刻ミスの申告があった場合は、修正依頼のメールなど証拠を残したうえで修正を行います。すでに打刻がある場合は、修正前の打刻を残したまま正しい記録に修正しましょう。修正の際には、必ず上長に報告して情報を共有することが大切です。

打刻忘れに対する遅刻や欠勤扱いは不可

実際には勤務しているにも関わらず、打刻忘れを理由に遅刻や欠勤扱いにすることはできません。厚生労働省が作成した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、始業や終業時刻を自己申告で記録する場合、実際の労働時間と合致しているかを必要に応じて調査することが求められています。実際の勤務状況に応じた処理が鉄則です。

• （参考）：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

例外的に罰則が認められるケースとは

従業員に対するペナルティは違法であると先述しましたが、会社の就業規則の「服務規律違反」に記載があれば、減給処分や始末書の提出を求めることなどが可能です。
ただし、減給処分には労働基準法第91条（制裁規定の制限）に抵触しないように注意が必要です。1回の罰則金額は、1日の平均賃金の半分が上限であり、減給の総額は1カ月の賃金の10分の1を越えてはならないと定められています。また、始末書の提出についても本人が認めていない場合は強制することはできず、無理やり書かせても始末書としての効力は生じません。
このような処分は、あくまで従業員への教育や啓発が目的です。その趣旨を理解してもらえるよう、従業員に対する丁寧な説明が必要になります。

• （参考）：e-GOV法令検索 労働基準法第九十一条

打刻忘れを防止するための解決策

まずは従業員に対する打刻の周知徹底

労働時間の管理は企業の義務ですが、正確な管理のためには従業員の協力が必要不可欠です。認識不足から打刻漏れが発生しているのであれば、従業員に対して教育を行い、一人ひとりの理解を深めることが大切です。就業規則に打刻漏れの罰則がある場合は、その周知も図ることで、トラブルを防ぐことができます。従業員の正しい理解があってこそ、打刻を習慣として定着させることができます。

タイムレコーダーの設置場所を再検討

打刻を行うためのタイムレコーダーは、従業員の動線に設置されているでしょうか？全従業員が毎日毎朝、必ず通る場所に設置することで打刻をルーティンとして組み込みやすくなり、打刻忘れを防ぐことができます。
従業員数が多い場合は、部署ごとに複数台タイムレコーダーを分散して置いておけば混雑の防止にもなり、打刻の確認や声掛けもしやすく一石二鳥です。

注意喚起のポスター掲示や打刻チェックの担当者任命

打刻忘れは、誰にでも起こり得ることです。その前提のもとに対策を立て、忘れたときにフォローできる仕組みをつくりましょう。目につく場所に注意喚起のポスターを貼ったり、ミーティングの際に声を掛け合ったりすることでも対策になります。
部署やグループに打刻チェックの担当者を配置し、毎朝の確認をルーティンにすることも効果的です。担当者を当番制にすれば、全員が自分ごととして打刻を考えるようになります。
スマートフォンやパソコンのリマインドツールを活用したり、社内放送で打刻を促したり、自社に合うアプローチで対策を練ってみましょう。

使いやすいタイムレコーダーを導入

タイムレコーダーは、専用のカードを差し込むことで打刻ができるシンプルなつくりになっています。古くから勤怠管理に使われているため、多くの従業員にとってなじみ深いシステムであり、直感的に使うことができるでしょう。
一方、集計作業は手作業になるため、従業員数が多い場合は集計機能付きのタイムレコーダーや、ICカード対応のタイムレコーダーなどの導入を検討してもよいでしょう。従来型のものよりコストはかかりますが、従業員の負担軽減や人件費削減につながるのであれば、導入メリットは十分にあります。

勤怠管理システムの導入も検討を

さまざまな打刻忘れ対策をご紹介してきましたが、改善策を試してみても効果がかなった場合や働き方の変化にタイムカードでは対応しきれない場合には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理システムには、打刻漏れをアラートで知らせる機能があるため、打刻に不備があると自動で従業員に通知ができます。また、打刻の方法も複数から選択できます。パソコンやスマートフォン、タブレットからの打刻、ICカードを活用した打刻など、会社ごとのニーズに合わせて選ぶことが可能です。直行直帰やリモートワークにも対応できるため、働き方が多様化する企業のニーズに適しています。

労働力不足が深刻になるなか、打刻漏れなどの確認作業に貴重な人的資源を奪われることは、企業にとってマイナスです。一方で、打刻忘れを放置していると、給料や残業代の未払いからトラブルに発展したり、労働時間の上限規制に抵触したりして、企業側のダメージは避けられません。従業員の勤怠管理を自動化することで大切な人材をコア業務に集中させ、企業の成長につなげていくために勤怠管理システムを導入することには、大きなメリットがあるでしょう。

現在、多くの企業が勤怠管理システムを提供しています。どのシステムを導入すればよいか迷っている場合、ITにハードルを感じる企業こそサポート体制の充実度で選ぶことをおすすめします。

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