非効率なタイムカードの集計作業。手間を減らして時間短縮を図る解決策とは？

手間のかかるタイムカードの集計を効率的に行うには？

勤怠管理は、すべての労働者を対象に企業が必ず行わなければならない法的義務のひとつです。管理の方法としては、多くの企業がタイムカードを用いていますが、集計作業に時間を要するという問題を抱えています。打刻漏れの修正・確認、勤務時間の集計業務など、労務管理担当者の負担となる作業が多く発生し、業務効率化のボトルネックになっています。このような作業を少しでも効率的に行うためにはどうすればよいのでしょうか？ その方法について考えていきましょう。

• （参考）：労働者を雇用する事業主・人事労務担当者の皆さまへ｜出雲労働基準監督署

エクセルを活用する

タイムカードの集計などで電卓等を使って手動で計算している場合、計算ミスが起きやすく、計算ミスが増えれば修正作業なども発生するため手間がかかります。それを防ぐには、エクセルなどの表計算機能のあるツールを活用することがおすすめです。数式や関数などを使った勤怠管理用のシートを作成すれば、出退勤時間の入力だけで自動的に労働時間の集計が可能になります。

ただし、以下の点については十分注意が必要です。

• ・エクセルの関数を削除してしまい、集計ミスやデータ紛失を引き起こす
• ・ある程度エクセルのスキルを持った人でないと使いこなせない
• ・入退社や異動、働き方改革の変化、法改正など、勤務形態が変わるたびに関数を組み直すなどの手間が発生する

計算などを行う際には優れているツールである一方で、管理体制に注意しないと正しくデータを管理することができなくなることがあります。

集計機能付きタイムレコーダーを導入する

通常のタイムレコーダーではなく、集計機能付きのタイムレコーダーを導入することでも集計作業の短縮が見込めます。従業員の実労働時間だけでなく、残業や休日労働も自動で集計してくれるので、計算間違いなど人的ミスを防ぐことができます。また、集計作業の妨げとなりがちな打刻ミスや打刻漏れもタイムレコーダーの操作で修正でき、なかにはタイムカードの改ざんを防止できる機種もあります。

ただし、比較的単純な計算しかできない機種が多くあり、雇用形態が複雑な企業には対応しきれないケースも考えられます。

なぜタイムカードの集計は手間がかかるのか

タイムカードの集計に手間を感じている労務管理担当者は多いのではないでしょうか。原因として考えられるのは、手入力による煩雑な作業をはじめ、労働者の打刻ミスや不正打刻の確認、計算ミスがあった場合の修正作業、集計作業を行うタイミングが月末月初のみ局所的に集中することなどが挙げられます。これらについて少し掘り下げてみましょう。

手入力による集計はどうしてもミスが起きやすい

タイムカードの集計を行うときは、まずタイムカードの回収に始まり、手作業で集計・計算といった、どうしても手間のかかる作業が発生します。また、転記ミスを防ぐために二度三度と入力内容の確認をしていれば、さらに時間はかかるでしょう。しかし、労働時間の集計は給与と直結しており、過不足や未払いが起こるようなことがあってはなりません。より慎重に行う必要のある業務だからこそ、確認作業の手間を省略することは難しいでしょう。

従業員の打刻ミスや不正の確認に手間がかかる

タイムカードを打刻する従業員についても、ミスがないとは言い切れません。従業員が打刻を忘れた場合、手書きで修正しているケースは多いと思います。それが何日も前のことだと曖昧な記録となってしまい、正確な労働時間を把握することはさらに困難となります。

また、本人ではなく、代理で誰かに打刻してもらったり、改ざんが安易にできてしまったりすることも問題です。打刻ミスや不正打刻などの確認にかかる手間と、防止対策がなかなか進まないといった現状は効率化の大きな壁となっています。

計算ミスがあったとき修正作業などの手間が発生する

手入力による集計作業を行っていると、どうしても計算ミスが発生します。転記ミスがあれば間違い探しから修正までにかかる時間は大変な労力を使います。

また、タイムカードの打刻が上から重ねられているケースもよくあり、勘違いによる計算ミス、確認作業の上の修正作業など、手間はかかる一方です。

一般的に月末月初に作業が集中してしまう

タイムカードの集計は、一般的に給与計算の時期と重なる月末から月初にかけて行われます。タイムカードの集計ができるのは月末のため、月の途中で勤怠状況を把握して集計業務を行うことができず、結果的に月末に業務が集中してしまいます。

タイムカード集計を効率化する解決策は勤怠管理システムの導入

タイムカード集計を行っていると、ここまでで挙げたように多くの問題・課題があることがわかります。それらを解決するためにはどうすればよいのでしょうか。

最も有効的な方法は、勤怠管理システムの導入だと考えます。以下からは、業務を効率化する勤怠管理システムの具体的なメリットを解説します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や残業時間の記録、休暇の取得状況など、勤怠情報を一元管理できるシステムです。インターネットに接続できるパソコンやスマートフォンがあれば、外出時や在宅ワーク時など、従業員はどこからでも出退勤を打刻することが可能です。

勤怠管理システムは、大きく「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類に分けられます。「オンプレミス型」とは、自社でサーバーを用意し、そこに勤怠管理システムのソフトウェアをインストールすることで導入・運用できるものです。「クラウド型」とは、勤怠管理システムを提供する開発会社が持つクラウドサービスを利用し、インターネットを介して運用するタイプとなります。

カスタマイズのしやすさや機能面、運用・保守のコストなど、それぞれにメリットとデメリットがあるので、自社の環境に合わせたタイプを選ぶことがポイントとなります。

紙製タイムカード管理に対する勤怠管理システムのメリット

ここでは、従来のタイムカード集計と比較し、勤怠管理システムを導入した際のメリットについて解説します。労務管理担当者の負担減少、業務の効率化はもちろん、従業員にとってもわかりやすいシステムを導入することで、労働環境の改善に役立つヒントがたくさんあります。

①集計業務が自動化され、計算ミスが予防できる

労働時間の集計は自動的に行われるので、計算ミスが予防できます。これまでの手入力による集計作業、転記ミスによる修正作業、打刻忘れなどに要していた確認作業など、余計にかかっていた業務に対する時間的コストがカットされることになります。同時に、給与システムと連携することで業務は大幅に削減されます。

②勤務状況の把握がリアルタイムに行える

締め日に集中していた勤怠状況の把握が、リアルタイムに行えるようになります。従業員の勤務状況がその日のうちに確認できれば、打刻忘れや欠勤・遅刻などの把握もスムーズに行えるようになるでしょう。これまで月に1回まとめて行っていたタイムカード集計では、打刻忘れなどが発生した場合、遡って確認を取る作業が発生していましたが、その手間と時間を省くことができます。

③多様な働き方に対応できる

テレワークや在宅ワークといった働き方の変化だけでなく、昨今はさまざまな雇用形態、勤務形態があります。企業には柔軟な労働時間への対応が求められており、それらをすべて管理することは容易ではありません。しかし、勤怠管理システムがあれば、従業員ごとに勤怠状況を設定することで一元管理が可能になります。情報はシステムの中に残るため、雇用形態や勤務形態の変化に対応した勤怠管理を従業員とも共有できます。

④不正打刻や改ざんが防止できる

不正打刻や労働時間の改ざんなど、タイムカードでは起こりがちな問題も勤怠管理システムを導入することで解決できます。勤怠管理システムにはさまざまな機能があり、たとえば、従業員それぞれに付与されるIDやパスワードがないと打刻できないようになっているものもあります。

⑤法令改正などに柔軟に対応できる

近年の働き方改革にともない、「時間外労働の上限規制」や「年10日以上の有給休暇を付与した場合の年5日以上の取得義務」などさまざまな法改正が行われています。これまでのようにアナログ管理のまま勤怠管理を行うと、法律を遵守するには膨大な時間がかかってしまいます。しかし勤怠管理システムならば、集計から計算までをシステム内で自動的に完結させることが可能となるため、労務管理担当者の負担を大きく減らせます。

⑥紙や資料保管の手間が削減できる

労務管理に関する書類は一定期間の保管が義務付けられています。そのため、タイムカードを安易に処分することはできず、保管スペースが圧迫されるという問題が生じます。これは従業員の多い企業ならなおさらでしょう。しかし、勤怠管理システムであれば、労働管理の情報は端末で行えるので保管スペースの必要はなく、保管に使っていた労力、管理の手間を削減できます。

勤怠管理システムを導入するときの注意点

勤怠管理システムは、勤怠管理を行う上でとても便利なツールですが、当然メリットだけでなくデメリットも伴います。大切なのは、自社に合ったシステムを慎重に検討することです。必要な機能はもちろん、従業員にとっての使いやすさもポイントとなるでしょう。ここでは導入する際の注意点、手順などについて解説します。

導入の目的を明確にしよう

勤怠管理システムの導入を検討するにあたり、最初に「システム導入によって何を達成したいのか」といった目的を明確にしておきましょう。そこで、勤怠管理に関する自社の問題点を洗い出してみることをおすすめします。

たとえば、「給与計算の手間ひまを効率化したい」などの要望が出てくるかもしれません。また「タイムカードの打刻ミスをなくせないだろうか」、あるいは「時間外労働をリアルタイムに把握できないか」といったの声が聞けるかもしれません。まずは、このような自社の抱えている問題点をシステムがどのように改善してくれるのかを確認し、そのうえで勤怠管理システム導入の必要性を検討していきましょう。

自社の運用に合っているかをチェック

勤怠管理システムは、導入する際と運用にコストが発生します。したがって、導入時は十分な検討を行い、コストに見合ったメリットが得られるかどうか見極めることが必要です。明確な目的を定め、導入後にそれが達成されるのか。ポイントを絞ってイメージできるよう社内で検討を重ねましょう。

システムによる業務範囲を見極める

どの業務を効率化したいのか、それが勤怠管理システムを導入することで解消できるかどうか、業務範囲を見極めることが大切です。ポイントとしては、勤務時間や集計項目など自社の就業規則に対応できるか、給与ソフトへの連携ができるかをはじめ、有給休暇や休暇の付与など、実際にどれだけの工数を減らすことができるかです。そのためにも抱えている課題の洗い出しが重要であり、システムの機能を無駄なく運用できるよう確認しましょう。

費用対効果を検討

勤怠管理システムの導入は、労務管理業務の効率化という点で間違いなくメリットをもたらすことでしょう。しかし、導入には当然費用がかかります。オンプレミス型で開発するか、あるいはクラウド型にするかなど、企業規模にもよりますが、勤怠管理システム導入の目的と得られる効果が導入にかける費用に対して見合っているかどうかは事前にしっかり見極めておかなくてはなりません。

サポートは充実しているか

勤怠管理システムは全社員が利用するものなので、誰もが使いやすい運用を構築するための初期設定がカギとなります。どのシステムを導入するかが決まれば、実例などを元に開発会社のサポートと相談を重ねましょう。自社の就業規則や勤務形態、従業員のデータなど、システムの基礎となる設定はとても重要です。その際、サポートがどれだけ丁寧に対応してくれるか、運用後のフォローも含め、安心できるシステムを選びましょう。

本格運用の前にトライアル期間を設けて導入テストを行う

実際にシステムを導入してみてから問題が判明することもあるため、事前にトライアル期間を設けることが大切です。問題がなければ従業員への周知、説明会などを経て本格運用となります。その際にも、自社に合った設定かどうかを細かに確認しながら相談できるサポート体制があると安心です。

勤怠管理システムなら「楽楽勤怠」がおすすめ

業務の効率化を進めるにあたり、勤怠管理システムの導入は多くの企業で実践されています。まずは現状の課題の洗い出しから始まり、見直すための検討からシステム導入の目的を明確にしましょう。そこからメリット・デメリットを正確に把握して、導入検討を行うことが大切です。

また、システム選びのポイントとしては、機能面の柔軟さと充実度、初めてでも安心のサポート体制、安全なセキュリティ面を考慮することなどが欠かせません。

「楽楽勤怠」は、同シリーズの経費精算システム「楽楽精算」のサポート支援で培われた導入実績に基づいたノウハウをもとに、専任サポート担当者による設定サポートがあるため、システム導入に不慣れな労務担当者の方でも安心して導入いただけます。

自社の運用にあったシステムの設定が可能か確認したい、システム画面の操作方法を見て検討したいという方はぜひともお問い合わせください。実際のシステム画面をもとに、詳細な機能のご紹介や運用提案をさせていただきます。

• （参考）：楽楽勤怠