「みなし残業（固定残業制）」とは？ 制度の意味と企業が導入する際の注意点

みなし残業とは？ その仕組み

通常、従業員が所定労働時間外に業務を行えば、企業は基本給のほかに残業代を支払います。
「みなし残業制」とは、企業が適正と見込んだ残業時間をあらかじめ決定し、その時間に応じた固定の残業代を“給与に含めて支給する”という制度で、「固定残業制」とも呼ばれます。ただし、従業員が「みなし残業制」によって定めた時間を超えて残業する状況になった場合は、企業はその超過分を追加で支払うことも必要です。
そのため企業が「みなし残業制」を導入する場合は、正しいみなし残業代を算出し明示するとともに、みなし残業時間数を超えた残業が発生したときは追加で支払う旨を明記することが義務付けられています。これは、企業が求人を出す際も同様で、募集要項への表記が求められています。

• （参考）：厚生労働省　しっかり学ぼう！働くときの基礎知識　5.定額残業制

みなし残業制導入のメリット・デメリット

「みなし残業制」には、メリットもあればデメリットもあります。

従業員側のメリット・デメリット

「みなし残業制」を従業員が利用する際のメリットとしては、次のことが挙げられます。

●実際の残業時間がみなし残業時間よりも短ければ得をする
●安定した収入が得られる

みなし残業制では、あらかじめ固定の残業時間が決められているので、実際の残業時間に関わらず一定の残業代を受け取ることができます。固定残業時間を超えた場合、企業はその分を支払う義務がありますが、反対に固定の時間に達していなかったとしても、その分を給与から差し引くことはできません。したがって、従業員は業務効率を上げて残業時間を短縮したり定時で帰ったりしても、残業代込みの給料をもらうことができるのです。
残業の有無・残業時間の長短にかかわらず、常に基本給に一定の残業代が上乗せされているため、安定した収入を受け取ることができるというわけです。

しかし、デメリットもあります。それは「残業を促進される可能性がある」という点です。みなし残業代を受け取っているからと、「残って仕事をするべき」「定時に帰ってはいけない」などと言われ、その流れで必要のない残業を強いられるケースも考えられます。そもそもみなし残業制は必ず残業しなければならないという制度ではありませんが、残業を促すような雰囲気を醸成してしまう可能性はあるでしょう。

企業側のメリット・デメリット

では、この制度の企業側のメリットはどのようなものでしょうか。

●残業代の計算の手間が省ける
●人件費の見通しが立てやすい

まず、みなし残業制によって従業員の残業代が一律となり、給与計算がしやすくなることが挙げられるでしょう。経理・給与担当者の負担が軽減され、効率が上がることが大きなメリットです。
そもそも、人件費は企業支出の中でも重要かつ多くを占めますが、残業に伴って変動しやすい性質のものです。これは企業の規模が大きくなるほど複雑になり、その結果、毎月の給与支払いの増減予測がしにくくなるということに結び付いてしまいます。しかし、みなし残業制を導入していれば、ある程度の見通しが立てやすくなるといえるでしょう。

一方、企業側のデメリットとしては、「従業員が残業していなくても残業代の支払いが発生する」という点が挙げられます。
みなし残業制で決められている固定時間内であれば、従業員の残業時間がそれを満たしていなくても（仮にまったく残業をしていなくても）、一定の残業代は支払わなければなりません。反対に、超過していればその割増賃金は支払う義務があります。
みなし残業制を導入していても、企業は従業員の労働時間をしっかり把握して適切に賃金を支払う必要があるということです。

みなし残業制（固定残業性）とみなし労働時間制の違い

「みなし残業制」と混同される制度に「みなし労働時間制」があります。
「みなし労働時間制」は特定の職種や業務にのみ適用される制度で、さまざまな企業で広く導入が可能な「みなし残業制」と異なることを理解しておきましょう。

みなし労働時間制とは

「みなし労働時間制」は、例えば、労働時間と成果が比例しないような職種において、あらかじめ「“〇〇時間働いた”とみなして報酬を決める」という考え方です。これによって、従業員が何時間働いても事前に取り決めた時間を働いたこととされ、事前に取り決めた時間が法定労働時間以内であれば、企業に“残業代の支払い義務はない”ということも重要なポイントとなります。
この点が、残業に関わる時間をあらかじめ“みなして”おく「みなし残業制」と大きく違うところです。
みなし労働時間制には、次の3種類があります。

●事業場外みなし労働時間制
●専門業務型裁量労働制
●企画業務型裁量労働制

これらの制度はいずれも労働基準法38条に基づいているものです。それぞれの特徴を見ていきましょう。

事業場外みなし労働時間制

事業場外（社外）で労働する場合で労働時間の算定が困難なときに、原則として所定労働時間労働したとみなすものです。使用者（企業）の労働者（従業員）への指揮監督が及ばず、労働時間を正確に把握しにくい場合に適用されます。
労働基準法38条の2に定められています。

• （参考）：厚生労働省「事業場外労働に関するみなし労働時間制」の適正な運用のために

専門業務型裁量労働制

業務遂行の手段や時間配分などに関し、使用者が具体的な指示をしない19種の業務（デザイナー・放送プロデューサー・研究者・弁護士・システムエンジニアなど）について、実際の労働時間数とは関わりなく、定めた労働時間数を働いたものとみなす制度です。
労働基準法38条の3に定められています。

• （参考）：厚生労働省　専門業務型裁量労働制

企画業務型裁量労働制

事業運営の企画・立案・調査及び分析などの業務で、業務遂行の手段や時間配分などを労働者にまかせたほうがよい業務であり、使用者が具体的な指示をしないものについて、実際の労働時間数とは関わりなく、定めた労働時間数を働いたものとみなす制度です。
労働基準法38条の4に定められています。

• （参考）：厚生労働省　企画業務型裁量労働制

みなし残業制導入における休日出勤、深夜労働の取り扱い

休日には、「法定休日」と「会社の規定による休日」があります。法定休日は労働基準法に基づくもので、原則として使用者は労働者に対して少なくとも週1回の休日（または、4週のうち4回の休日）を与えることとされています。
これに対し、会社の規定による休日は「所定休日」とも呼ばれ、会社・企業独自のルールで決めるものです。
例えば、週休二日制の場合は“週1日の法定休日＋1日の所定休日が設けられている”という考え方になります。従業員が「法定休日」に出勤した場合、企業には残業代ではなく「休日出勤手当」を支払う義務が生じます。
労働基準法においては、「会社の規定による休日（所定休日）」に出勤した場合は、休日出勤ではなく時間外労働に該当すると考えます。それによってみなし残業制による固定時間を超える場合は、企業に割増料金の支払い義務が生じます。
深夜労働（22時から翌午前5時）をした場合も同様で、みなし残業制を導入していようと、企業には深夜労働の割増料金を支払う義務が生じます。

みなし残業制の導入で注意すべきポイント

「みなし残業制」を導入するにあたり、企業はどのようなことに注意したらよいのでしょうか。

みなし残業時間を規定し、超過分に対しての支払いを行う

みなし残業制を活用するには、まず「事前に適切な残業時間を定めること」、そして「事前に定めていた残業時間を超えた場合はその超過分を支払うこと」が条件となります。
ところが一定の残業代を支払っていることから、企業によっては“超過分の支払いは不要”と誤解しているケースもあります。つまり、所定の残業時間をオーバーするほど従業員は労働しているにも関わらず、その分の賃金が未払いになっているということです。
事前に設定された残業時間を超えて従業員が働いた場合、その分の割増賃金を支払うことは義務であるということを企業側はしっかり認識しておく必要があるでしょう。
重要なポイントは、事前に残業時間を定める際は十分に検討するということ、そして、もし従業員がそれを超えて働いた場合、その分の割増賃金を支払うことは義務であるということです。これらについて、企業側はしっかり認識しておかなければなりません。

就業規則にルールを記載し、従業員に明示する

みなし残業制を導入した場合は、その旨を就業規則に記載し、従業員に明示することが求められます。新しい人材を募集する際にも、求人広告に明記することが必要です。それを怠ると違法とみなされる場合があり、トラブルが発生する可能性も高まります。
各書類上で明示すべき内容は以下になります。

●固定残業代を除いた基本給の額
●固定残業代に関する労働時間数と金額等の計算方法
●固定残業時間を超える時間外労働・休日労働・深夜労働に対して、割増賃金を追加で支払うこと

• （参考）：厚生労働省　固定残業代を賃金に含める場合は、適切な表示をお願いします

【注意】提示した労働条件との実態乖離は違法

みなし残業制については、新規応募者や従業員に明記することが必要とお伝えしましたが、その内容と実際の労働条件が異なっているという状態は違法とされるため、注意が必要です。ハローワークに対するみなし残業制に関する苦情や、みなし残業制にまつわる裁判が多いこともわかっています。
実際に、平成20年の東京地方裁判所では「労働者が、自分がどれだけの時間外労働をし、それに対していくらの割増賃金が出ているのかを概算的にでも有効・適切に知ることができなければ、労使の合意が成立したことにはならない」という旨の判決が出されています。
企業はそれをしっかり認識し、正しく対応することが重要です。

• （参考）：厚生労働省　賃金・固定残業代に関する申出･苦情等

従業員の労働時間管理をしっかり行う

みなし残業制を導入するには、従業員の労働時間をしっかり管理することが大切です。
正確な労働時間や残業の実情を把握していれば固定時間を適切に設定できるため、超過する状況を回避しやすくなります。もし固定時間を超えたときも、割増賃金の支払いを円滑に進められ、トラブル防止も可能になります。
しかし、残業を含む労働時間の確認は、これまで紙形式やタイムカードによる従業員の申告に基づくものが多く、それによって企業・従業員双方にミスや不正が起こるということも多々ありました。より正確でミスがないような管理方法を検討することも必要といえるでしょう。

勤怠管理システム導入で従業員の残業管理を効率化

残業時間の計算は手間がかかります。さらに36協定違反も防止するならリアルタイムでの集計も求められるため、従来のアナログ管理では作業の手間がかかります。
みなし残業制（固定残業制）を導入している、または導入を検討している企業には、従業員の労働時間を効率的に管理することができる勤怠管理システムを取り入れることをおすすめします。
クラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、誰にでも使いやすいシンプルな操作画面が特長で、システムに不慣れな労務担当者も安心して利用できることが特徴です。労務知識をもつ専任担当者が導入完了までサポートするため、IT知識がなくてもスムーズなシステム導入・活用が可能となっています。
実際に導入した企業の声をご紹介します。

●実際に導入した企業の事例：株式会社green-glass 様

導入前は、「複数のツールを用いて勤怠管理していたため、作業が煩雑」「あらゆる勤怠管理業務を労務担当者が担っていたため、負荷と責任が偏っている状態」というような課題を抱えていましたが、「楽楽勤怠」を導入したことで、「出退勤管理から有給管理まで、システムでまとめて管理できるようになった」「従業員と管理者でそれぞれ勤務表のチェック作業を分担して行うフローに変更し、労務担当者の作業時間を700分ほど削減できた」などの効果が得られました。

まとめ

みなし残業制であっても正確な勤怠管理は義務付けられています。適切な勤怠管理ができていないまま制度を導入すると、場合によっては賃金未払いという違法状態に陥るリスクがあります。勤怠管理体制に不安が残る場合は、まずは勤怠管理の体制を見直しましょう。