より便利になった36協定の電子申請｜一部見直された36協定の規定とともに解説

36協定の基礎知識

労働基準法で定める労働時間は、1日8時間・1週40時間以内が原則とされています。また、休日は週1日（または4週4日）とされており、この基準を超えて時間外労働や休日出勤をさせる場合は、会社と従業員代表との間で労使協定を締結し、管轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。この法的根拠を規定しているのが労働基準法第36条であり、通称「36（サブロク）協定」と呼ばれています。36協定について、もう少し詳しく見ていきましょう。

• （参考）：労働時間・休日｜厚生労働省

時間外労働時間の上限と特別条項

36協定を結べば何時間でも時間外労働や休日労働をさせることができるかというと、そうではありません。時間外労働の上限時間が法律で定められており、原則として月45時間・年360時間以内に抑えなくてはなりません。

この上限を超えて時間外労働時間をさせる場合は、臨時的な特別の事情がある前提で、かつ労使が合意することが必要となります。（「特別条項」と呼ばれます）。この場合でも、以下の基準を守る必要があるため、注意しなければなりません。

• ●時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
• ●時間外労働と休日労働の合計について、「2か月平均」「3か月平均」「4か月平均」「5か月平均」「6か月平均」がすべてひと月当たり80時間以内
• ●時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6か月が限度

36協定に反した場合

上記のとおり、36協定を締結しないまま残業や休日出勤を命じることはできません。もし36協定の締結をすることなく従業員に残業などをさせた場合は労働基準法違反となり、「6か月以下の懲役」、または「30万円以下の罰金」が科せられるおそれがあります。また、労働基準監督署より是正勧告の対象となるリスクもあります。

一方、36協定を締結していたとしても、時間外労働時間の上限を超えて残業をさせたり、特別条項の定めを逸脱して働かせたりした場合も同様に、法律違反となります。

2021年に変更された36協定の新様式とは？

2021年、「働き方改革関連法」により、労働時間の上限規制が法律で定められることとなりました。36協定に定める上限を超えて従業員に残業を命じた場合は、法律違反として刑事罰の対象となります。それに伴い、2021年4月1日に従来の36協定届の様式が現在のものに変更されました。いわゆる「特別条項」がある場合とない場合で様式が分けられるようになったのです。

新様式の特徴

36協定の新様式には、大きく次のような3つの特徴があります。

（1）36協定届における押印・署名の廃止

労働基準監督署に届け出る36協定届について、従来の様式では使用者の署名・押印が必要でしたが、新様式では不要となり、その欄から撤廃されています（記名は必要）。

なお、36協定と36協定届を兼ねる場合は、労使の合意したうえで労使双方の合意がなされたことが明らかとなるような方法（記名・押印または署名など）で締結することが求められています。

（2）36協定の協定当事者に関するチェックボックスを新設

36協定の適正な締結に向け、労働者代表（事業場における過半数労働組合または過半数代表者）についてのチェックボックス欄が設けられています。

この「過半数代表者」の選出については、①管理監督者でないこと、②36協定を締結する者を選出することを明らかにしたうえで投票・挙手等の方法で選出すること、③使用者の意向に基づき選出された者でないことに留意する必要があります。

（3）本社一括届出が可能に

2021年3月31日からは、36協定の本社一括申請（各事業所で36協定を締結したうえで本社が一括して申請する手続き）は、電子申請に限って提出することが可能となります。

電子申請で手続き簡素化へ

上記のとおり、事業所が複数の都道府県にわたる場合はそれぞれの所轄労働基準監督署に提出する必要があったところ、電子申請に限って本社がまとめて一括で申請できるようになりました。

このような手続きを簡素化することで、企業の事務負担を軽減しつつ、電子申請の利用を増やしていく狙いがあると考えられます。

• （参考）：労働基準法・最低賃金法などに定められた届出や申請は電子申請を利用しましょう！｜厚生労働省

36協定の電子申請、メリットとデメリット

36協定の申請書類は、電子申請を行うことが可能です。
36協定の電子申請を検討中の企業の担当者が、検討にあたって気になるのはそのメリット・デメリットでしょう。ここからは、電子申請のメリット・デメリットを比較していきましょう。

メリット

電子申請を行うためには、パソコンなどの環境と電子申請システムへのアクセスが必要ですが、主に以下のようなメリットが挙げられます。

持参の手間の削減、ペーパーレス

2021年以前は、36協定を提出するには労働基準監督署の窓口へ持参するか、郵送する必要がありました。これを電子申請に切り替えることで、持参や郵送の手間がなくなりますので、申請の手続きが簡素化される点でメリットがあるといえるでしょう。さらに、郵送にかかる費用がなくなるほか、紙の書類を使わないことで、エコフレンドリーな方法であるとも考えられます。

受付時間の制限がない

また、監督署の窓口が開いている時間は平日の限られた時間帯ですが、電子申請であれば24時間いつでも申請することができ、申請状況の確認をすることも可能です。

データの確認や修正が簡単

紙の申請だと手書きする際にミスが発生する可能性がありますが、電子申請では申請データを途中保存することができ、確認・修正も容易です。

デメリット

しかし、電子申請にデメリットがないわけではありません。

システムエラーの懸念

たとえばシステムが何らかの理由でダウンしてしまったり、アクセス集中が起きてサイトへ負荷がかかり申請ができなくなったりするなど、技術的なトラブルが起きる可能性もゼロとはいえません。

電子申請のための情報整理の手間

これまでアナログで対応してきた企業であれば、電子申請のためにインターネット環境やデバイスを整える必要があるかもしれません。

申請から受理までのタイムラグ

電子申請をインターネットで行ってから受理されるまでに、一定の時間がかかることがあります。万が一記載内容に不備があれば差し戻され、補正を命じられることもあるでしょう。監督署の窓口へ提出すればすぐに修正対応できたかもしれませんが、電子申請だからこそのタイムラグが発生することもデメリットのひとつと考えられます。

36協定を電子申請する手順

ここでは、36協定を電子申請する手順について解説します。電子申請は、自宅や会社のパソコンから気軽に申請することができます。申請の準備にあたっては、特別な環境は必要ありません。事前準備は3ステップで完了です。ステップごとに分けて具体的に解説していきましょう。

• （参考）：e-Gov電子申請

①e-Govアカウントの準備

まずは、e-Govに登録してアカウントを取得します。
「e-Gov電子申請」では、厚生労働省などの各省庁が所管する行政手続について申請や届出を行うことができます。
e-Govを通じて初めて電子申請を行う場合はe-Govアカウント、GビズID、または他認証サービス（2020年12月現在、Microsoftアカウント）のうち、どれか1種類のアカウントが必要となります。まずは、e-Gov電子申請サービスで利用できるアカウントを準備しましょう。

②e-Gov電子アプリケーションのインストール

次に、申請などの手続きを行うe-Govの電子申請アプリケーションをインストールします。
2回目以降に申請する場合は、インストールは不要です。初回の申請の場合にのみ、アプリケーションをインストールする必要があります。
e-Gov電子申請アプリケーションは、e-Gov電子申請サービスのサイトよりダウンロードできます。初心者の方向けのマニュアルもありますので、下記URLよりPDFを確認してご準備ください。

• （参考）：e-Gov初心者ガイド

③マイページへのログイン

続いて、マイページへログインします。マイページからは、以下の情報が確認できます。

(1)ログイン情報

ログイン情報が表示されます。クリックするとe-Govアカウントや利用者設定メニューを表示できます。

(2)ダッシュボード

未読のメッセージ件数等が表示されます。申請案件や行政手続に関する案内通知が届きます。

(3)ブックマーク

ブックマークした行政手続が表示されます。よく利用する行政手続を100件まで記憶させておくことができます。

36協定遵守のために、勤怠管理システムを導入しよう

36協定を締結しているからといって、企業は時間外労働を無制限にさせることができるわけではなく、一定の上限が設けられています。36協定の上限時間や特別条項の限度を超えて時間外労働をさせた場合、企業は法律違反により刑罰が科されるリスクのほか、労働基準監督署から是正勧告を受けるなどのさまざまなリスクを負うこととなります。
このようなリスクを回避し、36協定を遵守するためには、前提として従業員ごとの労働時間がリアルタイムで可視化されていることが重要です。おすすめの方法として勤怠管理システムの導入が挙げられます。

勤怠管理システムは、クラウドサーバー上で勤怠記録を管理するシステムのことを指します。クラウド型勤怠管理システムであれば、個々の従業員の勤怠がサーバーにリアルタイムで記録されます。また、そのデータをパソコンやスマートフォンで24時間確認することもできます。
また、勤怠管理システムであれば、過去の勤務実績も含めて集計・計算が簡単にできるため、従業員の労働時間の実態を可視化し、36協定違反のリスクを未然に防止することが可能です。

株式会社ラクスが提供する「楽楽勤怠」は、誰でも直感的に操作できるクラウド型の勤怠管理システムです。導入にあたっては、専任のサポート担当者が丁寧に設定の案内をするため、システムに不慣れな労務担当者でも安心して導入を完了させることができます。

「楽楽勤怠」は、同シリーズである経費精算システム「楽楽精算」で培われた導入ノウハウをもとに、専任サポート制によってシステム導入が不慣れな担当者の方でも安心して導入・運用まで行うことができます。勤怠管理システムの導入をご検討される際はお気軽にお問い合わせください。実際のシステム画面をもとに、詳細な機能のご紹介や運用提案をさせていただきます。

• （参考）：楽楽勤怠