タイムカードを早く押すのはNG？ 正しい労働時間管理のポイントを解説

タイムカードを押すタイミングとは？労働時間の定義から解説

タイムカードは労働時間を記録する重要なツールであり、労働時間の開始時刻・終了時刻をそれぞれ正確に打刻する必要があります。
しかし、タイムカードの利用者全員が「労働時間」の定義を正確に理解しているとはいえないでしょう。
そこで本章では、労働時間の定義から、タイムカードを打刻するための適切なタイミングについて解説していきます。

そもそも労働時間とは？勤務時間との違いも解説

労働時間と勤務時間の違いを正しく理解することは、適切な勤怠管理に欠かせません。
労働時間とは、厚生労働省のガイドラインにて「使用者の指揮命令下に置かれている時間」すなわち、使用者の明示または暗黙の指示により労働者が業務に従事する時間と明記されています。（※）
たとえば、参加が事実上強制されている社外研修や、後日レポートの提出が義務付けられているケースなども労働時間に該当します。
一方、勤務時間は就業規則で定められた1日の始業時から終業時までの時間を指し、休憩時間を含むのが一般的です。
このため、勤務時間に含まれていても、使用者の指揮命令下にない休憩時間は、労働時間には該当しません。
つまり両者の明確な違いは、「使用者の指揮命令下にあるかどうか」で判断されるという点です。

• （※）参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

労働時間の判断基準

労働時間に該当するかどうかの判断基準は、「客観的に見て、従業員が使用者の指揮命令下にあるかどうか」がポイントになります。
実際の運用では、「就業規則に記載があるかどうか」にかかわらず、従業員の行動が業務遂行の一環とみなされるかが重要です。
具体的には、以下のような一般的な出勤までの流れで解説します。

この一連の流れにおいて、①の通勤時間を除いた②〜④は、労働時間に該当します。なぜなら、制服への着替えや業務準備は、会社の指示や職務に直結する行動とみなされ、使用者の指揮命令下にあると判断されるからです。
対して、①のケースにおいて業務を行っていない場合は、労働時間ではなく「通勤時間（＝約束の時間までに集合場所へ到着することを目的とする行為）」にあてはまります。
（※）
一方で、業務指示が出ていたり、移動中に業務指示の資料を確認していたような場合は、移動時間であっても労働時間とみなされる可能性があります。
このように、労働時間かどうかの線引きは、形式的なルールではなく「実態」によって判断されます。

• （※）参考：厚生労働省「事務所と現場の移動時間を見直してみませんか？」

タイムカードを押す適切なタイミングとは？

タイムカードは、「労働の開始と終了のタイミング」を正確に記録する必要があるため、出社時と退社時に打刻するのが原則だといえます。
なぜならタイムカードの目的は、従業員の労働時間を客観的に把握し、適切な賃金計算や労働時間管理を行うための根拠を残すことにあるからです。
労働基準法では、使用者は従業員に対して労働時間に応じた賃金を支払う義務があります。（※）したがって、「実際に労働を提供していたかどうか」が判断基準となり、賃金の支払い義務が発生する時間＝労働時間とみなされます。
このように、業務に入る直前と業務が完全に終了した時点でタイムカードを打刻することが、法的にも実務的にも適切なタイミングです。

• （※）参考：労働基準法第24条

タイムカードの早押しは労働時間に含まれる？

タイムカードの早押しが労働時間に該当するかどうかは、「出社してから何をしていたか」や「使用者の指示があったか」によって判断されます。
労働時間とは、厚生労働省のガイドラインや判例に基づき、「使用者の指揮命令下にある時間」と定義されており、形式的な時刻ではなく実態が重要です。
たとえば以下のようなケースは、たとえ始業前であっても労働時間に該当します。

一方で労働時間に該当しない具体例としては、使用者の指示がなく、従業員が自主的に早く出社しただけのケースです。
たとえば、業務の必要がないにもかかわらず「残業代を稼ぐため」などの目的で早く打刻している場合は指揮命令下にあるとは認められず、労働時間として扱われません。
このように、「いつ打刻したか」よりも、「何をしていたか」や「指示があったか」が、労働時間の判断基準となります。

タイムカードはいつ押すべき？悩みがちなシーン別に解説

タイムカードはいつ押すべきかを曖昧にしたまま運用されているケースもたびたび見受けられます。
ここでは、タイムカードを押すタイミングについて悩みがちなシーン別に解説します。自社の普段の状況に当てはめながら整理していきましょう。

休憩時間は打刻すべき？

原則として休憩時間は労働時間に含まれないので、打刻の必要はありません。
なぜなら、労働基準法では「休憩時間＝労働者が自由に使える時間」と定められており、使用者の指揮命令下にない時間は労働時間とはみなされないからです。
ただし、名目上は休憩時間であっても、次のようなケースでは実質的に労働しているとみなされるため、労働時間としてカウントし、打刻の対応が必要になることがあります。

一方で、仮眠室などでの休憩中に業務指示や呼び出し対応がなく完全に自由に過ごせる状態であれば、休憩時間と見なされ、打刻の必要はありません。
つまり、「休憩時間であっても業務の拘束があるかどうか」が、打刻の要否を判断する分かれ目です。

社外業務や出張時に移動が必要な場合はいつ打刻する？

社外での業務や出張時の移動時間が「労働時間」に該当するかどうかは、その移動が会社の指示に基づくものかどうかで判断されます。
通勤時間（＝自宅から会社や現場への通常の移動にかかる時間）は、原則として労働時間に該当しません。なぜなら、通勤時間は業務の為に費やす時間ではなく、約束の時間までに集合場所へ到着することを目的とする行為とされ、使用者の指揮命令下にあるとは言えないからです。
しかし、次のようなケースでは例外的に労働時間とみなされ、打刻の対応が必要になります。

一方で、自宅から勤務先や現場への通常の移動（公共交通機関、自家用車など）は、たとえ1時間を超える長距離移動であっても、労働時間には含まれず、打刻の対象外です。
このように、「会社の指揮命令下にあるか」「移動中に業務を行っているか」が、移動時間の打刻判断の分かれ目となります。
では実際に、いつ打刻すればよいのでしょうか？基本的には、「労働を開始する時点（＝業務指示を受けて移動を始める時）」で出勤打刻を行い、出張先で業務が終了した時点、または帰社後の業務終了時に退勤打刻を行います。
たとえば、直行直帰の場合は、最初に会社の指示を受けた移動開始時に打刻し、業務終了時点で退勤打刻するのが適切です。

出退勤時刻ぴったりの打刻は問題ない？

始業や終業時間ぴったりに打刻することについては、原則として問題はありません。ただし、実際に出退勤時刻ぴったりに業務を開始・終了できる状態にあるかどうかは、職場環境や業務内容、就業規則によって異なるため注意が必要です。
たとえば、打刻機が労働場所から離れている場合、打刻後にデスクへ移動して業務を始めるまでに時間がかかることもあります。オフィス勤務であればパソコンの起動や業務システムへのログイン、接客業であればお客様からの問い合わせへの即時対応の準備など、実際の業務開始には一定の準備が必要なケースも多いでしょう。
このため、「打刻の時刻＝業務の開始時刻」とは限らず、何をもって「業務開始」とみなすかを職場ごとに明確化しておくことが、トラブル防止につながります。

タイムカードの管理体制を整備すべき理由

適切な勤怠管理を実現するには、タイムカードの運用においても明確なルールと管理体制の整備が欠かせません。
なぜなら、これまで見てきたように「始業前の打刻が労働時間に該当するか」「休憩中の対応が打刻対象になるか」といった判断が現場に任されている状態では、記録の曖昧さが未払い残業や労働基準監督署からの指摘につながるリスクがあるためです。
実際、タイムカードはシンプルで使いやすい一方で、従業員の自己申告に依存しやすく、操作のタイミングや意図が統一されないことが多々あります。
たとえば、始業前に出社して打刻を行っても、その分が残業と認められなければ給与に反映されず、従業員から未払い残業代を請求される事態も起こり得ます。また、就業ルールや打刻ルールが曖昧なままでは、管理者と従業員の間で認識のズレが生じ、トラブルが発生する可能性も否めません。
こうしたリスクを回避し、従業員の労働時間を正確かつ公平に把握するためにも、タイムカードの運用には就業規則と連動したルールの明文化と、そのルールを全員が遵守できる管理体制の構築が不可欠です。

タイムカードで労働時間を正しく管理する方法

タイムカードで労働時間を正しく管理するためには、明確な打刻ルールの設定が必要です。
また、決めたルールを全従業員に周知し、定期的な啓もうを行いながら認識の統一やルール遵守の向上を図ることが大切だといえます。
ここでは、タイムカードで正しい労働時間管理を実現するための方策について見ていきましょう。

出勤時の打刻ルールを就業規則に明記する

まずは出勤時の打刻ルールについて、就業規則にはっきり明記しておきましょう。
タイムカードは出勤時と退勤時に打刻するのが基本ではありますが、従業員によってばらつきが生じる可能性があるためです。
また、打刻を忘れた場合の対応や、「出勤して着替えをする前に押す」などの打刻タイミングについても、なるべく具体的に明記しておくべきでしょう。
打刻ルールの明確化と就業規則への明記により、タイムカードでの労働時間管理を、社内共通認識のもとで行ことができます。

定時より早い出勤や残業への事前申請のルールを定める

定時前の出勤や定時後の残業が発生する場合は、事前に申請を義務づけるルールを設けることが、適正な労働時間管理において重要です。
なぜなら、本人の自主的な判断による早出や残業がタイムカードに記録されてしまうと、実際に業務を行っていたか否かの判断が困難になり、未払い残業や不正請求のリスクが生じるからです。
たとえば、「上司の許可なく早めに出社してタイムカードを押した」「終業後に残って雑談していたが打刻せずにいた」などのケースが常態化すると、労働時間の正確な把握ができなくなります。
こうしたリスクを回避するためには、以下のようなルール整備がおすすめです。

このように明確な申請ルールを設けることで、従業員と管理者間の認識のズレを防ぎ、労働時間の透明性と公平性を高めることができます。
また、ルールに基づく記録が残っていれば、将来的なトラブルや労働基準監督署の監査対応時にも有効なエビデンスとなります。

打刻ルールの周知を徹底し、従業員の意識向上を図る

勤怠トラブルを未然に防ぐには、打刻ルールの明文化のみならず、従業員への丁寧な周知が不可欠だといえます。
打刻ルールの内容を全社で共有し、従業員が正しく理解・納得したうえで日々の勤怠管理を行える体制づくりが重要です。
具体的な取り組みのイメージを、以下に記載します。

また説明時には、なぜ打刻の正確さが重要なのかといった背景や目的も併せて伝えることで、従業員の納得感と自発的な遵守意識を高めることができます。

状況に応じて早押しやルール外の打刻に対するペナルティを定める

意図的な早押しやルールを無視した打刻に対しては、状況に応じて始末書の提出といったペナルティを課すといった対策も効果的です。
本来は打刻の不正や無意識によるミスが起きないように対応を図るべきですが、発生時のペナルティを明確にすることで、従業員の打刻に対する意識がより高まるでしょう。
不正打刻や打刻ミスにおけるペナルティを定める場合は、その詳細も就業規則に明記しておきましょう。ただし、減給処分などの過剰なペナルティは法律に抵触する場合もあるので注意が必要です。

タイムカードでの管理には限界も。勤怠管理システムへの移行メリット

ここまでは、タイムカード打刻における労働時間管理の方法について解説してきました。
タイムカードは適切な方法で運用できれば便利なツールですが、働き方が多様化している昨今、タイムカードを活用した勤怠管理では対応しきれない場面が多くなってきたことも確かです。
また、不正を防止する難しさをはじめ、集計にかかる非効率な時間や人的ミスが発生しやすいといったデメリットも抱えています。
こうした課題を解決するには、勤怠管理システムへの移行がおすすめです。
この章では、勤怠管理システムとはどういったものかを踏まえながら、特徴やタイムカードからの移行メリットについて紹介します。

タイムカード管理の課題については、以下の記事でも詳しく解説しています。

• 関連記事：「タイムカード管理の課題を解決！勤怠管理システムへの移行メリットとは？」

ルール通りの労働時間管理が自動化できる

勤怠管理システムを導入すれば、会社の就業ルールに沿った労働時間管理を自動化できるため、勤怠の正確性と管理の効率が大きく向上します。
手動での作業がメインのタイムカード管理では、打刻忘れや意図しない早押しなど、ルールから外れた勤怠記録が発生しやすく、その確認や修正に多大な手間がかかる場合もあるでしょう。
労働時間管理をシステム化することで、そうした属人的な処理を最小限に抑えることが可能になります。
たとえば、多くの勤怠管理システムでは、以下のような設定が可能です。

打刻方法も、パソコン、スマートフォン、ICカードなど多様なデバイスから選択可能で、すべての記録がリアルタイムで自動集計されます。これにより、月末の締め作業や修正確認にかかる負担が軽減されるだけでなく、未払い残業や過少申告といったリスクも大幅に低減されます。
つまり勤怠管理システムの導入は、法令遵守体制を強化しながら、労務担当者の業務効率と従業員の納得感を同時に高める手段として非常に有効です。

打刻の信頼性が高まり不備や不正を防止できる

勤怠管理システムの導入によって、打刻の信頼性が大幅に高まり、不正やミスを未然に防ぐことができます。
タイムカードでは、早押し・打刻漏れ・後からの自己修正などが現場の運用に委ねられがちで、管理者が把握しきれないケースも少なくありません。
これに対し、勤怠管理システムではルールに沿わない打刻を自動検知し、即時に対応できる仕組みが構築可能です。
たとえば、次のような機能が活用されています。

こうした機能により、勤務実態と記録との乖離をなくし、企業としてのコンプライアンス体制を強化することが可能です。
勤怠記録の信頼性が向上すれば、管理者は確認・修正にかける時間を削減でき、従業員側も「自分の労働時間が正しく管理されている」という納得感を持てるようになります。

場所や時間に縛られずに打刻ができる

勤怠管理システムを導入すれば、場所や時間に制限されることなく、柔軟な打刻運用が可能になります。
紙のタイムカードは打刻機が設置された場所でしか操作できず、テレワークや直行直帰といった多様な働き方には対応しづらいという制約がありました。
一方、勤怠管理システムでは、パソコン・スマートフォン・ICカード・生体認証など、様々なデバイスを活用した打刻方法が選択でき、インターネットを通じてリアルタイムで打刻データを記録・反映できます。
たとえば、営業職の直行直帰時にはスマートフォンで打刻、在宅勤務中はWebブラウザで打刻、工場勤務者はICカードで入退場管理を連携するなど、勤務形態や職種に合わせた運用が可能です。
また、物理的なタイムカードの保管・回収・転記といった手間や、紙の保存コストも不要になるため、業務効率の向上とコスト削減にもつながります。
このように、勤怠管理システムは柔軟な働き方を支えるインフラとして、企業全体の生産性と従業員の利便性を両立する手段となる部分も大きなメリットです。

法改正時にも柔軟に対応できる

勤怠管理システムは、労働関連法の改正にも柔軟かつ迅速に対応できる点で、大きなメリットがあります。
昨今の働き方改革や労働基準法の見直しに伴い、時間外労働の上限規制、勤務間インターバル制度、割増賃金率の変更など、勤怠管理に関わる法改正は頻繁に行われてる状況です。
こうした変化に対して紙のタイムカードや手作業の集計管理では、制度内容の把握やルールの再設計、集計表の修正などに膨大な工数と時間を要するため、対応が後手に回りがちでした。
一方で勤怠管理システムを導入していれば、法改正に伴うシステムアップデートが自動で適用され必要な設定変更もガイドに沿って進めることができるため、法令違反や運用ミスのリスクを最小限に抑えられます。
さらに、改正内容を反映した就業規則の更新や管理者への通知機能などを通じて、社内の対応もスムーズになるでしょう。
このように、法改正に迅速かつ正確に対応できる仕組みを整えることは、企業のコンプライアンス体制の強化だけでなく、管理者の負担軽減にも直結します。

従業員の納得感を高め労務リスクを削減できる

勤怠管理システムの活用は、従業員の納得感を高め、労務リスクを未然に防ぐためにも有効です。
なぜなら、労働時間の取り扱いや判断基準がブラックボックス化されていると、従業員は「なぜこの時間が労働時間に含まれないのか？」「誰がどう判断して修正したのか？」といった不透明さに不安や不信感を抱きがちだからです。
勤怠管理システムには、以下のような「可視化」と「納得感」を支援する機能が備わっています。

こうした仕組みにより、従業員自身が「自分の勤怠が正しく扱われている」ことを実感できるため、不満や誤解による労務トラブルの発生を抑える効果が期待できるでしょう。
また、業務フローが標準化・自動化されることで、管理部門側の対応工数も減少し、組織全体としてのコンプライアンス強化と生産性向上に寄与します。

タイムカード管理でのリスクを勤怠管理システム導入で解決しよう

タイムカードの打刻タイミングや管理体制の重要性について見てきたように、曖昧な労働時間の扱いは、未払い残業や法令違反といったリスクにつながります。
タイムカードは手軽で導入しやすい反面、不正打刻や集計ミスが発生しやすく、適切な勤怠管理を維持するには限界があるのも事実です。
こうしたリスクを根本から解消するには、ルール通りの労働時間を自動で集計・記録できる勤怠管理システムの導入が有効です。
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