タイムカードの印字ずれが引き起こす弊害とは？原因と対策について解説

なぜタイムカードの印字がずれてしまうのか？

タイムカード式のタイムレコーダーの場合、印字がずれてしまう原因はさまざまですが、勤怠管理業務の生産性低下を招くことが最大の問題です。たかが「印字ずれ」と軽視することなく、きちんと問題点を整理して対策を行いましょう。

タイムカードを入れるときに押し込みすぎている

タイムカード式のタイムレコーダーは、タイムカードを差し込むと自動で中に引き込まれるようにできています。このとき、必要以上にタイムカードを押し込み過ぎて印字する箇所がポイントからずれてしまうことが、印字ずれの原因のひとつです。逆にタイムカードを入れた後で早めに引っ張ってしまった場合も、印字ずれを起こす可能性があるので注意しましょう。

タイムレコーダーの設定ミス

通常、タイムカード式のタイムレコーダーには、指定した時刻に印字段を切り替える設定が搭載されています。そのため、印字段を切り替える時刻の設定次第では、従業員が意図しない印字段に印字され、印字がずれることがあります。たとえば、印字段を切り替える時刻を午後9時に設定している場合、午後10時にタイムカードを打刻すると次の日の段に印字されてしまうということです。特に早朝や深夜勤務の多い職場では、時刻の設定が合っているかどうかきちんと確認する必要があります。その他、日付や締め日の設定ミスも印字がずれる原因になりがちです。

タイムレコーダー本体の異常

タイムカードをきちんと押していて設定にも問題がないにもかかわらず、印字ずれを起こしている場合はタイムレコーダー本体に何らかの異常が起きている可能性があります。機械は繊細な構造なのでゴミやホコリなどの異物が詰まっていたり、部品が外れていたりすると誤作動を起こしがちです。まずは、タイムカードの差込口に異常がないかどうか確認しましょう。もし、異物が詰まっていて取り除いても印字ずれが改善しないときは、本体自体が壊れている可能性が高いので、購入元に問い合わせてください。

印字ずれ以外で正しい時刻が判別できないケース

通常、タイムカードは両面に時刻を記入する欄があり、月の前半と後半に分かれています。裏表または上下を間違えて差し込んでしまうと、印字されずに排出されることがあるので、タイムカードを打刻する際には必ず裏表や上下を確認してください。また、タイムカードを正しい向きで差し込んでいるのに印字されない場合は、インクが少なくなっているか、なくなっている可能性があります。インクは完全になくなる前に交換するよう気を付けましょう。その他、自分のタイムカードではなく他人のタイムカードを間違えて押してしまったときも、正しい時刻が判別できなくなるケースのひとつです。

タイムカードの印字ずれが及ぼす諸問題

タイムカードを押す目的は、正しい労働時間を集計することで効率的な労働管理を行うためです。しかし、タイムカードの印字ずれによって労働時間の記録が曖昧になってしまうと、さまざまな問題が生じてきます。主な問題は、労働時間の集計が正しくできないことによる、間違った内容の給与が計算です。それは従業員とのトラブルへの発展や、法的なペナルティの発生につながる可能性があるため、企業として責任をもって正しい給与計算をする必要があります。

労務担当者や経理担当者など幅広い社内関係者の業務工数に影響を与え、さらに企業としての大きなリスクが発生するため、タイムカードの印字ずれは慎重に向き合うべき課題です。

印字ずれ解消の決め手、勤怠管理システムの導入

タイムカードの印字ずれは、紙のタイムカードにインクで誤った出退勤時間を打刻することから発生します。勤怠を効率的かつ正確に実施するためには、印字そのものが不要な勤怠管理システムの導入がおすすめです。ICカードやインターネットに接続できる端末で出退勤の打刻を行うようにすれば、印字ずれから起こる弊害はすべて回避されます。この章では勤怠管理システムの基本的な事柄について解説します。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、企業が従業員の出退勤の記録から勤怠実績を管理するためのシステムです。従来、日本においてはタイムカードや手書きによる勤怠管理が一般的でした。
しかし、テレワークなど働き方が多様化したことにより、従業員の居場所にとらわれない勤怠登録ができる仕組みや、働き方改革によって企業が従業員の勤怠状況を把握することが義務付けられた経緯もあり、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

従業員にとっては、居場所にとらわれずパソコンやスマートフォンからの勤怠登録や、社内ではタイムカードではなくICカードによる勤怠登録が可能になり、企業側は従業員の勤怠状況把握や勤怠実績の集計において、効率的に業務を行うことが可能になっています。
働き方改革の推奨で法改正が行われるなか、労働安全衛生法で「客観的方法による労働時間把握」が義務化され、労働基準法では「時間外労働の上限規制」「有給の取得」が義務付けられました。こうしたコンプライアンスへの対応も、勤怠管理システムを導入する企業が増えている理由といえるでしょう。

• （参考）：働き方改革法のあらまし（改正労働基準法編）厚生労働省

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。2つの大きな違いは、オンプレミス型がサーバー設置からシステム設計まで自社でカスタマイズしてシステムづくりをするのに対し、クラウド型はシステム会社が開発した既存のシステムをインターネット経由で利用するという点にあります。

• ●オンプレミス型：旧来からある形式で、会社ごとの要望に沿って必要な機能を備えたシステムを開発できるため、自社内の勤怠ルールに沿ったカスタマイズが可能というメリットがあります。
• ●クラウド型：オンプレミス型と相反するような特徴をもっており、既存のシステムを利用することにより初期設定の費用や導入コストを抑えて比較的手軽に導入できるというメリットがあります。

勤怠管理システムを導入するメリット

企業にとって勤怠管理システムの導入が求められているのは、単にタイムカードの印字ずれの弊害を解消するためではありません。時代の流れとともに変化する労働にかかわるコンプライアンスへの的確な対応が、タイムカードや手書きの勤怠管理では十分にできないからです。企業が勤怠管理システムを導入するメリットについて、詳しく見ていきましょう。

労働時間の集計・計算作業が効率化される

勤怠管理システムは、従業員がICカードや、インターネット用いて記録した勤怠データを、勤務形態や自社勤怠ルールに合わせて管理できるシステムです。
紙のタイムカードで発生していた手作業による勤怠実績の収集・集計作業と比較して、勤怠管理業務が大幅に効率化されます。

労働時間をリアルタイムで把握。労務管理の負担が軽減される

企業にとって従業員の労働時間の把握・管理は義務ですが、タイムカードの運用では従業員一人ひとりの勤怠状況をリアルタイムに把握するのは困難です。管理する人数が多ければ多いほどその作業は膨大な量となり、タイムカードなどを使用した手作業の勤怠管理では担当者に過度な負担がかかる可能性があります。
しかし、勤怠システムであれば、従業員の勤怠実績がリアルタイムで把握できるうえに、労働基準法を超える残業が発生する可能性がある場合には、システムによりアラートが出る機能があります。
企業と従業員にとって、リアルタイムな労働時間の把握によって法律遵守が可能になるため、適切な勤怠管理を行うことができます。

勤怠データの修正依頼・対応が簡単になる

勤怠管理システムの特徴は、従業員の勤怠データがリアルタイムかつ自動的に人事労務担当者に集約できる点で、これがタイムカードを用いた勤怠データ管理との大きな違いのひとつです。印字ずれによって正しい勤怠情報が確認できない場合でも、担当者が従業員へ直接のコミュニケーションにより修正依頼をする必要はなく、従業員側がシステム上のアラート内容に沿って勤怠実績の修正を行うだけで対応が可能になります。
勤怠データの集計作業をボタンひとつで行えることは、手書きで起こりがちなミスを減らすだけでなく、本来人事労務担当者が行うべき業務に集中できる時間を生み出してくれます。勤怠管理システムの導入によって大幅な業務効率化を図ることは無駄なコストの削減はもちろん、人事労務担当者および従業員の精神的ストレスの増加を防ぐことにもつながるでしょう。

法令遵守が徹底される

政府の主導による働き方改革が進むなか、勤怠管理に関する法令も年々変化しています。勤怠管理システムは基本的に法律の基準に合わせて設計されているため、システムに沿って管理することで法律違反のリスクを抑えることができます。手書きのほうが臨機応変に対応できると思うかもしれませんが、法改正への対応が遅れて法令を守ることができなかった場合、企業にとって深刻なペナルティの発生や、社会や従業員からの信頼を失う結果となります。
そのため、法律の基準に合わせて設計されたシステムの環境で勤怠管理を進められることは、企業全体にとってのメリットといえるでしょう。

従業員の勤怠打刻や各種申請作業が簡略化できる

テレワークや直行直帰の働き方を導入している企業の場合、出社が必要な紙のタイムカードによる勤怠管理が適していない場合があります。インターネットから勤怠打刻ができる勤怠管理システムなら、オフィス以外からの出退勤の入力が可能です。また、休暇申請や勤怠実績修正などの申請作業をシステム上で行うことができるため、出社や書面準備、コミュニケーションの必要がありません。
こうした作業の簡略化により、社員の生産性の向上や工数の削除に貢献を見込むことができます。

打刻忘れや打刻ミス、不正が防止できる

働き方が多様化するなか、人事労務担当者にとって避けたい問題の一つが従業員の不正打刻です。残業時間の水増しや欠勤の無申告など、紙のタイムカードやエクセルへの手入力で勤怠管理を行っている場合、打刻ミスや不正打刻を完全に防止することはかなり難しいといえます。

しかし、勤怠管理システムであれば、個人の勤怠管理アカウントが発行できるため正確に個人の勤怠実績を管理することができます。また、スマートフォンのGPS機能が活用できるタイプのシステムの場合、打刻と同時に位置情報も記録できるため、テレワークや出張はもちろん、変形時間労働制やフレックスタイム制などさまざまな就業形態でも正確な勤怠情報を登録することができます。

一方で、こんなデメリットも

次に勤怠管理システムのデメリットを紹介します。メリットとデメリットを把握し勤怠管理システムに対する理解を深めましょう。主なデメリットとして考えられるのは、「システム導入に関するコスト」と「自社に合うシステムの選定」です。
まず、勤怠管理システムを導入するには、システムの運用コストがかかるだけでなく、導入するまでの会議の積み重ねや決定後の従業員への周知徹底など、人的コストもかなり必要になります。必要な勤怠管理システムに要求する要件が異なります。勤怠管理システムの導入を進める際には、自社の勤怠管理の運用に合っていることと、勤怠管理における課題を解決できることを検討する必要があるでしょう。

勤怠管理システム導入の手順

勤怠管理システムの導入を検討する際、大切なことは「目的の明確化」です。一口に勤怠管理システムといっても多種多様なため、自社に適さないシステムを選んでしまうと逆効果になりかねません。まずは現状の課題をきちんと把握し、それに対応できる勤怠管理システムを選定することです。ここでは、自社に無理なく勤怠管理システムを導入していくための手順について解説していきます。

手順①：勤怠管理システムのタイプを選定

働き方改革関連法への対応やリモートワークの従業員の勤怠管理の充実など、勤怠管理システムを導入する目的を決めた後は、まずシステムのタイプ選びです。勤怠管理システムは大きく分けてオンプレミスタイプとクラウドタイプの2種類がありますが、どちらが自社に適しているかは慎重に検討しなければなりません。

一般的に自社にサーバーを置いて自社で運用を行うオンプレミスタイプは大企業向け、インターネット上のサービスを比較的安価で利用できるクラウドタイプは中小企業向けと考えられています。規模や業種だけでなく、必要としている機能によっても変わるため一概にはいえませんが、初めて勤怠管理システムを導入する企業の場合、システムのメンテナンスや更新作業が必要のないクラウドタイプのほうが向いているといえるでしょう。

手順②：勤怠管理システムそのものを選定

勤怠管理システムのタイプを選定した後は、具体的にどの会社のシステムを導入するかの絞り込みを行います。それぞれの特徴をよく確認して吟味する必要があるため、候補を複数用意することが重要です。

サービスを比較する際、確認すべきポイントはいくつかあります。就業規則や自社の働き方に対応する設定ができるかどうか、給与計算や給与振り込みなど既存で使用しているシステムと連携が可能かどうか、従業員にとって使いやすく必要な機能があるかどうかといった点です。また、勤怠管理システムのメリットを最大限活用するためには、サポート体制が充実しているかどうかを確認してみることもおすすめです。

手順③：従業員にシステムの使用方法を周知する

勤怠管理システムの導入後は、従業員に対してシステムが変わることや使い方の周知徹底を速やかに行いましょう。具体的には、新しい勤怠管理システムについてのマニュアル作成と配布、説明会や研修会などです。勤怠管理システムは一部の従業員が使えればいいというものではなく、全従業員が利用するものです。勤怠管理の担当者に負担が集中しないようにすることはもちろん、実際に勤怠登録や勤怠関連の申請作業を行う従業員が使いこなせることも重要です。単に使用方法の説明を行うのではなく、勤怠管理の重要性や、システムによりどういったメリットがあるかを丁寧に伝える必要があります。

手順④：運用のトライアル期間を設ける

勤怠管理システムの選定後、いきなり本番の会社環境で利用を開始するのではなく、トライアル期間を設けることをおすすめします。一定期間トライアルを実施して、問題なくシステムを利用できているかどうかの確認を行いましょう。特に給与計算システムなどと連携する場合、時間外労働や有給消化がきちんと反映されているかなど、データ連携に関する問題について確認が必要です。
また、インターネットやICカード、スマートフォンなどの端末や各環境下で正しく勤怠登録ができているかどうかも確認しましょう。

まとめ

タイムカードの印字ずれの多くは解決可能なものですが、それにはかなり時間がかかってしまいます。印字ずれにより発生した不正確な勤怠管理データの確認や修正における、人的コストを考えると、効率的とはいえないでしょう。

またタイムカードの印字ずれや打刻のミスについては、ヒューマンエラーが原因となっているケースが多いため、今後も起きてしまう可能性があります。本質的に解決するには、勤怠管理システムを導入することもおすすめです。

勤怠管理システムなら、印字による勤怠情報がずれることがなく、システムへ直接勤怠実績が登録されるので、正確な勤怠実績の収集やリアルタイムで勤怠状況を把握することができます。

株式会社ラクスが提供しているクラウド型の勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、出退勤や残業、休暇取得などの勤怠情報を一元管理できるだけでなく、給与計算に必要なデータをワンクリックで出力することが可能です。また、スマートフォンやパソコンを使用して、出張時やテレワーク時にも利用可能な勤怠管理システムです。タイムカードの印字ずれでお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。