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【社労士解説】手書きのタイムカードは問題ない?手書きの勤怠管理を行うリスクとは

最終更新日 2022.10.26

【社労士解説】手書きのタイムカードは問題ない?手書きの勤怠管理を行うリスクとは

企業の人事労務において従業員の勤怠管理は重要であり、非常に労力を要する業務です。一般的に、タイムカードを用いて管理する企業は多いと思いますが、そもそも手書きの運用は法律上問題がないのか不安に思われている労務担当者の方もいるのではないでしょうか?

本記事では手書きのタイムカードは問題ないのか、勤怠管理の重要性とあわせて解説します。さらに、もし手書きのタイムカードを利用し続けるならどんなメリット・デメリットがあるのか、他の勤怠管理方法を選ぶなら何がおすすめなのかもあわせて紹介しますので、会社の状況にあわせて勤怠管理の方法を再確認するためにご活用ください。

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目次

    不適切な勤怠管理が招く5つのリスク

    不適切な勤怠管理が招く5つのリスク

    手書きのタイムカードが違法になるのかを解説する前に、前提知識として、なぜ適切に勤怠管理を行う必要があるのかについてご説明します。

    勤怠管理が適切に行われなければ、人件費の増大や従業員の健康リスク、従業員からの訴訟問題や法律違反による罰則の恐れなどさまざまな事件が起きうる可能性があります。

    労働時間に関する法律違反

    打刻された時間が本当に正しいのかわからない状態では、労働基準法をはじめとした関係法令を会社として守れているのか判断がつきません。36協定を結んでいたとしても、協定した時間を超えて時間外労働を命じることができないため、すでに違法な労務管理状態になっていることもあり得ます。

    労働時間の定義について、以下のコラムで詳しく解説をしています。

    長時間労働による違反

    長時間労働となっている従業員に気付かず、法違反となってしまう可能性が高くなります。
    そうすれば企業内部での問題で済まず、事件としてニュースとして広まってしまいブランドを傷つけるリスクがあります。社会的なマイナスの影響は避けられないでしょう。

    時間外労働の上限規制について、以下のコラムで詳しく解説をしています。

    賃金支払い5原則への違反

    適切な給与支払いには、適切な勤務時間の実態把握が不可欠です。改ざんによって気付くのが遅れてしまい、労働基準法第24条で定める「賃金支払い5原則違反」(給与の不足支給など)となるリスクがあります。

    賃金については、労働基準法第24条において、(1)通貨で、(2)直接労働者に、(3)全額を、(4)毎月1回以上、(5)一定の期日を定めて支払わなければならないと規定されています(賃金支払の五原則)。

    誤った給与計算

    前述のように、給与計算業務の前提として、勤怠情報がなければ計算することは不可能です。つまり、タイムカードに記録されている情報を元に給与計算するため、記載内容に誤りや改ざんがあれば、実際に支払うべき額に差異がうまれてしまいます。従業員からの信用低下を招くだけでなく、公的保険の保険料を決定する際の一資料にもなりますので、社内だけの問題ではなくなります。

    残業代の未払い

    記載内容に疑義があれば、残業の実態も見えてきません。また、誤った記録のままでは、残業代の未払いが生じるリスクがあります。本来払うべき残業代よりも少ない場合、賃金の未払いとなり、会社としての義務を果たしていないことになり、裁判になる可能性もあります。

    手書きのタイムカードは法律上問題ないのか?

    手書きのタイムカードは法律上問題ないのか?

    結論として、手書きでの管理は法律上有効ですがおすすめできる手段ではありません。

    タイムカードが手書きでも、ただちに違法とはなりません。では、なぜおすすめできる手段ではないのかというと、先述のように、法律によって企業に対して労働時間の客観的な把握義務が課せられており、労働時間の具体的な把握方法は厚生労働省によるガイドライン(以下厚労省ガイドライン)「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」に則った勤怠管理が求められているからです。厚労省ガイドラインの中でも周知されていますが、手書きによる管理は否定されていないものの、「使用者による現認」もしくは「客観的な記録」であることが求められています。手書きによるタイムカードがそれらの条件を満たして厳密に運用できるのかは、判断が難しいところでしょう。

    もちろん、タイムカードを手書きするメリットはゼロではありません。ただし、デメリットも多数ありますので、次の章で詳しく確認していきましょう。

    タイムカードを手書きするメリット・デメリット

    タイムカードを手書きするメリット・デメリット

    手書きのタイムカードはメリットもある反面、全般的に見るとデメリットが多くなります。以下で、具体的な内容を確認していきましょう。

    メリット

    低コスト

    記録用のタイムカードを従業員分だけ用意すればすぐに運用できるため、月々のランニングコストを抑えられるでしょう。

    誰でもすぐに利用できる

    項目が適正であることが前提ですが、用意したタイムカードに設けられている項目に沿って書き込むだけで運用ができるという手軽さがあります。旧来から採用されてきた管理手法のため、馴染みのある方が多く、システムの操作に対してハードルを感じる従業員も利用しやすいでしょう。新たに何か覚える必要がないため、従業員側の負担が軽く済むでしょう。

    フォーマットを自由に設定できる

    手書きのタイムカードであれば自作が可能であり、出退勤管理以外にも会社ごとに取得が必要な情報の項目も盛り込んで記載できるなど、フォーマットを柔軟にカスタマイズできるというメリットがあります。

    デメリット

    情報の改ざん

    本来あってはならないことですが、手書きゆえにタイムカードの内容(日付や時間)を本人だけでなく上長など誰でも改ざんできてしまう余地があります。このようなことが起こってしまう背景は、特定の管理者より「月に〇時間以上は残業を許可しない」など不当な圧力を掛けられていたり、逆に残業実績がないにも関わらず、生活費を稼ぐために不正な退勤時刻を記録したりということが挙げられるでしょう。手書きでは数日分をまとめて記載しても、いつ記載したのかの履歴は残りません。そのため、不正が起こる可能性は高まります。

    記入、提出漏れ

    書くということは、当然ながら書き忘れや記入間違いが起こり得ます。このようなアナログシステムは警告機能が働かないため、そもそも忘れてしまったり、初歩的な誤りがあってもそのまま見逃されてしまったりすることがあるでしょう。また、部下を管理すべき上司であっても、部下の労務管理のみが仕事という人はほとんどいません。つまり、どれだけ有能な上司であっても、記入漏れや間違いに気付かないことは十分に考えられるといえるでしょう。

    保管の手間

    法律改正により、賃金台帳等の記録は5年間(経過措置により3年間)の保存が義務づけられています。もちろん、タイムカードも保存すべき資料の中に含まれます。紙のタイムカードは保存に場所を取りますし、探すのにも時間を要します。

    信頼性が低い

    手書きでのタイムカードには、当然ながら警告機能が働きません。そのため、忙しさなどを理由に、「後日まとめて書く」といったことが起こる可能性があります。恒常的にこのような記録をしていると、記録が正しいものであるのか判断できなくなるでしょう。また、時間外労働の上限規制は、法律で上限が設定されています。もし、記録上では問題なくても実際の調査で上限オーバーとなってしまった場合、管理不行き届きとして企業側に責任が課せられます。

    検索性が低い

    手書きのタイムカードは、過去の勤怠記録を探したいときにすぐに取り出せないというデメリットがあります。労働基準監督署の立入調査時や従業員からの問い合わせに即応できず、必要な資料をまとめるために人事労務担当者自身の残業時間が増えたり、もし必要な書類を探し出せなかった場合には、労務管理への信頼に疑問が生じてしまう可能性もあります。

    給与計算が手間、ミスが起きやすい

    手書きのタイムカードは、毎月発生する給与計算時に電卓等を用いて労働時間を確認しなければいけません。電卓等の使用は計算ミスを招きやすく、また、エクセルに転記するとしても「転記ミス」が起こる可能性は否定できません。ミスしないためのチェック体制に時間を取られてしまうということが考えられるでしょう。

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    タイムカードを手書きする際の注意点

    タイムカードを手書きする際の注意点

    企業として手書きによるタイムカードを選択するとした場合は、次の3点に十分留意して管理する必要があります。ある程度のやり方やルールを統一しておかなければ、集計する際に収拾がつかなくなることがあります。できるだけ対策を講じましょう。

    本人による記載

    本人以外の者が記載を行うタイムカードは信憑性に欠けると判断されます。そのため、必ず本人による記載を徹底し、確認的な意味合いで日頃から周知することが適切です。もし恒常的に本人による記載が困難な場合、そもそも手書きでの運用自体が難しいため別の手段を選択することをおすすめします。しかし、稀な発生であれば管理者等が当該労働者の退勤時刻等を現認し、代理の者が記載する程度であれば直ちに法違反とはなりません。

    実態把握の徹底

    本人による申告だけでなく、同じ部署の管理者や関係部署の従業員も含めて、定期的に勤務実態の把握に努める姿勢が重要となります。労働法制は、どんな形式で記録されたかよりも実態に即しているかどうかを重んじます。そのため、提出されている書面の形式にとらわれず、その内容が実態と乖離していないかどうかの精査が求められます。場合により、無告知による内部調査を行うなども効果を発揮するでしょう。

    管理者によるチェック体制

    改ざんが行われていないか、または申告内容が誤っていないかを、管理者自身が定期的にチェックすることが重要です。万が一、誤りが発覚した場合は適切な手順を踏み、タイムカードの修正を進める必要があります。具体的には管理者の承認を得て、修正後のタイムカードを基に給与計算を行うことが挙げられます。

    手書き以外の勤怠管理方法4選

    手書き以外の勤怠管理方法4選

    勤怠管理の方法はタイムカードの手書き運用以外にも、以下のような方法があります。

    タイムカードのデジタル打刻

    タイムレコーダーを利用してタイムカードに打刻する方法です。手書きよりも容易に記録が可能です。ただし、手書きと同様に月中の打刻漏れをリアルタイムに確認したり、不正打刻の防止やいざ情報開示を求められたときの検索性の低さなどのデメリットが残るでしょう。

    所属長等の現認

    従業員が出退勤するたびに時間を確認して記録する方法です。その都度所属長の確認が必要となるため、異なる従業員が連日で早出出勤していたり、深夜に割り込むほど残業していたりすれば、運用は困難となるでしょう。恒常的に所属長が不在の企業では制度の形骸化を招くリスクがあります。

    パソコンの使用記録

    パソコンのログインとログオフの記録を、出退勤記録として把握する方法です。労働基準監督署の立ち入り調査時も、パソコンのログを確認されることがあります。ただし、業務を行っていなくても在社していた時間すべてをカウントされてしまうため、労働時間とは言い難い滞留時間と、正しい労働時間とを区別することはできません。

    勤怠管理システム

    システム上で打刻から勤務時間の集計、有給管理など勤怠にまつわるデータをまとめて管理できる方法です。

    月々の勤務時間は自動集計機能ですぐに算出するので、集計の手間が省けます。データ保存のため、紙の保管スペースを確保する必要もありません。また、必要に応じて従業員別に過去の勤怠情報をすぐに確認できる検索性の高さがあります。

    勤怠管理システムには主に2つのタイプがあります。

    • クラウド型

      オンライン上で提供されているサービスを活用するタイプです。メリットは、インターネット環境があれば、時間や場所を選ばすに打刻ができる点です。出張やリモートワーク対応時も通常通りの打刻が可能です。また、既存のサービスを利用するため、サーバーメンテナンスや法改正対応などが不要で導入・運用コストが低く抑えられるのもポイントです。デメリットは、既存のフォーマットを利用するため特殊な運用をしている場合は対応できないことがあります。

    • オンプレミス型

      社内にサーバーを立て、システムを構築するタイプです。メリットは、自社の運用フローにそったカスタマイズができる点です。逆にデメリットとしてあげられるのは、月々のサーバーメンテナンスや法改正ごとのシステム改修に自社で対応する必要があるため、運用費と人件費が高くなりがちであるという点です。

    社労士おすすめの勤怠管理方法

    社労士おすすめの勤怠管理方法

    続いて、ケース別に適した勤怠管理方法をご紹介します。企業の規模や課題に合わせた方法を採用することが望まれます。

    従業員別

    従業員が50名以上の企業

    クラウド型勤怠管理システムが有用です。この規模になると、常時さまざまな働き方をする従業員が勤務しているでしょう。出張や外出、リモートワーク対応が必要な会社などは場所を選ばず打刻できるクラウド型をおすすめします。「多様な働き方」にマッチし、場所を限定せず打刻できることを念頭に考えることが相応しいと言えます。

    従業員が30名以上の企業

    クラウド型・オンプレミス型のいずれかの勤怠管理システムが有用です。このくらいの規模から、管理が煩雑になってくることで、給与計算にも多くの時間を用いることになるでしょう。そのため、適正かつ効率的な管理に向けて勤怠情報をシステム化することが、人事労務部門の人的リソースの有効活用や業務効率化に寄与するでしょう。

    従業員が少人数の企業

    タイムカード(手書き、デジタル打刻)が有用です。手書きのタイムカードは管理が煩雑ですが、導入コストをもっとも節約できるため、コスト削減が第一優先の場合は検討するとよいでしょう。

    課題別

    法令に対応したい

    法令順守を優先する場合、アラート機能や労働時間の自動集計、年次有給休暇の自動付与機能など、管理に必要な機能が網羅されているクラウド型・オンプレミス型のいずれかの勤怠管理システムを採用することが望ましいでしょう。長時間労働の是正や有給休暇の取得義務、36協定などの法令に違反しない管理を徹底するには、クラウド型の勤怠管理システムが有用です。なぜなら、オンプレミス型と違い自動でバージョンアップに対応しているため、その都度システムのアップデートに対応する必要がありません。オンプレミス型はユーザー側でアップデートが必要となるため、管理の手間が発生するので、システム管理のコストもふまえて検討しましょう。

    テレワークや直行直帰に対応したい

    パソコンのみならずタブレット端末やスマホからの遠隔操作にも対応しているため、クラウド型の勤怠管理システムが有用です。テレワークや直行直帰もある場合、外勤者でも問題なく勤怠管理が行えるでしょう。また、位置情報を取得できるシステムなら不正防止にもなります。客観性を保ちながらこのニーズに対応するとなると、アナログでの管理は極めて難しくなります。

    最優先事項として導入コストを可能な限りおさえたい

    手書きのタイムカードなら用紙のみ用意すれば良いため、もっとも導入コストをおさえられます。ただし、人数が増えると手書きのタイムカードを給与計算等の作業時に(自動計算ができないため)集計しなければならず、必然的に管理が大変になるので注意しましょう。

    既存の給与計算システムと連携したい

    クラウド型・オンプレミス型のいずれかの勤怠管理システムであれば、給与計算システムへ連携するCSVデータが出力できるため容易に連携が可能です。少人数の給与計算であれば、手書きのタイムカードでもそこまで労力は必要ありません。しかし、多くの会社では人数が増えてくると、既存の給与計算システムと連携したいというニーズが生じますので、将来的な展開を計算に入れたうえで検討することをおすすめします。

    自社の他データとの連携など細かいニーズを網羅したい

    オンプレミス型勤怠管理システムがおすすめです。クラウド型もデータ連携は可能ですが、カスタマイズ性に関しては自社で企画して設計できるオンプレミス型のほうが優位でしょう。導入・運用コストは高くなりますが、代替できない作業、会社独自の運用がある場合などには検討するとよいでしょう。

    まとめ

    手書きのタイムカードを採用していても、ただちに違法ということはありません。違法となるのは日常的に改ざんが行われていたり、誤った給与計算となっていて結果的に違法となってしまったりするケースです。また、従業員数が増えるにつれ、高い検索性や保管場所の節約などへニーズが移行していくでしょう。将来的なコストや企業の成長スピードなどを予測したうえで、それぞれの勤怠管理手法のメリット・デメリットを考慮し、企業として取るべき選択肢を採用しましょう。

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    監修者
    蓑田 真吾

    蓑田 真吾

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    社会保険労務士
    1984年生まれ。独立後は労務トラブルが起こる前の事前予防対策に特化。現在は様々な労務管理手法を積極的に取り入れ企業の人事労務業務をサポートしている。また、年金・医療保険に関する問題や労働法・働き方改革に関する実務相談を多く取り扱い、書籍出版や雑誌への寄稿を通して、多方面で講演・執筆活動を行っている。

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