管理職にもタイムカードは必要？ 管理監督者に求められる勤怠管理の基礎知識

管理職にも一般従業員のような勤怠管理は必要？

多くの企業では、部長や課長、マネージャーといった役職者を「管理職」と呼び、裁量を持って働く立場と捉えています。そのため、「一般社員のようにタイムカードで勤怠管理をしなくてもいい」と考えている方も少なくないでしょう。
しかし実際には、一般従業員と労働実態が大きく変わらない管理職、いわゆる「名ばかり管理職」については、ほかの従業員と同様に勤怠管理を行うことが企業に求められます。
さらに、労働基準法上で定義される「管理監督者」であっても、労働時間の状況把握が原則として求められていることをご存じでしょうか。
次の項目では、その理由と背景について詳しく解説します。

管理監督者も労働時間の把握が義務化

2019年4月から順次施行が開始した働き方改革の一環として労働安全衛生法が改正され、管理監督者や裁量労働制が適用される労働者についても、労働時間の状況を把握することが企業に義務付けられました。
それ以前も、労働時間の適正な把握に関するガイドライン（※参照1）は存在していましたが、管理監督者や裁量労働制の労働者は明確な対象とはされていませんでした。
しかし、過労死やメンタルヘルス不調などの深刻な健康障害を未然に防ぐ必要性から、法改正により、すべての労働者に対して労働時間の状況を把握することが企業の義務であると明文化されたのです。

• （※）参考：時間外労働の上限規制わかりやすい解説（P7）
• （※）参考：労働安全衛生法
• （※）参考：厚生労働省「管理監督者の労働時間データについて」
• （※1）参照：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

健康管理のために管理監督者も勤怠管理が必要

管理監督者であっても、健康管理の観点から勤怠管理は欠かせません。 なぜなら、長時間労働は健康障害を引き起こすリスクが高く、企業には労働者の健康を守る義務があるからです。
企業は、長時間労働者に対して医師による面接指導を行ったうえで、適切な措置を実施しなくてはなりません。（※1）
実際に、厚生労働省の調査では「1か月あたりの時間外・休日労働が80時間を超えた月があった」と回答した管理的職業従事者は、全職種平均の約2倍にのぼったというデータもあります。（※2）さらに、長時間労働と健康障害との関連性については医学的にも高い相関があることが報告されています。（※3）
こうした背景をふまえると、管理監督者だからといって勤怠管理を免除するのではなく、むしろ組織的に労働時間を把握・管理し、適切な健康対策を講じることが重要だといえるでしょう。

• （※1）参考：厚生労働省「管理監督者の労働時間データについて」
• （※2）参考：厚生労働省「管理監督者の時間外労働の調査結果について」
• （※3）参考：過重労働による健康障害防止のための総合対策

長時間労働による健康障害や労務問題については、以下の記事でも詳しく解説しています。本記事と併せてご覧ください。

• 関連記事：「【事例あり】長時間労働による深刻な労務問題まとめ＜社労士監修＞」

管理監督者とは？要件や管理職との違いを解説

改めて、管理監督者とはどのような人のことを指しているのでしょうか。一般的な管理職とはどこが違うのかを一度整理してみましょう。
まず管理監督者とは、労働基準法第41条第2号に基づき、特別に定められた地位を指します。
この地位にある者は、労働条件の決定や労務管理について経営者と一体的な立場にあるとされ、一定の条件を満たす場合、労働時間に関する規定の適用が除外されます。
具体的には、管理監督者は部長や工場長などの役職を持ち、企業運営における意思決定に関与し、人事権や財務面の決定権を有することが求められます。また、相応の待遇が与えられていることも重要な条件です。
管理監督者は一般の従業員とは異なる働き方が求められ、労働時間や休憩、休日に関する規定が適用されないこととされます。 以下は、管理監督者のチェックポイントです。

一方で、管理職は部下の管理や指導を行う役職を広く指す言葉であり、必ずしも法律上の管理監督者とは限らないことに注意が必要です。
企業内で管理職として位置づけられていても、労働基準法上の管理監督者に該当しない場合があります。
このように、管理監督者はその役職などの名称にかかわらず、実態に即して判断されるものであることを理解しておきましょう。

• （※）参考：厚生労働省「労基法41条2号の管理監督者の該当性」

管理監督者の勤怠管理における注意点

管理監督者の勤怠管理では、一般の労働者とは異なる規定があるため注意が必要です。
労働基準法に基づく管理監督者は、労働時間、休憩、休日に関する規定の適用を受けないとされています。具体的には、以下の点が一般の労働者とは異なります。

管理監督者は、企業運営における重要な意思決定に関与し、経営者と一体的な立場で職務を遂行することが求められます。
そのため、一般労働者とは異なる働き方が必要とされ、労働時間や休憩、休日に関する規定の適用を受けません。
それぞれの詳細について、以下で詳しく解説していきます。

「労働時間の上限規制」の対象外となる

労働基準法に基づく管理監督者は、「労働時間の上限規制」の対象外になります。
いわゆる36協定（時間外労働・休日労働に関する協定）の適用がなく、一般の従業員に定められた1日8時間・週40時間の法定労働時間や休日労働に関する上限規制も適用されません。
そのため業務の必要に応じて柔軟に働くことが求められる一方で、過重労働による健康被害を防ぐためには、企業側の適切な労働時間管理と本人の意識づけが重要です。

労働時間の上限規制については、以下の記事でも詳しく解説しています。

• 関連記事：「【社労士解説】勤怠管理基礎知識＜働き方改革＞時間外労働の上限規制編」

労働基準法上の休憩・休日の規定適用外となる

管理監督者は、労働基準法第41条第2号に基づき、休憩、休日に関する規定の適用を受けません。
原則として労働時間が６時間を超える場合は45分、８時間を超える場合は１時間の休憩を取る必要があります。
しかし管理監督者は、会社が必要と判断すれば、法定の休憩時間に縛られることなく、業務の状況に応じて柔軟に休憩を取ることが認められています。また同様に、休日に働くことも可能です。
ただし、休憩や休日の「適用除外」であっても、無制限に働かせてよいという意味ではありません。休憩や休日の取得が極端に制限された状態が続けば、心身の疲弊や健康障害のリスクを高める恐れがあります。
企業としては、適切な労働時間の把握と、管理監督者本人の健康への配慮を徹底する必要があります。

深夜割増賃金や有給休暇の取得義務は適用される

管理監督者であっても、一般の労働者と同様に適用される法令上の規定があります。その代表的なものが、深夜労働の割増賃金や有給休暇の取得義務の適用です。
たとえば、管理監督者が22時から翌朝5時の間に勤務した場合には、原則どおり25％の深夜割増賃金を支払う必要があります。
また有給休暇についても同様で、年間5日以上の年次有給休暇を取得させる義務は、管理監督者にも適用されます。
これらの規定は、労働時間の長短にかかわらず、すべての労働者の健康と安全を守るために設けられた重要なルールです。
その目的は、一般労働者であっても、管理監督者であっても変わることはありません。

有給休暇の取得義務については、以下の記事でも詳しく解説しています。

• 関連記事：「有給休暇の付与日はいつ？正しい付与タイミングと日数【社労士解説】」

管理監督者における勤怠管理ルールの設定手順

管理監督者の勤怠管理ルールは、以下のように「義務化・規則化・協定化」の3ステップで整備することでスムーズに設定できます。

まず、管理監督者についても労働時間を記録・管理することを社内ルールとして義務づけます。これにより、管理の前提が明確になり、具体的な手段や運用ルールの検討につながるでしょう。
次に、勤怠管理に関する内容（記録方法・休憩・休日など）を就業規則に明記し、制度として定着させます。既存の規則を改定するか、新規作成する際には最初から盛り込むことが重要です。作成後は、従業員への周知も忘れずに行いましょう。
加えて、労働組合または従業員代表と協議し、勤怠管理ルールに関する労働協約を結ぶことで、管理監督者も適用対象であることを明文化できます。この取り組みにより、制度の信頼性と実効性が高まります。
これらの手順を踏むことで、管理監督者に対する勤怠管理ルールが法的にも実務的にも明確になり、法令遵守・健康管理・正確な給与計算・生産性向上といった効果が期待できます。 形式的な取り決めにとどまらず、実効性のある運用を目指しましょう。

管理監督者の適切な勤怠管理方法とは？

労働安全衛生法に基づき、企業は管理監督者の労働時間を正確に把握する義務があります。
もし労働基準監督署による臨検（※）があった際には、勤怠情報が記録された出勤簿等の書類の提出が求められることからも、日ごろより正確に記録しておくことが必要です。
また労働基準法に基づき、管理監督者であっても深夜労働の割増賃金や年間5日以上の有給休暇取得が義務付けられています。これらの規定を遵守するためにも適切な勤怠管理が不可欠です。
以下では、管理監督者の勤怠管理の具体例について詳しく解説していきます。

（※）臨検：労働基準監督署が企業の労務管理状況を立ち入り調査すること。

タイムカードなどの客観的な記録により労働時間を把握する

管理監督者の労働時間を正しく把握するためには、タイムカードやパソコンのログなどによる「客観的な記録」が不可欠です。
企業には、労働時間の状況を客観的な方法で把握することが義務付けられています。自己申告や手書きの出勤簿では、記録の信頼性が低く、修正・改ざんといったリスクがあるため、適切な勤怠管理手段とはいえません。
たとえば、タイムカードやパソコンのログイン・ログオフ情報、ICカードでの入退室履歴などは、時間の記録を裏づける客観的なデータとして有効です。
ただし、時間外労働や休日・深夜勤務の集計が煩雑になりやすい点や、テレワークや直行直帰の勤務形態では記録が難しいケースもあります。そのため、状況に応じた記録手段の選定が重要です。
「客観的な記録に基づいた勤怠管理」は、法令遵守だけでなく、過重労働リスクの早期発見にもつながります。企業は信頼性の高い記録方法を導入し、継続的に運用を見直すことが求められます。

長時間労働の把握や面談の体制を整備する

管理監督者の長時間労働を未然に防ぐには、状況の早期把握と、必要に応じた医師面談や組織的な介入体制の整備が不可欠です。
管理監督者は業務上の裁量が大きい反面、長時間労働になりやすく、過労や健康障害のリスクを抱えやすい立場です。問題が表面化する前に兆候を把握し、迅速に対応できる仕組みが求められます。
具体的には以下のような体制を整備しておくことで、リスクの高い働き方に早期に気づき、対応できるでしょう。

これらの取り組みにより、管理監督者の健康リスクや過重労働問題を未然に防ぐことが可能になります。
勤怠記録の“見える化”だけでなく、それに基づいたアクションの設計が重要です。

• （※）参考：厚生労働省「管理監督者の労働時間データについて」

年次有給休暇や休憩取得の実施状況をモニタリングする

年次有給休暇や休憩の取得がきちんと実施されているかどうかは、定期的に監視・記録していきましょう。
「管理監督者だから休みを取らない」という考え方は、コンプライアンスに反するリスクにつながります。
休みの取得状況を可視化するだけでなく、十分に取得できていない場合には事前にアラートを出して取得の呼びかけができれば、抜け漏れなく対応することができるでしょう。取得を個人の意思や行動にゆだねるのではなく、仕組みとして整理することが重要です。
また、仕組みの整理に加えて、有休や休憩が取れていない場合の是正措置ルールを定めておきましょう。

出退勤の実態と業務量のバランスを確認する

管理監督者の出退勤状況と業務量のバランスの確認が必要です。
本来、管理監督者は勤務時間が自由であるべきですが、実際には「毎日決まった時間に出社し上司の指示通りに働いている」場合、「名ばかり管理職」となっている可能性があります。
このような状態では、「本来残業代を支払うべきなのに未払い状態であった」など、知らず知らずのうちに労働基準法違反リスクを高めることにもつながりかねません。
こういった法令違反のリスクを回避するためにも、出退勤の状況と業務量を確認し、以下のような状態になっていないかをチェックすることが重要です。

管理監督者の勤怠管理にはシステムの導入が効果的な理由

勤怠管理システムは管理監督者の労働時間を適切に把握できるほか、一般従業員とは異なる勤怠ルールに沿った勤怠管理も効率的に行うことができます。
そのため、管理監督者の健康障害のリスクを未然に防ぐことはもちろん、人事労務担当の手間を大幅に削減できるでしょう。
ここからは、管理監督者を含めた勤怠管理におけるシステム導入のメリットについて解説します。

客観的な勤怠記録がリアルタイムで把握できる

勤怠管理システムを活用すれば、すべての従業員の勤怠情報をリアルタイムかつ自動で記録・確認できるようになります。
一般社員だけでなく管理職や管理監督者の勤怠状況も含めて「見える化」されるため、過重労働の兆候を早期に把握でき、健康リスクの予防につながるでしょう。
また、タイムカードや出勤簿といった手書きや手入力による勤怠管理と比べて、記録ミスやデータ改ざんのリスクが少なく、正確性も格段に向上します。
客観的な勤怠データが自動的に蓄積されるため、労働時間に関するトラブル時にも証拠として有効に活用できる点は、大きな安心材料となるはずです。
さらに、記録や集計をすべてシステム上で完結できるため、人事労務担当者が手作業で行っていた集計業務や確認作業の負担を大幅に削減することができます。
業務効率が向上するだけでなく、締め日などの繁忙期にも余裕をもって対応できるようになることも大きな魅力です。

残業や長時間労働へのアラート設定ができる

勤怠管理システムには、長時間労働の兆候をリアルタイムで検知できるアラート機能が搭載されており、管理監督者の健康リスクを未然に防ぐのに効果的です。
たとえば、月間の残業時間が一定の基準を超えた場合に自動でアラートを発信することで、過重労働のリスクがある従業員に早い段階で気づくことができます。
このような機能を活用すれば、問題が大きくなる前に、産業医面談の実施や健康診断の受診などの対応につなげることが可能です。
さらに、勤務時間の推移と体調データを照らし合わせることで、目に見えにくい過労やストレスのサインを見逃さずにキャッチできる点も大きなメリットです。
アラート設定は一度条件を決めておけばシステムが自動で検知・通知してくれるため、人事労務担当者が毎回手作業で確認する手間を大幅に削減できます。 結果として、労務管理の質を高めながらも、業務効率の向上を両立することができるでしょう。

管理職・管理監督者を含めた“全社統一の勤怠ルール運用”が実現できる

勤怠管理システムを導入すれば、管理職・管理監督者を含めた全社的な勤怠ルールの一元管理と運用が可能となり、勤怠管理のバラつきや漏れを防ぐことができます。
多くの企業では、一般従業員・管理職・パートタイムなどの立場に応じて、勤怠ルールが異なるケースもありますが、システム上で職種や階層ごとに区分設定を行うことで、それぞれに最適なルールを柔軟に反映可能です。
たとえば、「管理職は残業申請不要だが、一般社員は事前申請が必須」といったルールも簡単に設定・反映できます。
これにより、煩雑になりがちな勤怠ルールの管理を一本化し、設定ミスや適用漏れといった人的ミスを減らすことが可能です。
特に管理監督者に対しても適切な勤怠ルールを適用することで、長時間労働の抑止や健康リスクの早期察知にもつながります。
さらに、ルールの変更や新制度への対応もシステム内で一括更新できるため、人事労務担当者の運用負担を軽減しつつ、法令遵守を徹底した勤怠管理が実現できる点も大きな魅力です。

申請・承認業務が効率化する

勤怠管理システムの導入により、休暇や労働時間に関する申請・承認フローをスムーズに進めることができ、人事労務担当者や上長の負担軽減につながります。
たとえ管理監督者であっても、年次有給休暇の取得義務（年5日以上）は一般従業員と同様に適用されるため、取得状況の把握と管理は企業として欠かせません。
勤怠管理システムでは、管理監督者の有給休暇取得状況をリアルタイムで可視化できるほか、取得漏れが懸念される場合には自動でアラートを出す設定も可能です。
これにより、「忙しくてうっかり有休を取れなかった」といった状況を未然に防ぎ、法令違反のリスクを回避するうえでも大きな効果があります。
また、紙やExcelベースで行われがちな申請・承認業務がすべてシステム内で完結することで処理ミスや確認漏れも防止され、上司や人事労務担当者の業務効率も大きく向上するでしょう。
申請履歴が自動で記録されるため、監査対応やトラブル時のエビデンスとしても活用でき、安心です。

給与システムとの連携で諸手当の自動計算に対応できる

勤怠管理システムと給与システムを連携すれば、管理監督者に発生する深夜手当などの諸手当を自動で計算できるようになり、給与計算業務の正確性と効率性が大きく向上します。
管理監督者は残業代の支給対象外ですが、深夜労働や年次有給休暇の取得に関しては、一般従業員と同様に労働基準法の適用対象です。
これらの手当や勤務データを手作業で集計・計算していると、どうしてもミスが起こりやすく、過少支給などにより従業員とのトラブルや法令違反につながる恐れがあります。
一方、勤怠管理システムと給与システムを連携させれば、打刻データや勤務区分に応じて諸手当を自動で反映・計算でき、毎月の給与業務の手間も削減できます。
これは人事労務担当者の業務負担軽減につながるだけでなく、正確な支給を通じて従業員の信頼醸成にも寄与します。
さらに、設定したルールに基づいて自動処理が行われるため、制度変更や支給条件の見直しにも柔軟に対応できる点も安心材料です。

勤怠管理システムで管理職・管理監督者の勤怠状況を「見える化」し、労務リスクを削減

本記事では、管理監督者の勤怠管理の重要性とともに、その実務のポイントについて解説してきました。
管理職や管理監督者の勤怠管理は、法令順守と健康管理の両面でますます重要性が高まっています。とはいえ、一般従業員とは異なるルールや例外の多い管理職の勤怠を手作業で管理するのは大きな負担です。
「楽楽勤怠」なら、管理職の勤務時間や有休の取得状況をリアルタイムで把握できるだけでなく、アラート機能や給与システム連携などにより、健康障害などの労務リスクの予防と業務効率化を同時に実現できます。
「管理職の勤怠管理もきちんと整えたい」「見える化と自動化で負担を軽減したい」とお考えの場合は、「楽楽勤怠」について詳しく説明する資料をぜひ一度ご覧ください。