勤怠管理システムと給与計算の連携で業務効率化とミス防止！

給与計算に見られる課題、よくある悩み

給与計算には集計にかかる手間ひま、非効率的な作業、手入力によるミスの発生など、実のところ多くの課題が潜んでいます。ここでは給与計算に関わる課題やよくある悩みについて確認していきましょう。

締め日に業務が集中する

給与計算の担当者は、月初から給与支払いまでの間に、勤怠の締め日後すぐにすべての従業員の勤怠情報をまとめ、給与計算を始める必要があります。従業員数が多いほど、その作業は煩雑になり、各種の処理も増加します。業務に偏りが生じている場合、作業効率が悪くなるだけでなく、集計や計算ミスが発生するリスクも高まります。

タイムカードの場合、勤務時間の集計に手間がかかる

従来の紙のタイムカードで勤怠管理を続けている企業では、従業員の出退勤の記録を勤怠の締め日後に集計し始めます。しかし、従業員が打刻ミスや打刻忘れをすることもあり、その場合は正確な出退勤記録の確認や修正作業に多くの工数と時間を費やすことになります。紙のタイムカードによる勤怠管理はコストが低いため、多くの企業で利用されていますが、タイムカードを回収して勤怠情報をすべて集計したあとでなければ給与計算の作業を始められないという問題があります。これは担当者にとって非効率的な業務であり、集計ミスが発生するリスクもあります。

給与計算システムへのデータ入力にミスが発生しがち

タイムカードに記録されている勤怠情報は、担当者が手入力でエクセルなどに転記して集計するケースがほとんどです。その際に転記ミスが起きたとすれば、正しい給与計算は行えません。

集計や入力ミスが発覚したとき、修正に多大な工数が必要

先述のような手入力によるミスが発生すれば、当然ながらそれに関わる修正や確認作業の手間が増えます。ミスが見逃されてしまうと、正しい給与計算が行われず、不正な給与支給につながってしまいます。さらに、時間外労働に伴う割増賃金の計算ミスや、税務処理の不備といったトラブルに発展する可能性も否めません。働き方改革の取り組みである改正労働基準法にも掲げられているように、従業員の労働時間を正確に把握し、客観的に記録することは企業の義務です（※）。企業への信頼低下を防ぐためにも、正しい給与計算を行うことは必須の事項といえるでしょう。

（参考）：客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました｜出雲労働基準監督署

専門スキルを持つ特定社員の業務負荷が大きい

給与計算を行う際には、企業で定められた各種手当や所得税、社会保険料、年金などに関する労務知識が必要です。また、給与計算には法に基づいた厳密な処理が不可欠であり、特に労働時間の正確な管理については頻繁に行われる法改正に対応することが求められます。これらの課題に対しては、専門知識を持った人材が必要ですが、その結果、特定の人に業務が集中し、負担が増えるという問題が発生します。

企業内で幅広く人材を育成する観点から、専門知識を持つ特定の社員に業務が集中しないようにすることが重要です。

勤怠管理システムで給与計算の課題を解決

労務管理において給与額の算出は重要な業務であると同時に、担当者の業務負担の軽減は多くの企業の課題ともなっています。そのためのもっとも効率的なソリューションが、勤怠管理システムの導入、そして給与計算システムとの連携にあります。そのメリットについて順を追って解説していきましょう。

データ連携の方法は2通りある

勤怠情報と給与計算を連携する方法には2通りあります。ひとつは、勤怠管理と給与計算が一体化したワンストップ型のシステムを利用する方法です。この場合、システムの導入は一度で済み、勤怠情報と給与計算の連携もスムーズに行えます。

もうひとつは、勤怠管理と給与計算をそれぞれ独立したシステムで運用する方法です。この場合、同じシステム会社から提供されているシリーズ同士であれば、一般的に連携が可能です。しかし、異なるシステム会社から提供されている場合、システム間の互換性を確認する必要があります。

一元管理された勤怠情報により給与計算を自動化

現状、多くの勤怠管理システムは、給与計算システムと連携が可能です。システム間で連携が可能であれば、集計された従業員の勤怠情報はシステム内で一元的に管理され、そのまま給与計算に反映されます。これにより、すべての作業が自動的に完了し、人為的な作業は一切不要となります。その結果、集計ミスなどのトラブルが回避されます。

ただし、注意が必要なのは、自動連携ができないケースもあるということです。すでに給与計算システムを運用していて、あとから勤怠管理システムを導入する場合、既存システムと連携できるかどうかをしっかり確認する必要があります。

人為的なミスやトラブルを回避

勤怠管理システムと給与管理システムが連携されていれば、勤怠情報の集計から給与額への反映まで、すべて自動的に計算が行われます。タイムカードの回収や集計にかかっていた手入力の手間が省けるだけでなく、入力ミスなどの人為的なミスの防止にもつながります。

これまで大きな負担となっていた集計の準備や煩雑な作業がなくなれば、担当者の業務効率が向上するだけでなく、給与計算ミスによる従業員とのトラブルも未然に防げるため、企業にとっても大きなメリットとなります。

勤怠管理システムと給与計算システム、それぞれの役割とは

まず、勤怠管理システムとは、従業員一人ひとりの勤怠情報を管理するシステムです。日々の労働時間はもちろん、時間外労働や休暇日数などの勤務状況をリアルタイムに確認できます。締め日に限らず、月の途中でも労働時間を把握できるため、例えば残業時間が超過する可能性がある従業員がいる場合、すぐに対応が可能です。出退勤の打刻方法もスマートフォンやICカードなどバリエーションが豊富であり、パソコンが苦手な人でも使いやすく、不正や改ざんを防ぐメリットもあります。

一方、給与計算システムとは、従業員の雇用情報と日々の勤怠情報から自動的に給与を計算するシステムです。支給額から控除額、各種手当や税金、保険料、年金などに対応できるだけでなく、源泉徴収などの書類を一括管理する機能も備えています。

両方のシステムを連携する、あるいは一元化されたシステムを導入することで、従業員の勤怠管理と給与計算を効率的に行うことが可能です。

給与計算を効率化する勤怠管理システム選定のポイント

給与計算を効率的に行うためには、給与計算システムの導入が推奨されます。さらに、勤怠管理システムと自動連携ができれば、ミスやトラブルをより一層防ぐことができます。ここでは、勤怠管理システムの選び方のポイントを解説します。導入の際の参考にしてください。

使用中の給与計算システムと連携できるか

勤怠管理システムの導入にあたっては、自社で使用している給与計算システムと連携できるかは重要なポイントです。確認方法としては、各社の勤怠管理システムの製品サイトを参照するか、製品の担当者に問い合わせてください。

自社の就業規則に沿った設定ができるか

雇用形態や勤務体系は企業によってさまざまです。それらに柔軟に対応できるシステムを選ぶことが重要です。例えば、「従業員ごとに勤務時間や休憩時間が異なる」「時短勤務や在宅ワークなど働き方が多様化している」「フレックスタイムを導入している」といったケースに対応できるかどうかが重要です。このように、個別の細かな設定が可能かどうかを事前に確認しておくことがポイントです。また、初期設定の際に必要となる自社の就業規則や組織体系などの情報を準備する上でも役立ちます。

法制度の変更に柔軟に対応できるか

働き方改革の推進やテレワークの普及など、労働環境の多様化が進む中で、勤怠管理にはより柔軟な対応が求められています。特に法改正に伴う制度や就業ルールの変更には迅速に対処することが重要です。

勤怠管理システム導入のメリットは、法律や制度変更の際に、システムの設定を変更するだけで新しいルールに準拠した運用が可能になる点です。ただし、法改正ごとのアップデートに対応できていないシステムも存在します。導入の際は、法改正について定期的に見直されているか、システムのアップデートが定期的に行われているかなどを確認することをおすすめします。

従業員が使いやすいか

勤怠管理システムを導入する際は、すべての従業員にとって使いやすいものを選ぶよう心がけましょう。利用しやすいシステムであれば、全社的に打刻の習慣がつきやすくなります。打刻が習慣化されることで勤怠情報のスムーズな収集につながるため、集計作業が容易になり、すぐに給与計算の作業に移行できます。

このような好循環が実現してこそ、勤怠管理システムの導入効果が最大限に得られます。人事や経理の担当者だけでなく、すべての従業員にとって操作性に優れたシステムを選定することは非常に重要です。

サポート体制が充実しているか

操作性や料金プランに加えて、サポート体制の充実度も勤怠管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。毎日の運用である以上、トラブルが発生してシステムが使えなるような問題は避けなければなりません。また、導入しても使いこなせない可能性があるため、システム提供会社のサポート体制が非常に重要です。初期設定から操作方法のレクチャー、運用後のフォローまで行ってくれるのか、サポート対応はチャット、メール、電話のいずれで行われるのか、迅速に対応してもらえるかなどを細かく確認しておくとよいでしょう。

クラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」で給与計算業務を効率化

労務担当者の負担軽減や業務効率化を考えると、勤怠管理システムと連携できる給与計算システムの導入は、検討する価値があり、十分なメリットが得られるでしょう。

株式会社ラクスが提供するクラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、出退勤管理や雇用形態ごとの勤務時間集計、残業管理といった基本機能に加え、働き方改革関連法にも対応しています。また、給与計算システムとデータ連携できる機能もあるため、給与計算業務の効率化が図れます。

サポートに関しては、専任のサポート担当者が会社の状況に合わせた運用提案を行いながら導入支援を提供するなど、充実したフォロー体制を用意しており、システム導入に不慣れな方でも安心して導入できます。自社に合ったシステム設定ができるかどうかを確認したい方は、お気軽にお問い合わせください。実際のシステム画面をお見せしながら、運用方法のご提案をさせていただきます。