アルバイト・パートの正しいタイムカードの使い方とは？よくある勤怠管理の課題と解決策

タイムカードとは？基礎知識をおさらいしよう

「タイムカード」とは、従業員の出勤・退勤時刻を記録し、労働時間を把握するためのツールです。
アルバイトやパートを含むすべての労働者の勤怠管理に欠かせない存在ですが、意外とその仕組みや打刻のルールなどを正しく理解していない方は多いかもしれません。
ここでは、タイムカードの基本的な役割や種類、今さら聞けない基礎知識をわかりやすく解説します。

タイムカードの利用目的と仕組み

タイムカードは従業員の出退勤時刻を記録し、労働時間を正確に把握するためのツールであり、勤怠管理や給与計算の適正化に役立ちます。
紙のタイムカードの場合は、出勤時と退勤時にカードをタイムレコーダーに差し込むことで、打刻時間が記録される仕組みです。その後は、手作業でタイムカードを収集してから従業員ごとの労働時間を集計し、給与計算の根拠として活用します。
一方、近年は紙のタイムカードだけでなく、ICカードやスマートフォンなどを専用の機器にかざして打刻し、記録をデジタル化して管理する方式も登場しています。
タイムカードは単なる出退勤時刻の記録にとどまらず、従業員の労働時間を証明する重要な書類の一つです。
2025年現在、労働基準法第109条では、労働者名簿や賃金台帳などの労働関係書類について「原則5年間の保存」が義務付けられており、タイムカードもその対象となります。
以上を踏まえると、タイムカードの適切な保存は、労務トラブルや法令違反の防止にもつながるといえるでしょう。
2025年現在の「タイムカードの保存期間」については、以下の表をご参照ください。

• （※）参考：労働基準法　第109条

タイムカードの保管期間に関しては、以下の記事でも詳しく解説しています。

• 関連記事：「最新のタイムカード保管期間は？労働基準法の改正による保存義務の変更点【社労士解説】」

タイムカードの種類

前項でも紹介した通り、タイムカードは紙のタイムカードのみならず、仕組みが異なるさまざまな種類があります。
最近では、打刻の正確性や集計の効率性を重視し、ICカード型やQRコード型を導入するケースも見られます。
以下の表に代表的なタイムカードの種類をまとめました。

企業の規模や働き方に応じて、最適な方式を選ぶことが大切です。

メリット・デメリット

タイムカードには多くのメリットがありますが、注意すべき点も存在します。
特に紙のタイムカードを使用する場合は、管理や打刻のトラブルが課題となります。運用の手間やコストを考えると、企業の規模や状況によっては、デジタル化が有効な場合もあるでしょう。
以下に、タイムカードの主なメリットとデメリットを表形式でまとめました。

現在タイムカードの導入を検討している場合やすでにタイムカードを利用している場合も、自社の従業員規模や状況を踏まえて適切な勤怠管理手段となっているかを確認してみましょう。

• （※）参考：労働基準法　第109条

タイムカードはいつ押す？打刻タイミングを解説

タイムカードには正確な労働時間を記録する必要があるため、原則として出勤時と退勤時に打刻する必要があります。
これは働いた時間に応じた正確な給与計算や、法定労働時間を守るうえで欠かせないためです。
注意点として、タイムカードは「労働時間」を記録・管理するためのものなので、出退勤時刻が労働開始時刻でない場合は、労働開始と労働終了時刻で打刻する必要があります。また、休憩時間はあらかじめ設定した時間を労働時間から差し引く場合が多く、その場合打刻の必要はありません。
つまりタイムカードは、「始業前・終業後」だけでなく、労働の実態に沿った正しいタイミングで打刻する必要があるということです。
タイムカードの適切な打刻タイミングについては、以下の記事でも詳しく解説しています。

• 関連記事：「タイムカードを早く押すのはNG？ 正しい労働時間管理のポイントを解説」

アルバイト・パートのタイムカードの使い方と操作方法

ここまで解説してきたタイムカードの基本情報をもとに、アルバイト・パートにおける適切な使い方と操作方法について従業員目線で紹介します。
まず出勤時には、着用が義務付けられている制服がある場合、着替え前にタイムカードを打刻します。
制服への着替え前に打刻を行う理由は、厚生労働省のガイドラインにて「使用者の指示により、就業を命じられた業務に必要な準備行為は労働時間である」とされているためです。（※）
紙のタイムカードなら打刻機に差し込み、ICカードなら機器にかざすだけです。この時の打刻が「出勤時刻」として記録されるのですが、紙のタイムカードの場合は打刻面がカードの裏表どちらなのかきちんと確認しましょう。
続いて休憩時には、基本的に打刻が不要なケースが多いですが、会社によっては休憩に入る・戻る際にも打刻が必要なことがあります。その場合は、指示されたタイミングで忘れずに操作してください。勤務が終わったら、出勤時と同じようにタイムカードやICカードなどで打刻を行いましょう。これが「退勤時刻」として記録され、1日の労働時間が算出されます。
小さな打刻のミスが給与や勤務実績に影響することもあるので、毎回正確に操作する習慣をつけることが大切です。

• （※）参考：「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

アルバイト・パートにおけるタイムカード使用の課題

アルバイト・パートの勤怠管理に欠かせないタイムカードですが、実際の運用ではさまざまな課題が発生しがちです。
たとえば、打刻や遅刻・早退の記録ミス、不正な代理打刻などは労働時間の正確な把握を妨げ、給与計算のトラブルや労使間の信頼関係低下を招く原因となります。
特に紙のタイムカードを使用している現場では、集計や保管に手間がかかり、管理者の負担も大きくなりがちです。
ここでは、アルバイト・パートにおけるタイムカード使用の主な課題と、その解決策について解説していきます。

打刻ミスや不正が発生する

アルバイト・パートの勤怠管理においては、タイムカードの打刻ミスや不正が大きな課題となります。これらは、従業員側の認識不足や運用ルールの不徹底といった要因によって引き起こされ、労働時間と記録にズレが生じることで、給与計算の誤りや未払賃金の発生につながりかねません。
さらに、企業がその状態を放置していると、適切な労働時間管理が行われていないと見なされ、労働基準監督署から是正を求められるケースもあります。
たとえば、未打刻や代理打刻といった記録の不正確さが問題となった「富士ゼロックス事件」（※）では、従業員側の行為以上に企業側の管理体制の不備が指摘されました。
このようなリスクを回避するには、打刻ルールを明文化し、日常的な確認体制を整えるとともに不正防止を意識した仕組みの導入を検討することが重要です。

• （※）参考：厚生労働省　事件解説集h28　P7「富士ゼロックス事件」

人によって打刻タイミングや認識にばらつきが生じる

打刻のタイミングやその解釈にばらつきが出ることは、アルバイト・パートの勤怠管理でよく見られる課題です。
こうした課題は、打刻ルールや操作マニュアルが整備されておらず、新人ごとに現場任せで教えていることが原因となり、「いつ打刻すべきか」の基準が曖昧になっているため発生するケースも多いでしょう。
また、労働時間外に打刻してしまったり、休憩時間の取り方や打刻処理が従業員によって異なったりすると、勤務時間の記録にズレが生じて給与計算や労務対応にも影響が及ぶ可能性があります。
こうしたトラブルを未然に防ぐには、打刻に関する明確なルールを設定し、全スタッフに一貫して周知する体制づくりが欠かせません。

集計作業の手間がかかる

アルバイト・パートの勤怠管理に紙のタイムカードを使用している場合は、記録を目視で確認し、日ごとの勤務時間を手計算で集約する必要があるため作業が煩雑になりがちです。
たとえば出退勤時刻から休憩時間を差し引いたり、残業時間を別に計算したりする工程では、ヒューマンエラーが起きやすく、修正対応にも時間と労力がかかります。
こうしたヒューマンエラーを減らし、業務全体を効率化するためには、勤怠管理のデジタル化が効果的です。

シフトとの突合が難しい

アルバイトやパートの勤務実績を事前に組んだシフトと照合するのは、かなり手間がかかります。
なぜなら、予定通りに勤務していない場合や急なシフト変更があった際に、確認作業が増えるためです。
たとえばシフト表とタイムカードを別々に管理していると、照合ミスや確認漏れが発生しやすくなります。
工数（※）や人件費の過不足を効率よく把握するには、シフトと打刻情報が連動するシステムの導入が有効です。

（※）工数：ある作業が完了するまでに必要な人数・時間を表す指標のこと

アルバイト・パートのタイムカード運用におけるトラブルを防ぐ方法とは？

前章で紹介したように、アルバイト・パートのタイムカードによる勤怠管理では、主に打刻におけるミスや不正、タイミングのばらつきなどに起因するトラブルが発生しがちです。
こうしたトラブルを防ぐには、単にルールを作るだけでなく、現場での運用方法を明確に定めたり、従業員の意識を見直したりすることが大切です。
ここでは、トラブルを未然に防ぐための5つの具体的な方法を紹介します。

タイムレコーダーの設置場所を再考してみる

タイムカードのトラブルを防ぐには、タイムレコーダーの設置場所も重要なポイントです。
たとえば、タイムレコーダーが出入口から離れているなど視認性が悪い場所にある場合、打刻漏れが起きやすくなります。
しかし、スタッフがよく通る通路や更衣室の近くに設置することで、打刻の習慣を自然と身に付きやすくさせることができるでしょう。
「打刻を意識させる動線」をつくることが、ミス防止につながります。

打刻状況を定期的にチェックする

従業員のタイムカード打刻の状況を定期的に確認することは、打刻トラブルの防止に有効です。
確認を怠ると、打刻漏れや不正が蓄積し、後でまとめて修正が必要になるおそれがあります。
たとえば、週1回の確認で早めに異常な打刻パターンなどを把握すれば、本人にすぐ確認でき、トラブルを未然に防げるでしょう。
こまめな打刻状況のチェックが、アルバイト・パートの正確な勤怠管理の第一歩です。

教育の徹底で意識を高める

アルバイトやパートを含めた全従業員の雇用時には、教育によってタイムカードの重要性を理解してもらうことが必要です。
早期にタイムカード運用におけるポイントを認識してもらうことで、後の打刻ミス防止につながります。
入社時のオリエンテーションや定期的なミーティングで打刻ルールを共有するとともに、なぜ正確な打刻が必要なのかを説明することが効果的です。
ルールの周知と意識付けを行い、タイムカードの正しい使用を促すことがトラブル回避の基本といえます。

打刻ルールを明確にする

アルバイト・パートのタイムカードによる勤怠管理のトラブルを避けるには、打刻のルールを明文化しておくことが重要です。
ルールがあいまいだと、人によって打刻のタイミングや考え方がバラバラになり、混乱を招きます。
厚生労働省が策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間の考え方から適正な把握のための措置までが記載されています。このガイドラインを参考に、管理者と従業員双方の認識を揃えた上で打刻ルールを明確にしましょう。「制服に着替える前に出勤打刻」など、具体的な基準を示しておけば迷わず対応することが可能です。
また、遅刻や早退の場合の報告や打刻ミスがあったときの対応なども、ルールを明確化してマニュアルを定めておけば新人教育にも活用することができます。
属人的なタイムカード利用を防止するためにも、全員が同じルールで動ける環境を整えましょう。

勤怠管理システムへ移行する

紙のタイムカードへの物理的な打刻や、手作業での集計におけるミスや手間の削減には、勤怠管理システムへの移行が効果的です。
勤怠管理システムであれば、パソコンやスマートフォン、ICカードなどの豊富な打刻手段があるだけでなく、打刻情報のリアルタイムでの確認やスピーディな修正をシステム上で実施できます。
また、従業員ごとの出退勤データを自動集計したうえで給与管理システムとも連携可能なため、管理者の手間も大幅に削減できるでしょう。
タイムカードから勤怠管理システムへの移行メリットについては、次の章でも詳しく紹介していきます。

タイムカードから勤怠管理システムへの移行メリット

アルバイト・パートの勤怠管理をシステム化することは、業務の効率が上がるだけでなく、法令遵守やトラブル防止といった面でも多くのメリットがあります。
ここでは、勤怠管理システムを導入することで得られる代表的なメリットを5つご紹介します。

打刻ミスや不正を防止できる

勤怠管理システムを導入すれば、アルバイト・パートの打刻ミスや不正行為の発生を大幅に抑えることが可能です。
紙のタイムカードでは、記入漏れや代理打刻といった不正が起こりやすく、これらを完全に防ぐのは困難です。
一方で、勤怠管理システムにはGPS打刻や生体認証といった機能を備えた製品もあり、本人確認や勤務場所の記録が自動で行えるため、不正を未然に防ぐ仕組みが構築できます。
このように、勤怠管理のデジタル化は、正確で信頼性の高い記録を残すだけでなく、公平な運用の実現やトラブルの抑止にも貢献します。

働き方ごとのルールを一元管理できる

勤怠管理システムを活用すれば、雇用形態や勤務形態に応じた就業ルールをシステム上で一元管理できるため、企業が多様な働き方を採用していても柔軟に対応できます。
アルバイト・パート・正社員といった雇用区分ごとに異なる残業ルールや休憩時間の扱いを紙のタイムカードで管理するのは煩雑になりがちで、ミスや集計負担の原因にもなります。
一方、勤怠管理システムでは、就業ルールをあらかじめ設定することで従業員ごとの勤務条件に応じて自動的に処理されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
こうした仕組みによって現場責任者による個別指導やマニュアル説明の手間が軽減され、運用の公平性・正確性の向上にもつながります。
また勤怠管理システムでは、働き方ごとのルールをシステム上で一元的に管理するので、企業が多様な働き方を採用していても柔軟に対応できます。
アルバイト・パート・正社員など、雇用形態ごとにルールが異なる場合、タイムカードによる紙の管理では複雑になりがちで、正確な勤怠管理を行うのはかなり労力が必要です。しかし、残業や休憩時間の設定を個別に自動反映するなどの就業ルールをシステム上に設定しておけば、従業員個々の働き方の違いによるルールのブレが防げます。
システム上での一元管理によって、誰でも公平かつ正確な勤怠管理が可能になることで、現場責任者の教育負担や説明ミスも減らせるでしょう。

集計作業を自動化し大幅に効率化できる

勤怠管理システムは、労働時間や残業時間などの集計を自動で行える点が大きな特長です。
紙のタイムカードでは日々の勤務時間を手計算でまとめる必要があり、複数のアルバイト・パート従業員が存在する企業では特に作業の負担やミスが発生しやすくなります。
一方で勤怠管理システムを導入すれば、出退勤や休憩などの打刻データがリアルタイムで集計に反映されるため、月末に手入力でまとめ直すといった作業を省略できます。
さらに、給与計算ソフトと連携できるシステムを活用すれば、勤怠情報から給与処理までの一連の業務を自動化することが可能です。
このように、業務の効率化とヒューマンエラーの防止を同時に実現できる点は、勤怠管理システム導入の大きなメリットといえるでしょう。
実際に、弊社の勤怠管理システム「楽楽勤怠」の活用で、勤怠の締め作業を約700分削減した事例もあるため、併せて参考にしてみてください。

シフト作成・管理と勤怠管理を連携できる

アルバイトやパートのタイムカードによる勤怠管理において、シフトの作成と打刻記録を別々に管理していると、照合作業が煩雑になりやすくミスや確認漏れのリスクが高まります。
勤怠管理システムを導入すれば、シフト作成と出退勤記録をシステム上で連携させて運用できるため、出勤予定と実績の突合を自動化することが可能です。
たとえば、無断欠勤やシフト変更の見落とし、打刻忘れといったトラブルにも即時に気づけるようになり、現場管理者による確認・修正作業の負担を大幅に軽減できます。
特に、アルバイトやパートのようにシフト変更が頻繁な勤務形態では、シフトと勤怠の一元管理が業務の効率化と正確な管理に直結します。

法令を遵守した勤怠管理ができる

勤怠管理システムを導入すれば、最新の労働関連法に対応した正確な勤怠管理が実現できます。
働き方改革により、時間外労働の上限規制（※1）や年次有給休暇の取得義務（※2）が厳格化されたことで、企業は法令遵守への対応がこれまで以上に求められています。
たとえば、システムによっては時間外労働の上限を超えそうな従業員にアラートを出したり、有給休暇の取得状況を自動で集計・管理したりすることが可能です。
このような機能により、法令違反を未然に防げるだけでなく、従業員にとっても安心して働ける環境づくりにつながります。

• （※1）参考：厚生労働省「時間外労働の上限規制」
• （※2）参考：厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得　わかりやすい解説」

タイムカードから勤怠管理システムへの移行手順

タイムカードから勤怠管理システムへ移行することで、勤怠管理の精度や効率は飛躍的に向上します。
しかし、単にシステムを導入すればよいというわけではなく、現場への定着や運用ルールの整理が欠かせません。
ここでは、スムーズな導入を実現するための6つのステップについて、順を追って紹介します。

①導入目的を明確にする

勤怠管理システムの導入を成功させるには、まず「何のために移行するのか」を明確にすることが重要です。目的が不明確だと機能が過不足となり、導入効果が薄れてしまう場合があります。
たとえば、「不正打刻の防止」「集計の効率化」「法令遵守」など、自社の課題を洗い出すことで導入後の成果が見えやすくなり、そのために必要な機能を有したシステム選びが可能となります。
最初にゴールを明確にすることが、スムーズなシステム導入のカギといえるでしょう。

②システムを選定する

導入目的が定まったら、それに合った勤怠管理システムを選ぶことが次のステップになります。
勤怠管理システムには多くの製品があるため、機能や費用のみでなく、サポート体制や従業員と管理者双方の使いやすさを比較することが重要です。
たとえば、クラウド型でスマートフォン打刻対応のシステムは、現場スタッフの多い業態にもフィットします。
自社の働き方に合うかを基準に、打刻方法や機能性、操作性やサポート体制、運用コストなどを比較し、慎重に選定しましょう。

③自社向けの初期設定をする

勤怠管理システムを導入したら、勤務時間や休憩、残業ルールなど自社独自の運用に合わせた設定を行います。
汎用的な設定のまま運用すると、実際の運用とズレが生じてくるので注意しましょう。
具体的には、アルバイトやパートと正社員で異なる労働条件を登録し、自動で勤務時間を集計できるようにしておくと便利です。
初期設定の段階で、しっかりと自社仕様にカスタマイズすることを忘れないでください。

④従業員に使用方法を周知する

勤怠管理システムを正しく運用するには、従業員への周知と教育が欠かせません。
操作に不慣れだと打刻漏れや誤入力が頻発し、結果的にトラブルの原因になります。特にアルバイトやパート勤務が多い職場の場合は勤務時間が多様であることが多く、全員に一斉に説明することが難しいため、短時間で理解できるような周知方法を工夫する必要があります。
たとえば、簡単な操作マニュアルを配布し、初回は現場で一緒に操作してみるなど工夫しましょう。
勤怠管理システムの導入後、早期に定着させるには、実際に使う側である従業員の理解を得ることが最優先です。

⑤トライアル運用を行う

勤怠管理システムの本格導入前には、一定期間の試験運用を行うことが重要です。
いきなり全社導入すると、現場の混乱や設定ミスが見過ごされる恐れがあります。
たとえば、特定の部署で1か月試験運用し、その間に不具合や課題を洗い出して改善することで、本格導入後のスムーズな全社展開が可能となります。また、トライアル運用の時点で初期設定に問題がないかどうか、きちんと確認しておきましょう。
トライアル運用を行い、試行錯誤を経て完成度を高めることが、勤怠管理システムの運用成功の近道です。

⑥本格稼働開始

勤怠管理システムの導入準備と試験運用が終わったら、いよいよ本格的な稼働に移ります。
ここで重要なのは、初期トラブルへの迅速な対応と継続的なフォロー体制です。
導入後1～2週間は管理者が操作状況をチェックし、現場の声を吸い上げるとともに必要に応じて勤怠管理システムの設定を調整しましょう。
サポートが充実している製品であれば、運用後の設定調整にも寄り添って対応してもらえます。
スムーズな立ち上げと運用開始後の定着のためには、導入後も気を抜かない姿勢が大切です。

クラウド型勤怠システム「楽楽勤怠」でアルバイト・パートの勤怠管理を効率化しよう

アルバイト・パートのタイムカードによる勤怠管理では、打刻ミスや集計作業の手間、不正打刻など、管理者が抱える課題が少なくありません。
特に紙のタイムカードを利用している場合、記録ミスや保管スペースの確保、シフトとの突合など、煩雑な作業が管理負担をさらに増やします。
こうした課題を解消する手段として注目されているのが、勤怠管理システムの導入です。
株式会社ラクスが提供するクラウド型勤怠システム「楽楽勤怠」では、スマートフォンやICカードによる打刻が可能で、リアルタイムでの勤怠確認・管理を実現します。
シフト作成機能も用意しており、出勤予定との突合も自動化されるため、確認や照合作業の負担を大幅に削減できます。さらに、労働時間や残業、有給取得状況などのデータは自動で集計され、給与計算や労働法令への対応もスムーズに行えます。
ご検討段階から導入前後の不明点までしっかりと寄り添う充実のサポート体制により、初めて勤怠管理システムを導入する場合や、これまでうまく活用できなかった場合でも、運用成功に導きます。
アルバイト・パートの勤怠管理に課題を感じている方は、「楽楽勤怠」の詳しい資料をぜひ一度ご覧ください。