タイムカード管理の課題を解決！勤怠管理システムへの移行メリットとは？

押さえておきたいタイムカード勤怠管理の基礎知識を解説

タイムカードを使った勤怠管理は、多くの企業で長年親しまれてきた基本的な手法です。紙に出退勤時刻を記録し、それをもとに労働時間を算出する仕組みは、導入が手軽でコストも抑えられます。
一方で、近年ではさまざまな課題も指摘されています。特に労働基準法に基づく管理ルールや保存義務など、法令面での正確な理解が欠かせません。
本章では、タイムカード管理の基本的な位置づけと、遵守すべきルールや注意点を解説していきます。

勤怠管理にタイムカードが普及してきたわけ

多くの企業の勤怠管理にタイムカードが用いられてきたわけは、まず導入が簡単で運用コストを低く抑えられる点が挙げられます。
そのため、初期費用を抑えたい中小企業やシステム導入に不安のある企業にとって、運用しやすい選択肢とされてきました。
次に、紙のカードを差し込むだけといったシンプルな操作なので、従業員にとって扱いやすく、特別な教育や研修も不要といったことが挙げられるでしょう。
これらの理由から、パソコンが常時使用されない製造業や小売・サービス業などの現場では、現在もなお紙のタイムカードが広く活用されています。
このように手軽さが魅力のタイムカードですが、一方で集計の手間や法令対応の面ではさまざまな課題も浮き彫りになっています。

タイムカードによる勤怠管理の基本的な流れ

タイムカードを使った勤怠管理の基本的な流れは、以下の通りです。

まず従業員が出社・退社時にタイムカードを打刻し、自身の出退勤時刻を記録します。
次に、管理担当者が締め日にタイムカードを回収し、勤務時間や残業時間を手作業で集計することが一般的です。その際、打刻漏れや記録ミスがないかを確認し、必要に応じて修正を行います。
こうして整えた勤怠データをExcelや給与計算システムに反映させることで給与計算を進めていく、というのが基本的な流れです。
シンプルな仕組みではあるのですが、日々の記録から給与額に反映するまでの各工程は、人の手に頼る部分が多いのが実態です。

法令面におけるタイムカード保管のルール

タイムカードの勤怠記録は、労働基準法第109条により「最後の記載日から5年間」の保存が義務付けられています。
2020年4月の法改正により、従来の3年から5年に延長されました。2025年7月現在、当分の間は経過措置中のため3年間でも差し支えないとされていますが、今後の移行を見据えると5年間の保存が望ましいでしょう。
こうした背景を踏まえ、正しい保管ルールを理解し、労働基準監督署による調査にも対応できる体制を整えておくことが重要です。
たとえば、労働基準監督署から勤怠記録の提示を求められる場合もあります。その際、紙のタイムカードが紛失していたり劣化していたりすると証明に苦労するため、電子化や適切な保管状態を保つことが不可欠です。
タイムカードの適切な保存ルールを把握し、企業としてのコンプライアンス体制を強化しておく必要があるでしょう。

• ※参考：厚生労働省「労働基準法の一部を改正する法律の概要」

タイムカードの保管期間については、以下の記事でも詳しく解説しています。

• 関連記事：「最新のタイムカード保管期間は？労働基準法の改正による保存義務の変更点【社労士解説】」

タイムカードによる勤怠管理、よくある課題とは？

タイムカードの打刻漏れや記録ミス、集計の手間、法令対応の不備など、アナログな勤怠管理の弱点が積み重なると、やがて労務リスクや給与トラブルにつながる可能性が出てきます。
特に従業員数や拠点が増えるほど、手作業管理の限界が表面化しやすくなるでしょう。
本章では、タイムカードの勤怠管理に見られる課題を整理し、現状を見直す視点を持つためのポイントを解説します。

手作業の集計による入力ミスや計算違いが起きやすい

タイムカードを用いた勤怠管理では、集計時にExcelや給与計算システムなどへ改めて打刻情報を転記、あるいは再入力する必要があり、結果的に入力ミスや計算違いが起きやすいといった点がデメリットです。
集計の際には残業や深夜労働、休憩時間なども考慮しなければならず、作業工程が多いことから忙しい月末などは確認漏れやミスが頻発しやすくなります。
たとえば、勤務時間を1時間多く記載したまま給与計算したり、逆に実際の勤務時間より少なく集計してしまったりして、未払いが発生するケースも実際によくあることです。
こうしたミスが起きると、従業員との信頼関係を損ね、場合によっては法的なリスクにもつながりかねません。

勤怠状況をリアルタイムに把握できず残業や休暇の管理が困難

タイムカードによる勤怠管理では、リアルタイムに勤怠状況を把握できない点が大きな課題です。
紙の記録は回収・集計するまで実態が見えず、残業時間や有給休暇の取得状況も把握が遅れがちになります。
その結果、36協定における残業時間の上限（※1）や年5日の年次有給休暇取得義務（※2）に即時対応できなくなり、法令違反のリスクが生じます。
さらに、残業過多や有休未消化といった問題の把握が遅れ、労務トラブルや長時間労働による健康問題につながるケースも少なくありません。

• （※1）参考：厚生労働省「時間外労働の上限規制」
• （※2）参考：厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得」

打刻ミスや代理打刻などの不正が起きやすい

タイムカードによる勤怠管理では、打刻ミスや代理打刻などの不正が発生しやすい点も、解決したい課題のひとつです。
たとえば、打刻を忘れたりミスをした際に後から無断で手書き記入したり、同僚に打刻を依頼するといったケースも見られます。
こうした行為は虚偽の申告をしようとする意図がなかったとしても、結果的に労働時間の過少・過大申告を招き、給与計算ミスや法令違反につながる恐れがあります。
正確な勤怠管理を実現するには、打刻の不正やミスがそもそも発生しにくい仕組みづくりが不可欠といえます。

打刻方法が働き方の多様化に対応しにくい

タイムカードはタイムレコーダーの設置場所まで出向いて打刻する必要があり、直行直帰や在宅勤務といった柔軟な勤務形態には適しません。
営業職が外出先から直帰する場合やテレワークを導入している職場では、物理的にタイムカードを打刻できず、出退勤記録が曖昧になるケースが見受けられます。
その結果、勤務実態の把握が難しくなり、勤怠管理の正確性が損なわれるリスクもあるでしょう。
こうした事態を防ぐには、打刻の場所やデバイスに依存しない、柔軟な勤怠管理方法への移行が求められます。

集計作業が特定の期間に集中しがち

タイムカードによる勤怠管理では、勤怠の締め日前後に作業が集中するため、管理担当者に大きな負担がかかります。
その理由は、労働時間の集計や休暇取得状況の確認、打刻漏れの修正対応などが短期間のうちに重なり、物理的に作業が増大してしまうためです。
打刻忘れが判明した際には、従業員本人への確認や訂正対応に時間を取られ、結果として給与計算の遅延や作業ミス、チェック漏れのリスクが高まります。
スムーズで正確な勤怠管理を行うには、リアルタイムでデータを整備できる仕組みへの見直しが求められます。

タイムカードの保管にスペースと手間が必要

タイムカードによる勤怠管理は、原本の保管にスペースと管理の手間がかかるという課題があります。
その背景としては、労働基準法第109条により「労働関係の重要な書類は最後の記載日から5年間の保存義務」があるからです。
特に従業員数が多い場合や紙での勤怠管理を長年継続している場合は、大量のタイムカードをまとめて保管する必要があるでしょう。その際、誤廃棄や紛失を防ぎ、労働基準監督署の調査にも対応できる状態を維持する必要があります。
結果として、保管専用の棚やキャビネットが埋まり、事務スペースを圧迫するケースも少なくありません。
こうした状況から、スペースやファイリング作業の負担を軽減するためにも、ペーパーレス化を含めたデジタルな勤怠管理への移行が現実的な選択肢といえるでしょう。

• （※）参考：厚生労働省「記録の保存期間の延長等関係」

タイムカードの課題を解決する勤怠管理システムとは？導入メリットを解説

タイムカード管理の課題を解決する手段として、勤怠管理システムの導入が注目されています。
その理由は、紙のタイムカードでは対応しきれない打刻の不正やミスの防止のほか、リアルタイムな勤怠把握がシステムによって実現できるからです。
たとえば、従業員がスマートフォンやパソコンから柔軟に打刻でき、データは自動集計・保存されることで、管理の手間や法令対応リスクが大幅に軽減されます。
本章では勤怠管理システム導入の主なメリットを解説します。

＜メリット①＞打刻ミスや不正が防止できる

タイムカード管理で起きがちな打刻ミスや不正が防止できることは、勤怠管理システムの大きなメリットです。
打刻ミスや不正打刻は、勤怠データ集計、ひいては給与計算の誤りに直結します。
勤怠管理システムであれば、ICカードやスマートフォン、顔認証などの手段で正確な打刻および本人確認が行えるため、そうした集計時のリスクを未然に防ぐことができます。
また、もし打刻漏れや異常な勤務状況が発覚した場合はアラートによって通知されるので、即座に対応が可能です。
こうした仕組みにより、労務管理の信頼性が向上し、企業全体のコンプライアンス強化にもつながるでしょう。

＜メリット②＞集計業務の自動化により給与計算の手間やミスが削減される

勤怠管理システムは打刻データの集計を自動化できるため、手作業による計算ミスや転記漏れを防ぎ、給与計算に向けた準備の負担も大きく軽減できます。
タイムカードによる勤怠管理では、締め日前後に打刻情報の確認・修正・集計作業が集中し、担当者の負荷が非常に高くなりがちです。
一方、勤怠管理システムでは残業・深夜労働・休日出勤などの勤怠情報が正確に集計され、給与ソフトとの連携もスムーズなため、作業効率が飛躍的に向上します。

＜メリット③＞勤怠状況をリアルタイムで可視化しスムーズな法令遵守につながる

勤怠管理システムの大きな強みのひとつに、従業員の勤怠状況がリアルタイムに確認でき、法令遵守もスムーズに行える点が挙げられます。
タイムカードによる勤怠管理では、勤務データを勤怠締めのタイミングでまとめて集計することが一般的なため、残業時間や休暇取得状況などの最新状況が随時把握しずらい部分がネックです。そのため、長時間労働などでの法令違反のリスクも見過ごされがちなほか、36協定の残業上限超過や有給休暇の未取得といった問題を未然に防ぐのが難しいでしょう。
一方、勤怠管理システムならば労働時間・休憩・休日・残業・休暇取得状況が従業員と管理担当者双方でリアルタイムに可視化されるため、進捗に応じた早期の是正対応が可能です。併せて、長時間労働の抑制や、有給取得の促進にもつながります。

＜メリット④＞多彩な打刻方法により働き方の多様化に対応できる

勤怠管理システムには多彩な打刻方法が搭載されているため、多様な働き方に対応できます。
たとえばテレワークや直行直帰、時差出勤などの時間や場所を問わない働き方には、タイムカードでは対応が難しい場面が少なくありません。なぜなら、タイムカードは固定の設置場所で打刻する仕組みのため、こうした勤務形態に適さないためです。
しかし勤怠管理システムなら、スマートフォンやパソコン、ICカードなど多彩な打刻手段に対応しているので、場所や勤務形態を問わず正確な出退勤記録が可能となります。
また、GPS打刻や顔認証機能を搭載しているシステムを活用すれば、不正打刻の防止にも役立ちます。

＜メリット⑤＞法改正に素早く対応できるシステムが多い

多くの勤怠管理システムでは、法改正が行われた際に、スピーディに対応できることも大きなメリットです。
近年は、働き方改革関連法や労働時間の上限規制、年次有給休暇取得の義務化など、人事労務関連の法改正が頻繁に行われています。
タイムカードや手作業での管理では、こうした変更への対応に時間がかかる場合もあり、法令違反のリスクが高まります。
しかし、多くの勤怠管理システムでは法改正に合わせたアップデートが自動的に行われるため、担当者の負担を抑えつつスムーズに対します。
最新の法令に準拠した適正な労務管理を維持しやすくなり、企業のコンプライアンス強化にもつながります。

＜メリット⑥＞タイムカードの保管が不要になる

勤怠管理システムでは勤怠データがすべて電子的に記録・保存されるため、これまでのように紙のタイムカードをファイリングするなどして保管する必要はなくなります。
タイムカードは労働基準法第109条により「最後の記載日から5年間」の保存が義務付けられているため、書類が年々増えることで保管スペースが圧迫されがちです。さらに、経年劣化や紛失リスク、確認作業の手間も無視できないでしょう。
一方、勤怠管理システムは打刻データがクラウドやサーバー上に自動保存され、必要なときにすぐ検索・出力が可能です。
バックアップ体制が整えやすく、法令遵守もしやすくなります。またペーパーレス化によって保管コストが下がり、労務管理全体の効率化にもつながります。

タイムカードから移行する際の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムには多くの種類があり、機能や使い勝手、価格帯もさまざまです。
タイムカードから移行する場合は、現状の課題や自社の運用に合ったものを選ばないと、逆に作業の手間が増えてしまうようなこともあり得るでしょう。
ここでは勤怠管理システムの選び方のポイントを整理し、スムーズな導入につなげるためのヒントをご紹介します。

クラウド型の勤怠管理システムを選ぶ

まず、勤怠管理システムはクラウド型を選ぶことをおすすめします。
勤怠管理システムには大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類がありますが、特に紙のタイムカードで勤怠管理をしていた企業にとっては、導入や運用の負担が軽く、コストを抑えられるクラウド型が現実的な選択肢といえるでしょう。
以下の表は、勤怠管理システムのオンプレミス型とクラウド型の主な違いを比較したものです。

クラウド型の勤怠管理システムであれば、インターネット環境さえあれば即利用可能であり、自社の規模や運用状況に応じた柔軟な対応ができます。

法改正や機能アップデートにも自動で対応できるため、導入後の管理もスムーズです。
初めて勤怠管理システムを導入する企業でも安心して使い始められるのが、クラウド型勤怠管理システムの大きな魅力です。

クラウド型勤怠管理システムの導入メリットや選び方は、以下の記事で詳しくご紹介しています。本記事と併せてご覧ください。

• 関連記事：「クラウド型勤怠管理システムとは？導入メリット・選び方・失敗例まで徹底解説」

打刻方法が自社の働き方に合ったシステムを選ぶ

勤怠管理システムを選定する際には、搭載されている打刻方法が自社の働き方に合っているかどうかをチェックする必要があります。
近年は、直行直帰やテレワーク、シフト勤務や変形労働時間制など、多様な勤務形態が混在する企業も増えており、固定のタイムレコーダーだけでは対応が難しいケースも少なくありません。そのため、スマートフォンやパソコン、ICカードなど、勤務形態に応じて柔軟に打刻方法を選べるシステムであることが求められます。
たとえば、外回りが多い営業職や在宅勤務の従業員など、オフィスに出勤しない働き方にも対応できる打刻手段があれば、出退勤記録の正確性が保たれ、管理の手間や法令違反のリスクを軽減できます。

給与管理などの既存システムと連携できるかを確認する

給与計算システムや人事管理システムなど、自社が使用している既存システムと連携できるかどうかは、勤怠管理システム選定において重要なポイントです。
勤怠データが正確でも、給与計算ソフトに毎回手作業で入力しなければならないようであれば、結局ミスや作業負担が残ってしまうでしょう。
しかし、勤怠管理システムから給与計算システムへデータを自動連携できれば、業務の効率化と正確性は飛躍的に向上します。
また人事管理システムとの連携が可能であれば、勤怠データと従業員情報を一元的に管理でき、法改正や人事異動時の対応がスムーズに行えます。

法改正にスピーディに対応できるかを確認する

勤怠管理システムの選定において、法改正時に自動アップデートが可能かどうかもしっかり確認しておきましょう。
なぜなら、労働基準法をはじめとした労務関連法規は定期的に改正され、そのたびに勤怠集計ルールや割増賃金計算などに変更が生じていくからです。
法改正時の自動アップデート機能を備えたクラウド型システムなら、常に最新のルールに沿った運用ができるので、コンプライアンス強化と管理負担の軽減につながります。
検討する勤怠管理システムが法改正への自動対応が可能かどうかは、問い合わせ時に必ず確認しておきましょう。

費用対効果が適正なシステムを選ぶ

勤怠管理システムの導入費用や月々の運用費用が、自社でのの業務改善効果に見合っているかどうかを見極めることは重要です。
どれほど高機能なシステムであっても、コストが過大で経営を圧迫するようでは本末転倒になってしまいます。
タイムカードの課題解決や業務効率化によって削減できる工数や人的コストと、システムにかかる費用を比較し、費用対効果が得られるかを確認しましょう。
月額料金のほかに、初期費用やオプション費用が発生するケースもあるため、トータルコストを把握することが大切です。

サポート体制が整っているシステムを選ぶ

勤怠管理システムを選ぶ際は、サポート体制が充実しているかどうかを確認しましょう。システムは導入して終わりではなく、日々の運用やトラブル対応がスムーズに行えるかどうかが導入成否を左右するからです。
サポートが手薄な場合は、問題発生時に業務が止まってしまうリスクもあります。しかし、初期導入時の設定サポートや運用中の操作に関する問い合わせ対応、トラブル時の迅速な解決サポートなどの体制が整っているシステムであれば、安心して運用を続けられるでしょう。
サポート体制が整っている勤怠管理システムを選ぶことにより、担当者の負担も大幅に軽減できるはずです。

勤怠管理システムを導入してタイムカードが抱える課題を解決しよう

勤怠管理システムは、タイムカードによる勤怠管理で抱えていた多くの課題を解決することができます。
その理由は、手作業での集計作業や打刻ミス、不正打刻、法改正への対応遅れなどのリスクが軽減され、勤怠管理業務全体が大きく効率化するからです。
たとえば、労働時間や休暇の管理がリアルタイムで可視化されることで、残業時間の抑制や法令遵守が容易になり、従業員の労務リスクは低下します。
また、打刻ミスの防止や集計作業の自動化により給与計算の正確性が向上し、管理担当者の業務負担も大きく減らすことが可能です。さらに、柔軟な打刻方法への対応やデータのクラウド管理により、テレワークや変形労働時間制など多様な働き方にもスムーズに対応できます。
こうしたメリットを最大限に活用するためにも、クラウド型でサポートが充実しており、法改正への迅速な対応や給与システムとの高い連携性を備えているサービスを選ぶことで、初めての勤怠管理システム導入でも安心して運用を開始できるでしょう。
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